Aplicaciones ofimáticas, hacia la nueva Era del Conocimiento

A menos de dos años del comienzo del próximo milenio, ya nadie duda de que el éxito de cualquier empresa depende de la correcta utilización y gestión de la información . Además, esta información debe fluir entre toda la organización, siendo posible la comunicación y colaboración entre todos los empleados e incluso con otros agentes externos a la compañía . La migración a nuevas aplicaciones que permitan desarrollar estos objetivos no tiene que ser traumática si se sigue una metodología adecuada .

Contar con una suite de aplicaciones ofimáticas preparada para los nuevos retos de las organizaciones puede suponer una ventaja competitiva, reduciendo costes y aumentando la productividad . Pero sobre todo abre nuevas formas de comunicación y colaboración . Por eso, es requisito indispensable que las tecnologías web estén totalmente integradas con las aplicaciones que van a utilizar los usuarios de las grandes compañías . De esta forma, un producto como Office 97 ofrece eficiencia individual, mediante software integrado e inteligente y soluciones intranet, permitiendo a los usuarios compartir información a través de la organización . Estas características son ya bien conocidas pero a la hora de plantearse la migración es importante saber que la última versión de Office ofrece una gestión de software mejorada gracias a las nuevas herramientas de instalación y administración que no sólo facilitan la migración sino que reducen los costes de soporte .

Organizando la migración

En las cinco primeras entregas del cuaderno “Las aplicaciones ofimáticas en los entornos corporativos”, se ha visto cuáles son las ventajas que una empresa puede obtener en este tipo de entornos . Sin embargo, en muchas ocasiones el trabajo de migración a una nueva suite ofimática puede ser largo y tedioso . En esta última entrega se tratará de ofrecer un marco de migración desarrollado en diferentes fases que facilitarán el proceso .

La primera fase que debe llevarse a cabo es la delimitación de los equipos que deberán llevar a cabo la migración .

De esta forma, en cualquier proyecto de migración se debe contar con un equipo de conversión para identificar los asuntos de conversión de macros y la contratación de los servicios externos apropiados . En segundo lugar, un equipo de formación es necesario para asegurarse de que los usuarios son capaces de sacar el máximo partido a los nuevos recursos desplegados . Estos dos equipos facilitarán la preparación ante el cambio que supone la implantación de la nueva suite de aplicaciones .

Para planificar la instalación se requiere un equipo de instalación, que considerará las necesidades de la organización y determinará cuáles son las configuraciones ideales para cada usuario o grupo de usuario, y un equipo de despliegue, que identificará cuándo, cómo y dónde debe ser desplegado el nuevo software, incluyendo la determinación de los requerimientos mínimos de hardware para servidores y desktops .

Finalmente el equipo de implementación gestionará los retos de las comunicaciones y coordinará la migración . Los equipos deben también seguir unas pautas, que se estarán descritas en la segunda parte de este capítulo, ya que las pruebas y el despliegue de un proyecto piloto son indispensables para asegurarse del éxito de la implantación final .

Los resultados

La tarea de no es fácil, sin embargo, los resultados tras la completa instalación de Office 97 a través de toda la organización son la mejor garantía de amortización del proyecto . El estudio de IDC, A Customer Perspective on Intranets, Collaborative Computing, & Office 97 Implementations, concluye que Office 97 incrementó los niveles de comunicación y colaboración en las seis grandes corporaciones de las que las consultora estudio sus soluciones Intranet y de informática colaborativa . Según IDC este incremento impacta directamente en dos áreas críticas de una organización . Por un lado, incrementa las transferencias de información entre áreas funcionales o geográficas de la empresa y, por otro, permite a las organizaciones mejorar sus procesos de negocio gracias a soluciones intranet, soluciones con Outlook, etc .

Los siguientes son algunos ejemplos de los resultados que la firma consultora advirtió durante el estudio .

MCI dobló los contenidos en su Intranet desde la instalación de Office 97 .

Las herramientas de colaboración incluidas en Office 97 permitieron a HBM mejorar sus procesos, ahorrando cientos de millones a la firma .

Los usuarios finales de Bose pasaron a ser un 20% más productivos a la hora de encontrar información y gestionar su correo electrónico .

Por su parte, Technology Business Research analizó miles de llamadas a los Centros de Ayuda al Usuario de 12 empresas pertenecientes a las Fortune 100 . El objetivo era determinar qué impacto tendría la migración a Office 97 en relación con el nivel de soporte necesario para la versión anterior de Office ( Office 4 . x ) . El estudio Extending the Helpdesk to the Desktop concluyó que cuando los usuarios utilizan los sistemas de ayuda incorporados en Office 97, el nivel de llamadas de soporte se reduce en un 52% . Adicionalmente, se pudieron eliminar el 11% de las visitas de los técnicos a usuarios que necesitaban ayuda, ahorrando más de 70 millones de pesetas en la corporación media estudiada ( 8 . 733 PCs, ahorro de 8 . 400 pts por PC por año ) . En las empresas que ya tenían Office 95, el análisis de TBR demostró que los usuarios utilizaron un 60% más los sistemas de ayuda de Office 97 que en Office 95 . El 50% de las llamadas registradas con Office 95 nunca hubiera ocurrido con Office 97 .

GIGA: Migración a Office 97

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El estudio de GIGA sobre el impacto global de la migración a Office 97 ( Total Economic Impact of Microsoft Office 97 Migration ) se basa en el análisis de los beneficios obtenidos y los costes incurridos- por 14 grandes corporaciones con un parque informatico superior a los 300 . 000 ordenadores personales . Dichas compañías migraban a Office 97 tanto desde suites ofimáticas de la competencia Office 4 . x y Office 95 según los casos .

Las principales conclusiones fueron:

- Se incrementa el valor y la importancia de las soluciones de negocio desarrolladas sobre Office . El 75% de las compañías desarrollaron soluciones y, cuando éstas se finalizaron, Visual Basic para Aplicaciones ( VBA ) redujo los tiempos y costes de desarrollo en un 50% .

- En la primera fase de migración las llamadas a los centros de soporte de las empresas participantes se redujeron en un 22% . Las estimaciones de GIGA hablan de una reducción hasta del 30% en la fase final de la migración .

- En comparación con versiones anteriores se necesitó un 33% menos de formación de usuario .

- Las herramientas asociadas a Office 97 permitieron ahorrar más de 30 minutos por PC instalado en comparación con versiones anteriores . Este ahorro se reparte en 14 min/PC ahorrados gracias al Network Installation Wizard ( NIW ) , 7 min/PC gracias al uso de Políticas de Sistema y 17 min/PC con el uso de SMS .

Turner Broadcasting Systems

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Turner Broadcasting Systems, es la mayor cadena del mundo de noticiarios y su creador, Ted Turner, puede ser considerado como un verdadero visionario . Actualmente su visión se centra en el potencial de Internet como canal de comunicación . Así, Tuner Broadcasting Systems patrocina siete sitios Web, entre los que se incluyen el CNN, Cartoon Network, Turner Classic Movies,etc . A estos web sites entran tanto estudiantes como economistas de Wall Street, por lo que pue