Códigos de barras "On-Line"

Una vez abandonada la Edad del Papel y dado el primer paso hacia el entorno Internet/Intranet, la figura de AECOC (Asociación de Codificación Comercial) como punto de encuentro entre sus más de 11.000 asociados se consolida y enriquece definitivamente. Lotus Notes ha sido la herramienta elegida para acometer esta nueva andadura en su evolución hacia el año 2000, que no hubiera sido posible sin la colaboración tanto de Netwave como de IBM. Accesibilidad, eficacia y rapidez en el intercambio de información son algunas de las ventajas que ofrece el nuevo servicio AECOC Online.

Como representante de la International Article Numbering Association (EAN) en nuestro país, AECOC nace en 1977 con la misión de crear y desarrollar herramientas que mejoren y racionalicen al máximo las relaciones comerciales entre los proveedores y clientes a lo largo de toda la cadena de suministro. Con más de 11.000 empresas asociadas provenientes de todos los sectores de la industria y de los servicios, sus principales áreas de actuación son la identificación automática de productos (códigos de barras) y su labor relacionada con el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), que se centra en la normalización, estandarización y transmisión electrónica de los documentos mercantiles intercambiados en las relaciones comerciales.

"Desde su creación AECOC ha tenido como objetivo coordinar y mejorar las relaciones entre proveedores y distribuidores de productos de gran consumo. En la actualidad, el concepto de la Asociación consiste en ser un Punto de Encuentro, un marco en donde se analicen y propongan soluciones concretas a las oportunidades y posibles problemáticas del sector", afirma Joaquim Bretcha Boix, Responsable de Promoción y Formación de AECOC.

La tarea no es fácil y, hasta hace relativamente poco, esta labor de intermediación entre sus más de 11.000 asociados se desarrollaba principalmente sobre el soporte tradicional del papel. En esta introducción sobre el proceso de evolución de AECOC, quizá resulte oportuno hacer referencia ahora a aquellas declaraciones que Federico Riera-Marsá, Presidente de la Asociación, hacía a principios de 1996: "Con el horizonte del 2000 nuestra Asociación sigue avanzando, preguntándose el porqué de las cosas, investigando, explorando, receptiva ante las nuevas tecnologías de la información que puedan beneficiar a sus asociados". Oportuno porque fue, precísamente en la segunda mitad de ese mismo año cuando el camino de AECOC se cruzó con el de la compañía NetWave, Business Partner de Lotus.

Presencia en la Red

Haciendo balance entre sus necesidades de infraestructura, las demandas de sus miembros y los costes, AECOC contempla entonces la posibilidad de estar presente en Internet -ratificado ya como un poderoso medio de comunicación y comercialización- con una Web propia. Y no sólo eso, sino desarrollar su servicio "AECOC Online" como entorno Intranet.

"El principal objetivo de esta decisión fue facilitar el acceso de las empresas en general y, en particular, de nuestros asociados a los servicios e información que proporcionamos", explica Joaquim Bretcha, "AECOC, como asociación que divulga el uso de las tecnologías en las empresas, pretende con AECOC Online involucrarlas en el aprovechamiento de la Red. Tanto por motivos comerciales como de eficiencia organizativa", y añade, "Este objetivo lo perseguimos mediante presentaciones por toda España, entrega de disquetes de conexión y unas condiciones especiales por parte de nuestro socio tecnológico IBM".

Esta Web ha sido desarrollada por NetWave que, como hemos dicho antes, es Business Partner de Lotus especializado en Lotus Notes y servicios de Internet. Toda la información contenida en la Web de AECOC procede de bases de datos Notes y estará, por lo tanto, a partir de ahora abierta en gran parte a aquellas empresas no asociadas.

Según Joaquim Bretcha, "dado que el volumen de información que tiene la Asociación es muy grande y variado, Notes fue la herramienta escogida. Lotus Notes es la infraestructura de comunicaciones idónea ya que combina la mensajería empresarial cliente/servidor y el acceso y distribución global de la World Wide Web con una plataforma para el desarrollo y despliegue rápido de aplicaciones groupware estratégicas". Esto contribuye a que los usuarios puedan comunicarse, colaborar y coordinarse dentro y más allá de los límites de la organización para alcanzar unos resultados comerciales superiores. Además, Lotus Notes cuenta con la ventaja añadida de soportar a todos los principales sistemas operativos: IBM OS/2 Warp, Apple Mac OS, plataformas UNIX como AIX de IBM, Sun Solaris, HP-UX y SCO OpenServer, y Windows y Windows NT de Microsoft.

"La función de coordinación y actualización de las zonas generales recae sobre el Departamento de Marketing. No obstante, por la configuración de nuestra página Web en entorno Lotus Notes, cada responsable de la información modifica y amplía sus campos. Esto nos permite tener una actualización muy descentralizada, ya que cada colaborador de AECOC puede modificar su apartado de AECOC Online", nos explica Joaquim Bretcha.

El presupuesto dedicado a la red por la asociación ha sido muy importante, sobre todo en su fase inicial, aunque no hay que olvidar que el proyecto ha contado con el apoyo y la colaboración de la Dirección General de Telecomunicaciones, gracias al programa ARTE-PYME. Según Joaquim Bretcha, "las principales partidas son, por un lado la del hardware y software necesario para desarrollar y mantener la página y, por otro, el desarrollo de las aplicaciones concretas de AECOC Online". Asimismo, la asociación ha dedicado una partida importante a la divulgación de AECOC Online, sea con folletos, presentaciones en varias ciudades y regalando kits de conexión a InfoVía e Internet.

AECOC cuenta con un servidor Netscape Commerce Server propio cuya velocidad de línea es de 128K. Otro dato es que la media de accesos es de 50 visitas diarias, siendo el 80% por Internet.

Servicios de AECOC Online

AECOC Online, pretende aprovechar todas las ventajas Internet/Intranet, de esta manera mejora y amplía los servicios de atención a los asociados, facilitando la información que éstos precisan en el formato más moderno y cómodo para ellos, sin horarios.

El acceso a AECOC Online se realiza a través de Internet o InfoVía (http://www.aecoc.es). En caso de que el asociado no disponga del software necesario, AECOC se lo proporcionará gratuitamente con una simple llamada.

Hoy por hoy, para acceder a lo que es la auténtica intranet de AECOC, es decir a las zonas restringidas bajo el nombre "Sólo Socios", los afiliados han de registrarse rellenando, en ese mismo apartado, un formulario donde especifican, entre otros datos, su Código Nacional de Empresa EAN y el password que desean utilizar. Al final del formulario envían esta información confidencial por correo electrónico de manera automática a un ordenador de AECOC que, a su vez, lo manda a IBM para que dé de alta al usuario en las zonas seguras. Una vez hecho eso, IBM lo confirma a AECOC de vuelta y ésta se lo comunica finalmente al afiliado. "La condición indispensable es estar asociado a algún EAN internacional y no estar pendiente de pagos", explica Xavier Trias, Responsable de Sistemas de Información de AECOC, "En el momento en que incorporemos Domino 5 de Lotus, la asociación tendrá capacidad para autorizar el acceso a esas zonas seguras sin necesidad de consultar a IBM". El personal de AECOC recibe y atiende todas las consultas, sugerencias, inscripciones, correo electrónico, directamente desde su puesto de trabajo.

"En AECOC Online se pueden encontrar la mayoría de servicios que ofrece AECOC. Otra ventaja para las personas que lo consultan es que pueden descubrir todos los temas que está desarrollando la as