Beneficios y riesgos de la creación de una intranet

Las intranets ofrecen grandes posibilidades pero también repercusiones que, según un estudio de KPMG, no deberían pasarse por alto. La primera de esas repercusiones es su impacto en la empresa. Y es que, según la visión de KPMG, una intranet podría llegar a alterar la jerarquía y cultura de la empresa al compartirse información que normalmente residía en pocas manos. Al quitar las barreras a la difusión de la información, una intranet desmonta simultáneamente las tradicionales bases de poder establecidas a partir de la obstrucción del conocimiento. La segunda repercusión principal es el coste y la complejidad. Aunque la tecnología de Internet es relativamente barata y sencilla de instalar, la incorporación de aplicaciones puede ser cara y complicada.

Debido a las oportunidades que ofrecen las intranets, pero teniendo en cuenta también los riesgos que entrañan, las redes internas de información deberían (siempre según KPMG) ser abordadas a nivel de consejo de administración, dado su potencial cambio organizacional, tanto positivo como negativo. Los efectos positivos pueden ser transcendentales a condición de que la intranet se planifique adecuadamente. Las empresas solo se beneficiarán de verdad de las intranets si desarrollan estructuras y estrategias de negocio adecuadas a la nueva tecnología.

Peligros

Las intranets pueden dar lugar a resultados contrarios a los buscados como sobrecarga, anarquía, resistencia y seguridad de información.

La sobrecarga se produce cuando existe demasiada información a través de la intranet, especialmente por la combinación del correo electrónico interno y vía Internet. Las arterias de la empresa se colapsan y se hace muy difícil encontrar la información que realmente se necesita.

En cuanto a la anarquía de la información, ésta puede darse si distintos departamentos o unidades dentro de la empresa llegan a constituir sus propias intranets, con lo que se anularía el propósito de una red común de información.

Asimismo, la posible dificultad de uso de la intranet puede hacer sentirse aisladas o intimidadas a algunas personas que no se consideran capacitadas o motivadas tecnológicamente. También puede haber resistencias a compartir la propia información y a que se difunda abiertamente.

También existe el peligro de la falta de seguridad, a través de la cual la posición competitiva de la empresa puede verse comprometida si, dentro del ambiente abierto que anima la intranet, determinados empleados difunden inadvertidamente la información delicada o confidencial a grupos o personas inapropiadas. Además, la interfaz intranet/Internet incorpora mayores riesgos de seguridad tecnológica.

Del otro lado, y ya en lo relativo a los beneficios de las intranets, éstas pueden proporcionar beneficios trascendentales para la organización.

Según el informe de KPMG, las barreras de entrada son bajas y una intranet puede ser implantada a partir de la organización informática ya existente en la organización. Para ello, una prueba piloto podría demostrar que el concepto funciona e instalarse a continuación. Todo el proceso puede desarrollarse rápida y económicamente y proporcionar beneficios desde el primer momento. Por ejemplo, reemplazando los sistemas basados en papel como los directorios telefónicos internos.

Aún así, según KPMG, su aparente facilidad no debería ser tomada a la ligera. Una compañía multinacional fue incapaz durante años de producir un directorio telefónico interno suficientemente efectivo. Le llevaba demasiado tiempo compilarlo, de manera que cada vez que se terminaba de diseñar ya había quedado obsoleto. Finalmente, la empresa logró implantarlo adecuadamente y sus efectos produjeron un alto resultado en la eficiencia de la organización.

Ventajas

De cualquier forma, las ventajas de la intranet son múltiples. Solo hay que imaginar el número de horas/persona perdidas cada año por la plantilla contactando entre sí por todo el mundo. También hay que considerar el volumen de información que no se pasó a la empresa y ésta no pudo aprovechar por ineficiencias internas básicas.

A pesar de todo esto, muchas empresas se detienen casi en los prolegómenos de la intranet. Los beneficios inmediatos que proporciona son considerados como una recompensa en sí misma y no continúan con una consideración más profunda de lo que la intranet puede representar a efectos estratégicos, operacionales y organizacionales.

Esta actitud un tanto superficial implica dos riesgos obvios: primero, que las intranets pueden ser trivializadas. Segundo, que una organización puede no cosechar los beneficios completos.

La intranet acelera el flujo de información. Permite a la empresa introducir a su plantilla en el circuito de la información; rompe barreras departamentales y comparte información que antes era accesible a unos pocos. La combinación de una intranet con desarrollos concretos en comercio electrónico facilita la constitución de grupos de usuarios dentro de la empresa que pueden ampliarse a sus clientes, proveedores y grupos interesados como las franquicias. La intranet, en definitiva, puede revolucionar la forma en que la empresa se acerca a sus mercados y la velocidad con que es capaz de responder a los cambios del marco de su negocio.

Cambio de paradigma

Según la opinión de KPMG, estamos viviendo un cambio de paradigma. La convergencia de tecnologías están propulsando el comercio hacia un entorno en el que los consumidores tienen más poder que nunca y en el que los roles tradicionales de marketing, ventas y distribución se van a ver amenazados por un acceso más directo e inmediato a los consumidores. En este nuevo paradigma de comunicaciones, las fronteras que previamente separaban a un negocio de sus clientes están reduciéndose. La necesidad de intermediarios se reduce e incluso podría llegar a eliminarse porque los conceptos de tiempo y espacio dejan ya de dictar las relaciones con los clientes. Esta creciente desintermediación, en la que poco o nada media entre los negocios y sus consumidores requiere una nueva cultura para reorientar el negocio hacia nuevas oportunidades.

Enlazar las cadenas de suministro puede servir para crear nuevas sinergias y economías de escala, estableciendo el nuevo concepto de la empresa extendida (extended enterprise), donde las fronteras organizativas tradicionales se diluyen y son reemplazadas por una serie de relaciones de colaboración entre la organización núcleo y sus partners de negocios y clientes. La empresa extendida representa uno de los modelos organizativos más novedosos y atrayentes de los últimos años.

Este marco se crea a través de la tecnología, pero requiere el entendimiento y comprensión del proceso que la genera por parte de los elementos que potencialmente la forman para su articulación en una propuesta coherente. Cualquier organización que desee obtener un beneficio apreciable debería comenzar a considerar el uso de este concepto a un nivel estratégico. Las empresas que estén preparadas y dispuestas a explorar y experimentar estas tendencias con imaginación y visión de futuro, serán las que obtengan las ventajas competitivas más sustanciales.

Retorno de la inversión

No hay duda de que las intranets pueden conseguir el desarrollo de grandes economías de escala. Pero sería un error argumentar la creación de una intranet considerando desde un principio el supuesto retorno de la inversión (ROI) que esta debería producir. El mensaje que importa en este caso es que las proyecciones de ROI no deberían sustituir la creación de un proyecto bien estructurado. Lo realmente importante es llevar a cabo la creación de la intranet considerando los beneficios que traerá para la organización, no en previsión de un retorno rápido de la inversión. El ROI reflejará en su momento las aplicaciones que se h