Cinco claves para brindar a los empleados mejor información
La correcta implantación y uso del BI en las empresas determina el éxito de éstas
Gestionar las avalanchas de datos que se generan en una empresa puede parecer una tarea insuperable. Para transformar esos datos en información siempre accesible y útil, muchas compañías están adoptando el business intelligence (BI) operacional.
La tecnología de business intelligence (BI) operacional abarca aquellas aplicaciones que se utilizan en las organizaciones, habitualmente en conjunción con un cuadro de mandos, con el objetivo de ofrecer a sus empleados información útil cada día, cada hora, cada minuto o incluso cada segundo. En este sentido, gracias a la adopción de la inteligencia de negocio operacional, las compañías pueden conseguir la información que precisan sus ejecutivos más rápidamente, facilitar a éstos la toma de decisiones con mayor celeridad, mejorar la satisfacción de sus clientes y, de este modo, poder fidelizarlos, y multiplicar el número de usuarios finales que tienen acceso tanto a los datos como a las herramientas de BI. Así lo asegura un estudio realizado por la consultora Aberdeen Group.
Mejoras
Pero, ¿cómo se consiguen las mejoras antes mencionadas en las organizaciones? La clave reside en administrar bien los procesos que rodean a los datos, mejorar la comunicación en la compañía, formar a los usuarios para conseguir su apoyo y usar el BI operacional para conseguir sus objetivos estratégicos. Según datos recientes de Aberdeen, el 58% de las mejores compañías del mundo tiene automatizada la recogida e integración de datos. En cambio, sólo el 48% de las compañías posicionadas a la mitad del ranking mundial de empresas y el 41% de las que están a la cola han seguido ese camino. Y mientras el 58% de las líderes establece una comunicación regular con iniciativas de BI, sólo lo hace el 39% de las que se sitúan en la media y el 36% de las que están al final.
No obstante, aquellas empresas que quieren mejorar y ampliar la información que ofrecen a sus empleados y optimizar su toma de decisiones pueden hacerlo. Ofrecemos las cinco claves para que puedan conseguirlo.
01- Explorar las ventajas de automatizar procesos
Es importante preguntarse qué trabajos o tareas de la empresa se beneficiarían de la recogida y reporte automático de datos. Por ello, es preciso dedicarse a estas dos tareas sencillas y a otras iniciativas más complicadas que se podrían llevar a cabo mejor y más rápido si la información se entregara con mayor rapidez. Un ejemplo es el caso de las empresas de mensajería, que trabajan con grandes cantidades de información y clientes. En este caso el BI operacional permite mejorar la gestión de los datos de los clientes, pudiendo ofrecerles un mejor servicio, más personalizado, y fidelizándolos. Sin duda, el business intelligence puede evitar que los clientes de una empresa, al ver que no trabaja de forma eficiente con ellos, elijan a su competencia. En definitiva, estas tecnologías permiten que la empresa se dé cuenta antes de los problemas y las oportunidades, extrayendo máximo beneficio de éstas.
02- Automatizar el proceso de toma de decisiones
Algunas clases de BI operacional van más allá de la recogida y reporte de datos y ejecutan acciones basándose en esa información. Por ejemplo, algunas organizaciones del ámbito de los servicios financieros utilizan aplicaciones que analizan automáticamente las fluctuaciones que se producen en el cambio de moneda e inician también de forma automática toda una serie de negociaciones basadas en esas decisiones. Esta automatización de las decisiones también se produce en muchas empresas del sector industrial, donde el análisis de datos se hace de forma mecánica en función, por ejemplo, del progreso de factores como las interacciones químicas, la temperatura, etc.
03- Identificar qué información necesitan los empleados
Los empleados que salvan o condenan a su empresa suelen ser los que trabajan en las primeras líneas de batalla: en los call centers o en atención al cliente. Es preciso preguntarse qué información necesitan para vender mejor, hacer ventas cruzadas, ocuparse de los problemas de los clientes, reconocer a un cliente valioso u otras tareas que, sumando unas y otras, determinan la lealtad del cliente y el éxito de su compañía. Hay que buscar los métodos adecuados para proporcionarles la información que precisan a través de cuadros de mando sencillos de utilizar y de otras herramientas de BI.
04- Identificar qué tareas facilitan el éxito de la empresa
Los indicadores operativos clave de rendimiento (KPI, en sus siglas en inglés) deberían alinearse con los objetivos estratégicos globales. En otras palabras, los empleados deberían centrarse cada día en un objetivo que apoye la estrategia de la empresa como unidad. Una recomendación de muchos expertos es establecer un grupo compuesto por miembros del área de ventas y del departamento de TI para determinar los KPI y otros asuntos estratégicos. También se debería crear otro grupo con empleados de TI y comerciales para administrar el funcionamiento, formación e implantación de las herramientas de BI. Ambos grupos deberían comunicarse entre sí regularmente.
05- Crear una comunicación sólida con los empleados
Como sucede con cualquier implantación tecnológica, la adopción del BI operacional puede conllevar muchos problemas culturales. Es preciso conocer e informar sobre cómo será el trabajo diario de un empleado que va a utilizar esas herramientas; cómo reaccionan ante la nueva información; cuánta formación necesitarán, tanto inicial como continua, para acostumbrarse a las nuevas herramientas; qué resistencia cultural puede aparecer... La comunicación continua es clave para crear una cultura de BI en la empresa.
La tecnología de business intelligence (BI) operacional abarca aquellas aplicaciones que se utilizan en las organizaciones, habitualmente en conjunción con un cuadro de mandos, con el objetivo de ofrecer a sus empleados información útil cada día, cada hora, cada minuto o incluso cada segundo. En este sentido, gracias a la adopción de la inteligencia de negocio operacional, las compañías pueden conseguir la información que precisan sus ejecutivos más rápidamente, facilitar a éstos la toma de decisiones con mayor celeridad, mejorar la satisfacción de sus clientes y, de este modo, poder fidelizarlos, y multiplicar el número de usuarios finales que tienen acceso tanto a los datos como a las herramientas de BI. Así lo asegura un estudio realizado por la consultora Aberdeen Group.
Mejoras
Pero, ¿cómo se consiguen las mejoras antes mencionadas en las organizaciones? La clave reside en administrar bien los procesos que rodean a los datos, mejorar la comunicación en la compañía, formar a los usuarios para conseguir su apoyo y usar el BI operacional para conseguir sus objetivos estratégicos. Según datos recientes de Aberdeen, el 58% de las mejores compañías del mundo tiene automatizada la recogida e integración de datos. En cambio, sólo el 48% de las compañías posicionadas a la mitad del ranking mundial de empresas y el 41% de las que están a la cola han seguido ese camino. Y mientras el 58% de las líderes establece una comunicación regular con iniciativas de BI, sólo lo hace el 39% de las que se sitúan en la media y el 36% de las que están al final.
No obstante, aquellas empresas que quieren mejorar y ampliar la información que ofrecen a sus empleados y optimizar su toma de decisiones pueden hacerlo. Ofrecemos las cinco claves para que puedan conseguirlo.
01- Explorar las ventajas de automatizar procesos
Es importante preguntarse qué trabajos o tareas de la empresa se beneficiarían de la recogida y reporte automático de datos. Por ello, es preciso dedicarse a estas dos tareas sencillas y a otras iniciativas más complicadas que se podrían llevar a cabo mejor y más rápido si la información se entregara con mayor rapidez. Un ejemplo es el caso de las empresas de mensajería, que trabajan con grandes cantidades de información y clientes. En este caso el BI operacional permite mejorar la gestión de los datos de los clientes, pudiendo ofrecerles un mejor servicio, más personalizado, y fidelizándolos. Sin duda, el business intelligence puede evitar que los clientes de una empresa, al ver que no trabaja de forma eficiente con ellos, elijan a su competencia. En definitiva, estas tecnologías permiten que la empresa se dé cuenta antes de los problemas y las oportunidades, extrayendo máximo beneficio de éstas.
02- Automatizar el proceso de toma de decisiones
Algunas clases de BI operacional van más allá de la recogida y reporte de datos y ejecutan acciones basándose en esa información. Por ejemplo, algunas organizaciones del ámbito de los servicios financieros utilizan aplicaciones que analizan automáticamente las fluctuaciones que se producen en el cambio de moneda e inician también de forma automática toda una serie de negociaciones basadas en esas decisiones. Esta automatización de las decisiones también se produce en muchas empresas del sector industrial, donde el análisis de datos se hace de forma mecánica en función, por ejemplo, del progreso de factores como las interacciones químicas, la temperatura, etc.
03- Identificar qué información necesitan los empleados
Los empleados que salvan o condenan a su empresa suelen ser los que trabajan en las primeras líneas de batalla: en los call centers o en atención al cliente. Es preciso preguntarse qué información necesitan para vender mejor, hacer ventas cruzadas, ocuparse de los problemas de los clientes, reconocer a un cliente valioso u otras tareas que, sumando unas y otras, determinan la lealtad del cliente y el éxito de su compañía. Hay que buscar los métodos adecuados para proporcionarles la información que precisan a través de cuadros de mando sencillos de utilizar y de otras herramientas de BI.
04- Identificar qué tareas facilitan el éxito de la empresa
Los indicadores operativos clave de rendimiento (KPI, en sus siglas en inglés) deberían alinearse con los objetivos estratégicos globales. En otras palabras, los empleados deberían centrarse cada día en un objetivo que apoye la estrategia de la empresa como unidad. Una recomendación de muchos expertos es establecer un grupo compuesto por miembros del área de ventas y del departamento de TI para determinar los KPI y otros asuntos estratégicos. También se debería crear otro grupo con empleados de TI y comerciales para administrar el funcionamiento, formación e implantación de las herramientas de BI. Ambos grupos deberían comunicarse entre sí regularmente.
05- Crear una comunicación sólida con los empleados
Como sucede con cualquier implantación tecnológica, la adopción del BI operacional puede conllevar muchos problemas culturales. Es preciso conocer e informar sobre cómo será el trabajo diario de un empleado que va a utilizar esas herramientas; cómo reaccionan ante la nueva información; cuánta formación necesitarán, tanto inicial como continua, para acostumbrarse a las nuevas herramientas; qué resistencia cultural puede aparecer... La comunicación continua es clave para crear una cultura de BI en la empresa.
