Cómo hacer que los proyectos funcionen

Si usted desea conseguir proyectos informáticos que funcionen de forma correcta, y según los objetivos que se ha marcado, deberá cultivar a los directores o jefes de proyecto como a un jardín, con mucha formación, dedicación y oportunidades de crecimiento . No olvide que de ellos depende el éxito del proyecto en cuestión . Un proyecto que afectará, seguramente, a la parte más estratégica de su organización .

Los proyectos forman una gran parte del trabajo que realizan las organizaciones de sistemas de información . ¿ Cuál es entonces la mejor forma de que los directivos de Sistemas pueden cultivar a los directores para que conduzcan esos proyectos ? La respuesta es simple: dedicación y formación a nivel ejecutivo, que permitan a una compañía cultivar de manera continua nuevos directores de proyecto, y ayudarles a florecer en ese papel .

Los ejecutivos no tienen ni idea de cómo hacer crecer y cultivar directores o jefes de proyecto, asegura la consultora The Center for Project Management . Si el liderazgo y la dirección son deficientes, el equipo no va a llegar muy lejos .

La consultora aconseja que las empresas y corporaciones desarrollen programas internos para el desarrollo de directores de proyecto . El Federal Reserve Bank norteamericano ha mantenido durante más de un año un programa así, que ha permitido al banco formar 45 nuevos directores de proyecto . En este programa se combina el trabajo práctico y directo en proyectos de nivel medio a bajo con actividades de formación en clases . Cada nuevo director de proyecto es conducido por un líder veterano, que actúa como asesor o mentor . El asesor/mentor puede ofrece consejo en base a su experiencia . Generalmente, los aspirantes a directores de proyecto deben asistir a clases durante algunos días, antes de poder aplicar sus conocimientos . Sin embargo, el Federal Reserve Bank ha comprobado que lo contrario da mejores resultados, y los envía a “primera línea” desde el principio . En las clases, a los nuevos directores de proyectos de tecnología de la información se les unen sus compañeros de las unidades comerciales .

Recientemente, el Bank of America, de San Francisco, que tiene en realidad un vice presidente senior de gestión de proyectos, puso en marcha un programa que se inicia dentro de un contexto de clases . Los nuevos directores de proyecto emplean tres días fuera de la oficina en un programa impartido por directores de proyecto profesionales . En el programa se enseña cómo dirigir reuniones, crear estructuras de distribución del trabajo, utilizar herramientas de planificación de proyectos, e identificar y resolver problemas de manera efectiva . Bank of America forma a los directores de proyecto de manera que actúen como miembros de un equipo, y como responsables de cumplir con determinados plazos . El programa les da a conocer también las diversas herramientas, metodologías y técnicas de gestión de proyectos . Después, pasan a proyectos pequeños que pueden dirigir, y posteriormente a proyectos más grandes y cada vez más difíciles . Esta entidad financiera opina que para alcanzar el éxito, los directores de proyecto deben poseer o desarrollar fuertes cualidades de liderazgo, tener capacidad de ejercer influencia, saber comprender la actividad de la empresa y utilizar tecnología, y tener lo que algunos expertos consideran más importante: capacidades de comunicación .

Capacidades de comunicación

La firma Honeywell prestó atención especial a las cualidades de comunicación cuando desarrolló un conjunto de cursos sobre gestión de proyectos en la organización de Sistemas de Información . En primer lugar, para encontrar potencial de líderes de proyecto, busca a alguien que posea entre dos y cuatro años de experiencia en Tecnologías de la Información, es decir, una persona con capacidad de decisión para resolver problemas y que pueda “recoger la información apropiada y adoptar una decisión” . Este director en potencia necesita disponer también de cierta capacidad de marketing, saber comunicar bien y mantener una orientación adecuada hacia objetivos y resultados concretos .

Después de un período de entre un año y medio y dos años de formación en clase, que incluye los fundamentos básicos, y de ir dirigiendo progresivamente proyectos mayores, el nuevo director de proyectos llega a una disyuntiva clave en su carrera: es evaluado por sus superiores, compañeros y miembros del equipo, y esta información ayuda a decidir si la persona en cuestión puede continuar en su trayectoria como director de proyectos . Si la respuesta es afirmativa, Honeywell ofrece educación permanente y la posibilidad de dirigir proyectos de más alto nivel .

Trabajar con otros

Una de las claves para encontrar y desarrollar directores de proyectos se centra en la capacidad para trabajar con otras personas . La consultora The Standish Group International piensa que la falta de capacidad para una comunicación interpersonal adecuada es el problema número uno en la gestión de proyectos .

El primer curso al que uno desea enviar al director técnico es a un curso Dale Carnegie de relación y comunicación . Si una compañía no invierte en capacidades de comunicación interpersonal para directores de proyecto, el resultado será probablemente un desconcierto y un fracaso total . Sin embargo, para que los programas de formación den resultado, una compañía necesita apoyo y dedicación a nivel ejecutivo . Los programas de formación no llegarán a ninguna parte a menos que se consiga la aceptación a ese nivel . Además, la Dirección superior debe reconocer la gestión de proyectos como una verdadera carrera profesional dentro del área informática, en lugar de considerarla como una desviación en el recorrido tradicional de programador a analista . Los ejecutivos deben aprender también los principios y las prácticas de la gestión de proyectos . La mayor parte de la formación en gestión de proyectos se lleva a cabo para directores de proyecto y miembros de equipo, y estos necesitan saber que cuentan con el apoyo necesario . Un resultado clave constatado en un estudio CPM realizado en 1996 entre 38 ejecutivos de tecnología en Estados Unidos . Un 93% de ellos pensaban que los patrocinadores de proyectos no comprenden plenamente sus responsabilidades y compromisos de tiempo .

En una organización de proyecto disfuncional y mal organizada, la mayoría de los directores de proyecto mantienen una baja opinión de sí mismos . No obstante, con una formación adecuada y un cuidado experto por parte de la Dirección superior, pueden surgir del suelo, crecer y florecer .

Tecnologías de la Información y productividad

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Los próximos días 2 y 3 de junio se celebrará en Madrid la cuarta edición de la Conferencia Internacional ComputerWorld sobre Tecnologías de la Información bajo el patrocinio de Data General, Informática El Corte Inglés y Microsoft . La Conferencia dedicará este año su atención al siempre actual debate de la productividad generada por los Sistemas de Información y el teórico incremento de la competitividad asociado a éstos . La gestión de la información, y no la Tecnología de la Información, es la clave del éxito para las empresas más productivas . De igual manera, la clave del liderazgo de una empresa ha pasado de situarse en la cuantía de su inversión en informática, a su capacidad de gestionar la información . En un tiempo de recursos escasos, la gestión de estos recursos -y las Tecnologías de la Información son, por definición, recursos siempre escasos- ha cobrado un especial protagonismo en el entorno empresarial español, así como en las Administraciones Públicas . En esta edición de la Conferencia Internacional ComputerWorld sobre Tecnologías de l