Ahorrando tiempo y dinero en la instalación de Office 97

Para garantizar que la instalación de Office 97 de manera masiva se realiza con la mayor agilidad y eficacia, Microsoft presenta junto a la suite de aplicaciones una serie de herramientas y utilidades capaces de acelerar el proceso . La adecuada utilización de elementos como Office Resource Kit, Network Installation Wizard ( NIW ) , Systems Management Server ( SMS ) y Windows Systems Policy, aseguran un ahorro de tiempo y, en consecuencia, de costes para cualquier organización que desee renovar sus aplicaciones ofimáticas corporativas hacia Office 97 .

Microsoft Office Resource Kit y Network Installation Wizard ayudan a la instalación de Office incorporando herramientas de software, convertidores, utilidades y formatos de archivos para facilitar la labor de soporte a los usuarios y para el mantenimiento de Office 97 para Windows y Office 98 para Macintosh en consonancia con las versiones previas de la suite de aplicaciones ofimáticas de Microsoft . De las herramientas de instalación en los sistemas clientes que ofrece Office Resource Kit destaca de forma especial Network Installation Wizard ( NIW ) , encargada de customizar y automatizar la instalación de Office en una red .

Esta herramienta permite modificar los archivos de información de Setup para crear una instalación en red de Office customizada . Si se instala Office en modo batch ( sin la interacción del usuario ) , el Setup instala el software utilizando los valores por defecto que se especifiquen con el Network Installation Wizard ( NIW ) . Si los usuarios instalan Office de manera interactiva, los valores que se establecen con NIW se presentan como las opciones por defecto durante la instalación .

Microsoft System Manager y la instalación de Office

Siguiendo las recomendaciones de Giga, la manera más simple de utilizar Systems Management Server para instalar Office es instalar la suite localmente en los PCs de los usuarios utilizando una implementación “Typical” o “Custom” o mediante la utilización de un comando de Setup que puede crearse a medida . Los pasos a seguir son dos: el primero, crear un paquete para Office y, el segundo, crear y operar una tarea para distribuir el paquete .

Un paquete consiste en una carpeta que contiene todos los archivos de instalación de Office y un archivo de definición de paquetes ( Package Definition File ) o PDF . Este PDF, a su vez, describe los comandos de Setup que pueden utilizarse para instalar Office en los PCs clientes .

Por otro lado, una tarea la forman un paquete y una lista de ordenadores clientes de destino . Systems Management Server copia el paquete a los servidores de distribución que dan servicio a los clientes y ejecuta las tareas sobre estos últimos .

De cualquier forma, antes de utilizar Systems Management Server para instalar Office es necesario crear un punto de instalación administrativo en un servidor, ya que SMS utiliza este punto como carpeta fuente .

Instalación remota con SMS

Para instalar Office de forma remota este procedimiento se realiza a través de una operación desde la instalación del servidor de red, el Setup crea iconos en el PC del usuario que representan las aplicaciones de Office residentes en el servidor en el cual se instaló la suite .

Al utilizar Systems Management Server para instalar Office de esta forma, la herramienta crea iconos en el PC que enlazan con un proceso del propio SMS en lugar de hacerlo directamente con las aplicaciones de Office . Al pulsar sobre un icono de Office el proceso de Systems Management Server encuentra un servidor de distribución que contiene la aplicación de Office apropiada y la hace operar desde el servidor .

Si el usuario utiliza Windows 95 como sistema operativo, el proceso de Systems Management Server toma al azar cualquier servidor de distribución disponible para que el usuario pueda utilizarlo, repartiendo, a partir de ahí, la carga entre servidores .

Si el sistema operativo utilizado es Windows NT, Systems Management Server siempre toma el servidor de distribución desde el que se instaló Office .

A mayor flexibilidad, mayor complejidad

A medida que el ordenador personal ha ido creciendo en potencia y flexibilidad, también se ha producido un incremento paralelo y proporcional en su complejidad . Este aumento de la complejidad ha dado paso a una serie de retos para los administradores de sistemas . La flexibilidad del sistema operativo Windows de 32 bit significa que éste es altamente customizable, permitiendo a los usuarios adaptar sus sistemas a sus gustos personales . Para el administrador, sin embargo, esta flexibilidad puede implicar una pérdida de control . Así, sin los medios de seguridad adecuados, los usuarios novatos se ven involucrados en problemas al ajustar inadvertidamente una configuración clave de la máquina . Devolver el sistema a su prioridad de tareas adecuada suele requerir la visita de un técnico, con las pérdidas de tiempo y dinero que ello implica .

Los administradores tienen también que mantener un determinado grado de flexibilidad en toda la organización para acomodar una amplia gama de usuarios, desde los relativamente novatos, hasta los usuarios avanzados . Para cubrir esta necesidad, los administradores de sistemas necesitan una manera centralizada y flexible para controlar el grado en el que los usuarios acceden a las configuraciones de sus máquinas .

En este sentido, la mayoría de las organizaciones trabaja para establecer un paradigma de red que se ajuste a las necesidades de la compañía . Estos modelos varían sensiblemente entre cada tipo de empresa y, en lugar de ofrecer soluciones para las pocas situaciones comunes, Microsoft ha creado una serie de herramientas flexibles que permiten a los administradores customizar Office para cada organización . De forma más concreta, Office 97 incorpora varias características y ampliaciones directamente en los productos para simplificar la gestión del software y facilitar una transición suave .

Windows System Policy

Entre estas nuevas características se encuentran las Windows System Policies o políticas de sistemas de Windows . De esta forma, utilizando el editor de políticas de sistemas, los administradores pueden ofrecer una mayor consistencia entre sistemas cliente al tiempo que mantienen la flexibilidad que necesitan para soportar un amplio rango de usuarios . De esta forma, se pueden controlar centralmente casi todas las opciones de configuración para las aplicaciones de Office, reduciendo la saturación administrativa durante la migración y el mantenimiento .

Los sistemas operativos y las aplicaciones modernas poseen múltiples opciones que los usuarios pueden customizar para alterar el comportamiento y el interfaz de usuario de sus ordenadores . Un administrador de red puede configurar muchas de estas opciones remotamente para todos los miembros de un grupo de trabajo utilizando las políticas de sistemas de Windows . Estas políticas de sistemas permitirán, por tanto, ofrecer una mayor consistencia entre sistemas cliente y centralizar los esfuerzos de soporte y mantenimiento .

Presentadas por vez primera en Windows 95, y actualmente soportadas por Windows NT Workstation 4 . 0, las políticas de sistemas ofrecen al administrador control sobre las configuraciones de los clientes tanto para el sistema operativo como para las aplicaciones sobre los ordenadores de los usuarios finales . Las políticas de sistemas pueden capacitarse para que operen con cualquier usuario que se conecte a la red . A través de ellas, el administrador puede determinar las opciones del sistema operativo tales como las configuraciones de red o la apariencia del menú de inicio .

Sobre una máquina aislada, las opciones de s