Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid

El Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid ha apostado por la gestión de imagen consolidándose como una de las primeras entidades bancarias, tanto a nivel nacional como europeo, que ha abandonado la tradicional grabación de datos. El sistema de gestión documental utilizado por el Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid permitirá que está compañía pueda enviar a cada cliente una imagen de los efectos y documentos firmados por el mismo, al tiempo que también se utiliza para realizar la captura de datos y mejorar la gestión de la información.

El Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid, que se encarga de dar soporte a todas las transacciones de backoffice (compensación, cheques, transferencias, servicio de nóminas, tarjetas, valores) del Grupo Caja de Madrid (formado por la Entidad Financiera Caja de Madrid, el Banco de Crédito y Ahorro, la Corporación Financiera Caja de Madrid y la Fundación) ha puesto en marcha un sistema de gestión documental que, sin duda, marca las pautas del camino que en un futuro próximo seguirán la mayoría de las entidades financieras.

Nemesio Fernández, Director del Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid, considera que la posibilidad de implementar estos sistemas de gestión documental se empezó a tener en cuenta cuando su compañía se planteó hace dos años "buscar las soluciones y tecnologías más apropiadas para resolver ciertas problemáticas referentes al tratamiento masivo de documentos y optimizar estos procesos dentro de nuestra organización. Los sistemas que teníamos habían llegado prácticamente a su tope y era necesario realizar una optimización que contribuyera a mejorar la calidad del servicio a los clientes del Grupo y disminuir sustancialmente los costes. Se hizo así un estudio de la situación de las tecnologías existentes y tomamos la decisión de diseñar un aplicativo que pudiera solucionar dicha problemática".

Por esta razón, en 1992, CTD e Infoservicios (empresas participadas por el Grupo Caja de Madrid) comenzaron a trabajar junto con los especialistas y técnicos del Departamento de Cartera de Efectos del Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid para implementar esta tecnología que rompe con la tradicional grabación de datos.

Nemesio Fernández comenta que "tras examinar muchas soluciones nos dimos cuenta de que no había ninguna en el mercado que pudiera cubrir completamente nuestras necesidades. Por esta razón, pensamos que había que configurar una solución global. Para ello, hemos trabajado con diferentes empresas, cada una de las cuales ha aportado una parte de la solución. En concreto, las dos empresas participadas por el Grupo mencionadas anteriormente han intervenido significativamente: CTD aportando el software de reconocimiento e Infoservicios actuando como integrador. Por otra parte, nuestros propios técnicos han realizado las labores de coordinación del proyecto. Así se ha llegado a configurar una solución completa que permite mecanizar los procesos de la cartera de efectos, desde la llegada de las remesas, pasando por las fases intermedias de lectura, reconstrucción, verificación y corrección, hasta llegar al almacenamiento de los documentos en ficheros de datos o de imágenes para posteriores consultas o para envío de las imágenes a nuestros clientes".

Equipamiento hardware

En lo que se refiere a hardware, el sistema instalado en el Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid dispone de un escáner conectado a un servidor de red, una estación de consulta/supervisor, un servidor de comunicaciones y servidores ICR. Todos estos equipos están enlazados a 2 Mbps con un mainframe IBM, con impresoras de correspondencia, un servidor de comunicaciones, un servidor de datos, una estación de consulta y un servidor de imágenes.

En lo que se refiere a software, como base de reconocimiento la solución emplea TextPert 4.1, que se utiliza para la creación gráfica de los formularios, ajustando los parámetros de reconocimiento según convenga en cada caso. También existen una serie de desarrollos específicos entre los que se encuentra el Sistema de Catálogos, que agiliza el reconocimiento de formularios y permite el propio "aprendizaje" del sistema, además de unas bases de datos que garantizan la fiabilidad de los resultados.

Por otra parte, la solución OCR-Banca, además de utilizar este software se apoya en unas placas TextPert HSB que incorporan un procesador RISC y 5 MB de RAM, que multiplica la capacidad del software sin consumir recursos del sistema. Los motores de reconocimiento, los módulos que permiten trabajar con los diferentes diccionarios, la base de conocimiento necesaria para realizar el reconocimiento de caracteres, etc. son cargados en las placas en el proceso de inicialización del sistema.

OCR-Banca utiliza tres placas TextPert HSB por estación ICR con una capacidad de reconocimiento de 120.000 caracteres por minuto y procesa 350 documentos en una hora.

Al Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid le llegan los efectos que tienen que ser tratados. Hay que tener en cuenta que son unos volúmenes bastante altos. Primero se realiza la captura de los mismos a través de un escaneo y a partir de este momento se trata el documento con el fin de identificar determinados campos de ese papel que interesan a la compañía: importe, fecha, el librador, el vencimiento. Toda esta información se lee sin que haya una manipulación manual. Posteriormente, se suman las cifras y se contrastan con los datos anteriores. En el caso de que se detecte algún tipo de problema en esa captura se hace un tratamiento manual, unos operadores corrigen los datos. La información una vez validada se queda almacenada en discos ópticos y ya queda a disposición para su consulta.

El proceso se podría resumir siguiendo los siguientes pasos: preparación y digitalización; lectura y reconstrucción; verificación y corrección, y salida. Dentro del primer proceso se encuadraría la recepción de las remesas, la preparación de documentos y la generación de imágenes comprimidas. En el proceso de lectura y reconstrucción se contempla: el tratamiento de la imagen, la lectura y corrección de cabeceras de remesa y la lectura de documentos. En el tercer paso, se realiza la verificación total o por erróneos y los procesos de cuadre. La salida se realiza a través de ficheros de datos y ficheros de imágenes.

Ventajas de los sistemas de gestión documental

Con la utilización de esta tecnología de gestión documental, el Grupo Caja Madrid, según ha explicado Nemesio Fernández, quiere conseguir tres ventajas: "una sería la mejora de la calidad del servicio al cliente ya que éste va a recibir una imagen de los efectos, una fotocopia del documento que ha firmado". Este servicio se pondrá en marcha a lo largo de este mes y con esta operación el Grupo Caja Madrid espera ser la primera entidad financiera de este país que consiga enviar la imagen al cliente de los efectos o de los cargos que haya contraído.

La segunda ventaja aportada por la tecnología de gestión documental instalada en el Area de Operaciones del Grupo Caja de Madrid es su utilización para la captura de datos lo que permite reducir los costes ya que se sustituye la recogida de datos manual por una tecnología de imagen.

Este Area del Grupo Caja de Madrid comenzó a utilizar esta tecnología para la captura de datos en el mes de enero por lo que se ha podido apreciar una reducción de costes en la captura de datos de un 12 por ciento y se espera llegar al 25 por ciento, aunque Nemesio Fernández ha querido destacar que para el Grupo Caja de Madrid lo más importante de esta implementación ha sido la mejora de la calidad de los servicios hacia el cliente no la reducción de los costes. Además hay que señalar que ese 12 por ciento de reducción se puede contrarrestar con los costes que puede conllevar poner en marcha estos sistemas.