Añadiendo una capa al ERP
Hotetur ajusta Navision Finantial a las necesidades de la gestión hotelera
Alcanzar la cifra de 200 hoteles es el objetivo que se ha fijado Hotetur, una cadena hotelera que cuenta actualmente con 23 instalaciones en España, Cuba y República Dominicana. Para afrontar este crecimiento, el departamento de sistemas de la cadena, al frente del cual se encuentra Matías Mut, decidió que era necesario asumir una misma filosofía de trabajo en todos los hoteles y estandarizar los procesos de manera que la incorporación de nuevos hoteles se implementara con la máxima transparencia. Para ello, se optó por desarrollar FinHotel, un módulo de gestión hotelera construido sobre Navision Finantials.
Montar una infraestructura de sistemas de información que pudiera soportar este crecimiento, era tal y como explica Matías Mut, responsable de sistemas de Hotetur, “la base de toda nuestra estrategia posterior, puesto que homogeneizar los procesos facilitará posteriormente la incorporación de hoteles que estaban siendo operados por otras organizaciones a la cadena”. A la hora de homogeneizar todos los procesos, el departamento de sistemas de Hotetur estudió las opciones del mercado, pero de acuerdo con Mut, “finalmente, no se valoró otra posibilidad que la de parametrizar el paquete de Navision de acuerdo con nuestras necesidades ya que no encontramos ningún módulo específico para la gestión hotelera y utilizar ERPs mucho más grandes como puede ser el de SAP u Oracle suponía multiplicar por cien el coste de nuestras instalaciones, por lo que no lo consideramos oportuno”. En cuanto a la elección de Navision como base del módulo , según el máximo responsable de la infraestructura tecnológica de la cadena, “la verdad, es que no estudiamos otras posibilidades porque, nosotros como Hotetur teníamos una sólida relación con SGB, el grupo que nos ayudó a adaptar el paquete y éstos a su vez eran ya partners de Navision, con lo cual ya lo tenían como una herramienta de desarrollo bastante consolidada. A todo esto hay que añadir, lógicamente, unos costes aceptables así que nos pusimos manos a la obra junto a SGB para crear FinHotel sobre Navision Finantials”.
Desarrollo a medida
Matías Mut se muestra orgulloso de su creación y considera que la cadena hotelera a la que pertenece es, en cierta medida, “padre de la criatura” puesto que ayudó y participó en la creación de este producto. Aunque, igualmente no titubea a la reconocer que, posteriormente, el paquete de gestión hotelera se ha visto mejorado por otras cadenas que se han incorporado y que han colaborado con nuevas a el desarrollo de FinHotel. La idea originaria con la que se ideó el sistema era poder gestionar cada hotel de forma independiente, estando controlado por una delegación, y las delegaciones controladas a su vez por la sede central.
Un hotel es una empresa pura y dura, mantiene Mut, que tiene unas ventas y tiene unos gastos. Las ventas son principalmente las camas, que pueden ir acompañadas por comida u algún otro servicio. Por lo tanto, se necesita un sistema de facturación especializado para un hotel.
El negocio hotelero: una casuística concreta
Hay un factor muy crítico en este sentido, y es la gestión del tiempo porque si un día se queda una cama desocupada ya no la puedes vendar más, la puedes vender mañana, pero esto ya supone, digamos la venta de otro producto. Esto requiere un control de la ocupación del hotel instantáneo, saber cuánto puedes vender, si está bien vendido, etc. Hay que hacer análisis tanto instantáneos como a un mes vista para ver qué agujeros te pueden quedar y aquí encontramos muchos problemas para encontrar un paquete que se adaptara. Utilizamos el Navision Finantials como plataforma de gestión, continúa Mut, ya que sobre él se ha desarrollado el módulo de gestión hotelera FinHotel. Para desarrollarlo, “lo que hubo que modificar sobre Finantials fue realmente poco, aunque sí fue necesario desarrollar nuevas funcionalidades de gestión hotelera, pero lo hicimos integrado en la contabilidad y en la gestión de compras de Navision”. El paquete danés tiene un núcleo, por encima del cual, hay toda una parte dura de nacionalización o adaptación a los diferentes países. Nosotros lo que hemos hecho es añadir otra capa más por encima para facilitar el trabajo del día a día de un hotel, por ejemplo, todo el módulo de control de economatos, etc. En definitiva, esta parametrización consiste en utilizar de una forma muy concreta el módulo estándar de compras del Navision, así como el de facturación, etc. Un punto importante de este software así como de nuestro módulo es que nos funciona tanto en España como en el Caribe, y funcionará en los nuevos destinos que tenemos previstos en Europa. El otro paquete que utilizamos es Meta4, para la gestión de nóminas y de recursos humanos y no tenemos más sistemas ahora mismo, ya que Navision cubre el resto de áreas que necesitamos.
Montar una infraestructura de sistemas de información que pudiera soportar este crecimiento, era tal y como explica Matías Mut, responsable de sistemas de Hotetur, “la base de toda nuestra estrategia posterior, puesto que homogeneizar los procesos facilitará posteriormente la incorporación de hoteles que estaban siendo operados por otras organizaciones a la cadena”. A la hora de homogeneizar todos los procesos, el departamento de sistemas de Hotetur estudió las opciones del mercado, pero de acuerdo con Mut, “finalmente, no se valoró otra posibilidad que la de parametrizar el paquete de Navision de acuerdo con nuestras necesidades ya que no encontramos ningún módulo específico para la gestión hotelera y utilizar ERPs mucho más grandes como puede ser el de SAP u Oracle suponía multiplicar por cien el coste de nuestras instalaciones, por lo que no lo consideramos oportuno”. En cuanto a la elección de Navision como base del módulo , según el máximo responsable de la infraestructura tecnológica de la cadena, “la verdad, es que no estudiamos otras posibilidades porque, nosotros como Hotetur teníamos una sólida relación con SGB, el grupo que nos ayudó a adaptar el paquete y éstos a su vez eran ya partners de Navision, con lo cual ya lo tenían como una herramienta de desarrollo bastante consolidada. A todo esto hay que añadir, lógicamente, unos costes aceptables así que nos pusimos manos a la obra junto a SGB para crear FinHotel sobre Navision Finantials”.
Desarrollo a medida
Matías Mut se muestra orgulloso de su creación y considera que la cadena hotelera a la que pertenece es, en cierta medida, “padre de la criatura” puesto que ayudó y participó en la creación de este producto. Aunque, igualmente no titubea a la reconocer que, posteriormente, el paquete de gestión hotelera se ha visto mejorado por otras cadenas que se han incorporado y que han colaborado con nuevas a el desarrollo de FinHotel. La idea originaria con la que se ideó el sistema era poder gestionar cada hotel de forma independiente, estando controlado por una delegación, y las delegaciones controladas a su vez por la sede central.
Un hotel es una empresa pura y dura, mantiene Mut, que tiene unas ventas y tiene unos gastos. Las ventas son principalmente las camas, que pueden ir acompañadas por comida u algún otro servicio. Por lo tanto, se necesita un sistema de facturación especializado para un hotel.
El negocio hotelero: una casuística concreta
Hay un factor muy crítico en este sentido, y es la gestión del tiempo porque si un día se queda una cama desocupada ya no la puedes vendar más, la puedes vender mañana, pero esto ya supone, digamos la venta de otro producto. Esto requiere un control de la ocupación del hotel instantáneo, saber cuánto puedes vender, si está bien vendido, etc. Hay que hacer análisis tanto instantáneos como a un mes vista para ver qué agujeros te pueden quedar y aquí encontramos muchos problemas para encontrar un paquete que se adaptara. Utilizamos el Navision Finantials como plataforma de gestión, continúa Mut, ya que sobre él se ha desarrollado el módulo de gestión hotelera FinHotel. Para desarrollarlo, “lo que hubo que modificar sobre Finantials fue realmente poco, aunque sí fue necesario desarrollar nuevas funcionalidades de gestión hotelera, pero lo hicimos integrado en la contabilidad y en la gestión de compras de Navision”. El paquete danés tiene un núcleo, por encima del cual, hay toda una parte dura de nacionalización o adaptación a los diferentes países. Nosotros lo que hemos hecho es añadir otra capa más por encima para facilitar el trabajo del día a día de un hotel, por ejemplo, todo el módulo de control de economatos, etc. En definitiva, esta parametrización consiste en utilizar de una forma muy concreta el módulo estándar de compras del Navision, así como el de facturación, etc. Un punto importante de este software así como de nuestro módulo es que nos funciona tanto en España como en el Caribe, y funcionará en los nuevos destinos que tenemos previstos en Europa. El otro paquete que utilizamos es Meta4, para la gestión de nóminas y de recursos humanos y no tenemos más sistemas ahora mismo, ya que Navision cubre el resto de áreas que necesitamos.
