Cambio organizativo y foco en el ciudadano, claves en el camino a la e-Administración
- El Ayuntamiento ha aprobado un plan para la gestión del cambio
El paso hacia la administración electrónica implica para el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz poner el foco en el ciudadano y un cambio en la forma de trabajo. En este sentido, el Ayuntamiento ha aprobado un plan para la gestión del cambio que persigue dotar de todas las herramientas y el conocimiento necesarios para ayudar a asumir los cambios organizativos que supone una Administración sin papeles.
El Plan director para la e-Administración 2008-2011 del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz contiene cuatro líneas básicas: tramitación electrónica, atención y participación ciudadana, intranet municipal y comunicación y arquitectura de sistemas. Cuatro áreas en las que el Consistorio lleva invertidos, en palabras de Mª Ángeles Gutiérrez Ondarza, teniente de alcalde y concejala del Área de Tecnologías de la Información del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, “dos millones de euros de los 3,6 millones de euros que el Consistorio destina anualmente a TI en los cuatro años de legislatura”.
Una de las áreas que más ha avanzado en los últimos años ha sido el de atención y participación ciudadana, precisamente por el foco que desde la Administración local se quería dar a este tema. En este sentido, el Ayuntamiento ha puesto en marcha el Plan de Atención Integral al Ciudadano cuyo objetivo, tal y como señala Gutiérrez Ondarza, es ”precisamente, la “atención” dedicada a lo que éste piensa, percibe y expresa; y no a lo que se supone que le resultaría beneficioso en una singular tutela administrativa”. En este contexto, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz ha alcanzado un elevado nivel de servicios (en número y calidad) cuyo mero incremento “no genera –dice Gutiérrez– una proporcional satisfacción ciudadana, por lo que hemos implementado acciones de atención en el ámbito normativo y práctico de la interacción con nuestros administrados”. Así, el Consistorio lanzó como primera iniciativa en febrero del pasado año el Buzón del ciudadano, al que se le considera, según la teniente de alcalde, “una pieza clave en la transparencia y en la intercomunicación, participación y detección de la pulsión ciudadana”.
Tarjeta municipal: llave de acceso al sistema
En esta misma línea, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz ha dotado a todos sus habitantes y empleados públicos de la tarjeta municipal ciudadana, que pretende ser el medio de acceso de todos los ciudadanos a servicios ofrecidos de modo presencial, telefónico y telemático como por ejemplo consultar las actividades de los centros cívicos en las que se está inscrito, consultar las listas de admitidos/as o excluidos/as en el proceso de admisión de las escuelas infantiles municipales, solicitar la conexión a internet Wi-Fi del Ayuntamiento, consultar recibos y multas personales, obtener el volante de padrón individual y familiar o apuntarse a la Oferta Pública de Empleo (OPE) del Ayuntamiento, entre otros. Desde el punto de vista de los empleados municipales, la tarjeta municipal ciudadana les permite fichar en los dispositivos de fichaje existentes actualmente y acceder al apartado de Servicios Personalizados de Minfoweb, en el que es posible la obtención de información acerca de recibos de nómina, certificados de Hacienda, incapacidad transitoria, anticipos reintegrables, cursos realizados, control horario o días adicionales que corresponden por antigüedad.
Homogeneización de la información
Respecto a las otras tres áreas de trabajo, intranet municipal, tramitación electrónica y comunicación y arquitectura de sistemas, el Consistorio ya ha dado algunos pasos. Por ejemplo, explica Mª Ángeles Gutiérrez, “en el caso de la intranet, le hemos renovado la cara y hemos puesto un sistema de información municipal integrado en el sistema de Gestión de Contenidos de la intranet con el objetivo de facilitar las búsquedas de información entre los diferentes departamentos. Para ello, hemos tipificado el documento y la forma de publicar los contenidos, catalogando la información en la forma en que el ciudadano va a preguntar por ella; y hemos creado un departamento de coordinación dedicada a captar y distribuir la información. Desde el Ayuntamiento siempre hemos creído que la e-administración no era sólo un concepto tecnológico sino que influye en la organización y ‘obliga’ a la Administración a cambiar su forma de trabajo”. Para ayudar a los empleados a asumir estos cambios organizativos se ha creado una zona en la intranet, dentro del plan para la gestión del cambio, con todas las herramientas y el conocimiento necesarios.
En lo que se refiere a tramitación electrónica, el Consistorio ha puesto en marcha, entre otros proyectos, la sede electrónica y la identificación digital a través del TMC, DNI y certificados ciudadanos reconocidos por Izenpe. Mientras, en comunicación y arquitectura de sistemas, el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz ha realizado un proyecto de consolidación de servidores corporativos y ha inaugurado diferentes espacios Wi-Fi.
De cara al futuro, el Ayuntamiento, aparte de seguir trabajando en las cuatro líneas de acción marcadas en el Plan Director, se plantea, en palabras de Gutiérrez, “el desarrollo y puesta en marcha del plan de reingeniería de procesos para materializar la Administración Electrónica Integral; la implementación de servicios sobre la red de comunicación municipal y la virtualización de los puestos de trabajo”.
Ubicación: capital de Álava
Superficie: 276,81 km²
Población: 232.477 habitantes
Actividad económica: sector secundario