¿Cómo utilizan los PCs los directivos?

¿Emplean los directivos la mayor parte de su tiempo procesando textos, creando hojas de cálculo y manteniendo bases de datos sencillas? Eso es lo que uno podría pensar, observando las ventas de software actuales y los principales esfuerzos del sector de software para PCs.

Las categorías de software dominantes son los procesadores de textos, las hojas de cálculo y las bases de datos, que constituyen un 75% del dinero invertido en software para PCs. A continuación viene el segundo nivel de aplicaciones, que incluye los gráficos de presentación, gestión de proyectos y correo electrónico. Sin embargo, los procesadores de textos nunca se han ganado verdaderamente el aprecio ni la voluntad de los directivos. Las hojas de cálculo pueden ser una ayuda para crear presupuestos, pero la mayor parte de los directores emplean poco tiempo calculando cifras, a no ser durante la época de presupuestos. Y aunque el software para bases de datos es bastante potente, puede resultar también bastante complejo.En realidad, la mayor parte de los directores utilizan sus PCs sólo durante una pequeña parte del día, prefiriendo en su lugar utilizar copiadoras, faxes, teléfonos, archivadores, etc.

Aunque se supone que el PC constituye una especie de escritorio electrónico, no sustituye ni siquiera de lejos al mueble sobre el que descansa. Esto se debe a que el software para PCs actual no encaja dentro de lo que hacen realmente hoy los directivos. Durante los años 90, el sector del software deberá tener una imagen más clara de cómo trabajan los directivos, para poder ofrecer herramientas útiles.

Los directivos tienden a trabajar a través de otras personas, en lugar de realizar ellos mismos las tareas. En lugar de ser generadores de palabras y de números, se concentran principalmente en las tres C: comunicación, control y coordinación.

El ordenador, en particular cuando está funcionando en una red, puede ayudar a los directores a concentrarse en la comunicación, el control y la coordinación, pero sólo si surgen nuevas categorías de software. Antes de que termine la década, hará su aparición una nueva generación de aplicaciones que servirá finalmente de apoyo para las tareas diarias de comunicación, control y coordinación de los directores en las empresas. Mediante un nuevo repertorio de software (que se describe en estas páginas), el PC podría convertirse en una herramienta que esos directivos utilicen durante todo el día, todos los días. Estas máquinas se convertirán, finalmente, en una parte central y básica del trabajo de cada director.

Comunicar

Los directivos en las empresas emplean probablemente la mayor parte del tiempo en comunicación. Al aparecer nuevo software para PCs, que soporta más directamente esta actividad, la estación de trabajo de gestión se hará indispensable para aquellos. Hoy, si se retirase el PC que está sobre sus escritorios, la mayor parte de los directivos apenas lo notarían, a no ser en el momento de crear un presupuesto o redactar un memorándum clave. Sin embargo, en las compañías con sistemas de correo electrónico activos, esos mismos jefes se dan cuenta y protestan en un plazo de minutos si el sistema de correo electrónico o su PC deja de funcionar.

El correo electrónico, con su capacidad de mejorar el proceso informal de comunicaciones, es la primera herramienta capaz de cambiar los esquemas subyacentes que están implícitos en la vida de trabajo diaria de todo directivo. No obstante, en muchas formas, el correo electrónico enfoca sólo una parte de la necesidad real. Para empezar, la mayor parte de los sistemas de correo electrónico no son capaces de recordar ninguna historia y, además, su alcance es limitado y más adecuado para las comunicaciones directas entre personas o pequeños grupos de personas.

Otros tipos de software de comunicaciones, concretamente los bulletin board systems o BBSs, markup packages y sistemas hipertexto multiusuario, comienzan ya a resolver la parte restante de aquella necesidad. Los sistemas BBS han sido diseñados específicamente para recordar una gran cantidad de historia, y facilitan la comunicación entre grupos medios y grandes de comunicadores. El sistema está organizado en torno a temas, es decir, cualquier cuestión que un grupo de personas esté interesado en discutir. Todo mensaje enviado a través de una BBS es normalmente conservado para su subsiguiente visualización por todos los otros usuarios interesados.

Con un sistema BBS, un directivo en una empresa puede confrontar un tema, adquirir velocidad rápidamente, poner en vigor su perspectiva a largo plazo, y adoptar una decisión que permita que un equipo que se encuentra en un callejón sin salida pueda comenzar a progresar de nuevo. Un sistema BBS facilita este proceso de tres formas:

1.- El directivo en cuestión puede mantenerse por encima de los temas activos, recorriendo por encima la estructura del BBS para decidir donde necesita más participar.

2.- Una vez que ha decidido que un determinado tema requiere su participación, el directivo puede rápidamente actuar con la rapidez necesaria en el contexto y background.

3.- Antes de adoptar una decisión, puede consultar al equipo y a otros con el fin de obtener información adicional. Una BBS ofrece un mecanismo para que todos los que participan en la decisión puedan mantener la misma velocidad, y para que los contribuidores puedan añadir sus propios datos rápidamente, facilitando la rapidez de dicha decisión.

Si los sistemas BBS son tan útiles, ¿por qué no son más populares en los niveles directivos y en las empresas en general? Parte del motivo está en que, hasta hace poco, esta tecnología no existía realmente en una forma en que las empresas pudieran utilizarla internamente. El producto Notes de Lotus Development es probablemente el primer producto comercial de gran escala que está llevando la tecnología de bulletin board systems a las organizaciones comerciales.

No obstante, los sistemas BBS y el correo electrónico son sólo el comienzo. Está en espera de aparecer un enfoque de comunicaciones basado en correo electrónico y sistemas BBS que superará a estas tecnologías. Para comprender este entorno de comunicaciones, es necesario comprender el concepto de hipertexto multiusuario. Cada vez que alguien escribe texto, por ejemplo un memorandum, un artículo, una carta o una porción de correo electrónico, el autor está tomando un entramado complejo de conceptos y pensamientos y reduciéndolo a una forma lineal basada en determinadas frases. El hipertexto, por otra parte, permite a los usuarios almacenar el entramado original y no lineal de conceptos directamente en el ordenador. Como el sistema hipertexto mantiene todas las relaciones entre conceptos, es posible saltar de un concepto a otro.

Actualmente, cuando un usuario de PC se comunica, se ve obligado a mantener su información en uno de tres lugares: el sistema de ficheros tradicional en su disco duro y red, su sistema de correo electrónico, o un repositorio BBS. Cada uno de estos cumple con una determinada necesidad, pero no se agrupan muy bien entre sí. ¿Y si los tres pudieran ser sustituidos por un único sistema hipertexto multiusuario a nivel de empresa, o incluso a nivel mundial? En este nuevo mundo, cada vez que un directivo se comunica, lo que escribe podría ser almacenado en un espacio universal compartido. Cada comunicación podría ser enlazada con todas las comunicaciones relacionadas.

Eventualmente, este sistema -que es en esencia una síntesis de conceptos de correo electrónico y BBS- sería tan potente y de uso tan corriente que podría sustituir al concepto actual de un sistema de ficheros y convertirse en el fundamento de un entorno de información basado en PCs.El sistema de ficheros se transforma, pasando de ser un repositorio pasivo y basado en medios de almacenamiento a ser un entorno de comunicaciones acti