Colaboración de los equipos de trabajo y productividad de los usuarios
Office 97: Facilidad de uso
La facilidad de uso es uno de los objetivos básicos que deben cumplir todas las aplicaciones ofimáticas . Esta facilidad de uso se constituye como una ecuación paralela a la productividad final de los usuarios . Cuanto más fácilmente pueda ser utilizada una aplicación, mayor rendimiento lograrán los usuarios de la misma .
Según las encuestas realizadas por Microsoft, la preocupación de los clientes por la facilidad en el uso de una suite es una de las características primordiales para los usuarios de toda aplicación ofimática . Con este objetivo, Microsoft ha ido mejorando su tecnología Intellisense ( que fue introducida por primera vez en 1993 ) que, en Office 97, ofrece al software capacidad para entender cuál es el contexto en el que el usuario actúa, reconoce las intenciones que éste tiene y produce el resultado correcto de manera automática .
Las características principales con las que cuenta IntelliSense se agrupan en tres categorías: automatización de tareas rutinarias, simplificación de tareas complejas y personalización del software y sistemas de Ayuda .
Automatización de tareas rutinarias
Mediante la automatización de las tareas rutinarias ( tales como dar formato, escribir o insertar fórmulas ) el usuario en cierto modo delega sus tareas en el ordenador . Las funciones de IntelliSense “entienden” qué es lo que quiere hacer el usuario y el software produce de manera inteligente el resultado deseado . A través de este procedimiento se logra reducir el número de pasos necesarios para realizar una tarea, así como ahorrar tiempo y descargar el número de funciones que el usuario debe conocer para completarla . Además, algunas funciones de IntelliSense trabajan en un segundo plano, corrigiendo errores comunes o completando tareas automáticamente .
En el procesador Word de Office 97, la función de Corrector Automático de Ortografía y Gramática analiza documentos mientras los usuarios están trabajando en ellos, presentando claves visuales para localizar errores y permitiendo corregir los mismos con un clic del ratón . En Microsoft Excel 97 se ha incluido la función de Autocorrección de Fórmulas, que controla los 17 errores tipográficos más comunes . Por su parte, el Administrador de Información del Escritorio Microsoft Outlook cuenta con nuevas funciones IntelliSense, entre las que incluye Vista Previa Automática, para ver automáticamente las tres primeras líneas de los mensajes que están en la bandeja de entrada y así administrar el correo electrónico con diligencia; hasta Autonombre y Autodirección en el Administrador de Contactos, los cuales pueden aceptar todo un bloque que contenga una dirección y de manera inteligente separarlo en áreas individuales .
En PowerPoint 97, las nuevas funciones de IntelliSense facilitan las tareas rutinarias . Por ejemplo, la función de Expandir Diapositiva toma una diapositiva que contiene demasiado texto y genera varias diapositivas fáciles de leer .
Las funciones de IntelliSense no están presentes por separado en cada una de las aplicaciones de Office, sino que es habitual que las mismas funciones de IntelliSense estén presentes en más de una aplicación . Así, se pueden combinar celdas de gráficos, horizontal y verticalmente en Word, Microsoft Excel y PowerPoint . Otro ejemplo es OfficeArt, que ofrece nuevas herramientas de dibujo, que están presentes en todas las aplicaciones de Office 97 .
Tareas complejas, resolución simple
Mediante los Asistentes para Tareas, que utilizan la tecnología IntelliSense, se evita que el usuario tenga que aprender y recordar todos los pasos manuales necesarios para completar una tarea compleja . La forma en que trabajan los asistentes es la siguiente: hacen preguntas al usuario y posteriormente ejecutan las tareas automáticamente .
El nuevo Asistente para Cartas de Word 97 ahorra tiempo al usuario ya que disminuye el trabajo de preparación de cartas . En concreto, automatiza los elementos comunes de una carta, tales como la dirección y el formato, permitiéndole al usuario concentrarse en el contenido de la carta y no en la apariencia de su estructura .
Fianalmente, Microsoft Access tiene un asistente innovador, el Asistente para Analizar Tablas, que convierte una base de datos normal ( plana ) , en una base de datos totalmente normalizada .
El Ayudante de Office
El Ayudante de Office 97 ofrece respuestas rápidas y sencillas a las preguntas de los usuarios, de forma que ya no tienen que pedir ayudas externas al personal técnico . La función principal del Ayudante es la asistencia a usuarios tanto inexpertos como con amplios conocimientos de la herramienta . Este Ayudante ha sido integrado con el resto de la interfaz, no reemplaza a la ya existente . Todo el paquete de Office cuenta con el mismo Ayudante, y con la misma configuración y preferencias en todas las aplicaciones .
Incremento del rendimiento en Office 97
El incremento del rendimiento de las aplicaciones ofimáticas siempre ha sido uno de los factores que las empresas han considerado como claves a la hora de justificar la adquisición de nuevas versiones de una aplicación .
A la hora de desarrollar una aplicación de este tipo hay que analizar tanto los requisitos que al usuario le parecen básicos ( facilidad de uso, características comunes a otras aplicaciones que los usuarios ya conocen, etc ) como intentar anticiparse a las necesidades de los usuarios ( los desarrolladores de Microsoft trabajan en contacto con el cliente con el fin de entender de qué forma dichos usuarios establecen la interacción con sus ordenadores ) . La información obtenida le sirve a los desarrolladores para mejorar el rendimiento de la aplicación con mejoras que el propio usuario ni siquiera se había planteado .
La proliferación de nuevas funcionalidades que permitan incrementar la productividad de las aplicaciones de software es una constante entre las aplicaciones creadas por los desarrolladores . Tradicionalmente el rendimiento ha sido identificado con un software que cada vez ocupe menos recursos del sistema y que,a la vez, opere más rápido .
Con el fin de incrementar el rendimiento de Office 97, Microsoft ha mejorado el tiempo que se tarda en arrancar el programa . Así, a través de una serie de estudios en los que se ha analizado el comportamiento de los usuarios, los ingenieros de Microsoft han determinado cuáles son las tareas más empleadas de forma que son incluidas en el arranque estándar de la aplicación . Aquellas tareas más específicas, y que por lo tanto son requeridas en un menor número de ocasiones, pueden ser utilizadas una vez que el usuario demanda la instalación de las mismas . Una vez que el usuario ha exigido una funcionalidad especial, ésta permanece almacenada en la memoria de forma que la próxima vez que el usuario demande el uso de esta función el acceso a la misma sea inmediato .
Código compartido
En Office 97 más del 50 por ciento del código es compartido a través de las aplicaciones, lo que posibilita que la memoria RAM sean utilizada más eficientemente . Además, a través de la compartición del código se asegura una amplitud y consistencia que hacen el software más utilizable . En el desarrollo de Office 97 los ingenieros de Microsoft compartieron el código de las barras de herramientas y los menús . Anteriormente, en el caso de Office para Windows 95, cada aplicación implementaba su propio código para realizar la misma función . Según afirman fuentes de Microsoft, a través de la implementación del código compartido en Office 97 se ahorra alrededor de 500 KB de memoria RAM cuando tres o más aplicaciones son arrancadas .
Office Art . Anteriormente las funcionalidades de dibujo para