BPM: en busca de un nuevo paradigma en la organización

Organización es uno de los términos claves que se plantean las empresas y entidades públicas cuando deciden implementar un sistema de BPM (Business Process Management). Buscan la automatización, ser más eficientes, saber cuál es su grado de productividad y, sobre todo, competir en un mercado cada día más global.

Muchas empresas, más aún tras la crisis, se están planteando adoptar BPM, ya que permite conseguir un control completo de los procesos, una amplia visibilidad para la toma de decisiones y una visión estratégica para la consecución de objetivos a corto y largo plazo. Esta tecnología ofrece a las organizaciones un sistema de gestión con el que conseguir optimizar el funcionamiento de sus actividades mediante la identificación y selección de procesos y su descripción, documentación y mejora, partiendo del despliegue de la estrategia de la organización, asegurando la misión empresarial y alineada a la visión de la empresa.

España es el tercer país de toda Europa, por detrás de Alemania e Inglaterra, que avanza a buen ritmo hace ya varios años en el ámbito empresarial y en el sector público, en cuanto a la automatización y gestión de procesos. En 2010, según el Club-BPM, el mercado español de BPM creció un 9% como estaba previsto debido a la crisis económica que paralizó los presupuestos de las empresas, lo que hizo que se alargaran los ciclos de compra. Las previsiones para el año en curso, según esta asociación, son menores, del 6,8%. Sin embargo, las perspectivas de las empresas muestran un panorama más halagüeño ya que tienen la esperanza de que se produzca una recuperación durante la segunda mitad del 2012 y están más abiertas a la inversión en soluciones BPM. El indicador de crecimiento en BPM para el 2012, si la economía comienza a repuntar, podría alcanzar crecimientos de entre un 7 y un 10%.

El Ministerio de Defensa, Rioja Salud, la Fundación de los Ferrocarriles Españoles y la Universidad de Deusto son sólo algunas de las organizaciones que han apostado por BPM. Éstas son sus experiencias. 

Cambio cultural
Para el teniente coronel José Carlos Espinosa, del Ministerio de Defensa, “un proyecto BPM requiere un cambio cultural en la organización y, como todos los cambios culturales, para que sea efectivo debe estar liderado por la dirección. Debido a que es casi inevitable que el proyecto BPM lleve pareja la implantación de un nuevo sistema informático, es imprescindible depender de consultores externos expertos en la herramienta, con los costes que esto implica. Por tanto, la dirección de una empresa que quiera abordar un proyecto BPM debe liderar el proyecto, estar mentalizada para ‘sufrir’ un cambio cultural y asumir los ‘costes’ que este cambio lleva asociados, ‘costes’ que se convertirán en ‘inversión’ si el proyecto llega a buen puerto”.

En su caso, la implantación del proyecto se ha llevado a cabo en el ITM (Instituto Tecnológico La Marañosa) con la ayuda del proveedor E&Q Engineering. La herramienta implantada ha sido AuraPortal BPMS. “La optimización de recursos, la simplicidad de la herramienta y el bajo coste comparativo con otros BPMS en término de esfuerzo de programación (nula en caso de AuraPortal) fueron los criterios básicos para esta selección”.

Fue la necesidad de sistematizar y automatizar la gestión de los proyectos de investigación lo que les llevó a adoptar el BPM. El piloto, iniciado hace dos años, sigue hoy en proceso. Espinosa espera, tras la finalización del proyecto, disponer de un nuevo paradigma en la organización, “tal es la gestión por procesos, en este caso mediante el empleo de una herramienta que no requiere programación para el diseño e implantación de los procesos”.

Gestión por procesos
Rioja Salud es otra entidad que ha apostado con fuerza por BPM. Juan Carlos Oliva, subdirector de Informática de Rioja Salud, explica que su ente está inmerso en el desarrollo de un proyecto de “gestión por procesos” para la tramitación electrónica de sus procedimientos administrativos, “tanto aquellos que regulan su operativa interna, como los que le relacionan con el ciudadano riojano, a través del portal www.riojasalud.es. Para llevar a cabo la implantación telemática de procedimientos de e-administración, Rioja Salud constituye grupos multidisciplinares integrados por profesionales con experiencia y conocimiento de la organización, encargados del análisis y definición de los diferentes procesos. Posteriormente y con ayuda del Servicio Informático de Rioja Salud, se procede al desarrollo e implantación de los diferentes procedimientos sobre la herramienta BPMS, así como su integración con sistemas y fuentes de Información a través de un Bus de Integración (ESB)”.

En este caso la organización apostó por la utilización de Procesa y Esfera, el BPMS de Mnemo. El reto del proyecto “fue certificar que nuestros equipos de TI pudieran implementar rápidamente procedimientos sobre el BPMS y que la curva de aprendizaje fuese mínima. También fue fundamental garantizar una correcta integración del BPMS con otras herramientas de backoffice”. Aunque Oliva añade que “el principal reto en la implantación de una estrategia TIC de gestión por procesos es el plan de gestión del cambio, que con una inversión asumible tanto en tecnología como en formación, debe garantizar la utilización de los procesos por parte del usuario, la continuidad del negocio y la reutilización efectiva del conocimiento y de los procesos desarrollados”. Oliva está satisfecho con el resultado. Para éste, la elección cuidadosa del BPMS, para garantizar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad, flexibilidad, formación, disponibilidad y continuidad de negocio “es clave a la hora de abordar un proyecto de BPM”.

Automatizar e informatizar
La Fundación de los Ferrocarriles Españoles se planteó abordar un proyecto de BPM para “establecer un sistema que le ayudara a automatizar e informatizar, eliminando papeleo, procedimientos internos de la empresa, la mayoría administrativos, que requieren de la intervención de diferentes cargos y departamentos”, explica Manuel Leal, técnico de Sistemas de Gestión del ente. Leal asegura que el proyecto inicial se ha ido haciendo más ambicioso; se quiere implantar en diferentes áreas y procesos internos y externos de la empresa. Una aplicación de este tipo nunca deja de implantarse”. En su cas