Acertar en la elección

Incorporar ayuda externa puede servir de ayuda en un proyecto de integración de sistemas o de proceso cliente/servidor. En realidad, si se realiza correctamente, encargar un proyecto a un consultor puede ahorrar millones a largo plazo a una empresa grande. Sin embargo, contratar a una firma de consultoría inadecuada -que no posea los conocimientos y capacidades necesarios o que no se integre bien con la propia empresa- podría resultar una tarea difícil y costosa.

La clave de las buenas relaciones entre consultores y clientes está en recordar que se trata de una relación mutua en la que el cliente tiene una ventaja estratégica. Usted y la Dirección de su empresa deberán sentirse confortables con la capacidad y los conocimientos, las promesas y, sobre todo, las personas de la firma de consultoría en cuestión. Realizar ciertas actividades al principio evitará posiblemente muchos problemas más adelante.

Analistas y Directores de Sistemas de Información que han recurrido a firmas de consultoría afirman que una compañía debe comenzar por evaluar y calcular sus propios objetivos. Algunas empresas están creciendo con tanta rapidez que necesitan un consultor que les permita estructurar un sistema, mientras que otras desean ayuda para llevar a cabo la reingeniería de sus procesos de negocio y la reestructuración de departamentos específicos, y aún otras más contratan con compañías especializadas y expertas en el downsizing del mainframe para evitar el coste de formación del propio personal informático para un trabajo que sólo se realizará una vez.

Las firmas de consultoría presentan una variedad de tamaños y especialidades. Hay mega-consultoras, como Andersen Consulting, Ernst & Young o Coopers & Lybrand, que ofrecen servicios financieros y comerciales junto a asesoramiento técnico, y vendedores de hardware, como IBM, Digital Equipment y Hewlett-Packard, que también ofrecen servicios de consultoría, recomendando con frecuencia productos de competidores para un determinado trabajo. También existen miles de firmas locales, empresas de una o dos personas a las que les agradaría emplear todo su tiempo en el proyecto de una compañía. Y, finalmente, compañías de software como Oracle y Microsoft están añadiendo servicios de consultoría a sus ofertas, al comprobar las empresas que la implementación de tecnologías cliente/servidor resulta bastante más compleja que cargar un nuevo programa de hoja electrónica en un PC.

¿Qué tipo de empresa de consultoría es el mejor?

La sabiduría popular aconseja que las grandes compañías que necesitan una gran cantidad de recursos utilicen los servicios de una gran empresa de consultoría, y es necesario tener en cuenta además los aspectos psicológicos de seleccionar una firma grande.

Por otra parte, si se opta por elegir una firma de consultoría más pequeña, el proyecto podría recibir la atención de los miembros más experimentados del equipo de proyectos de aquella. Pero cualquier afirmación tiene sus excepciones.

Más que ninguna otra cosa, la elección de la firma deberá estar determinada por cualidades intangibles, como por ejemplo si el personal interno congenia con la personalidad de sus equivalentes en la firma de consultoría.

La compatibilidad cultural es muy importante. En realidad, las compañías que han utilizado con éxito firmas de consultoría para proyectos técnicos señalan que una relación satisfactoria con la firma contratada es más importante que el coste del proyecto mismo. Una relación a largo plazo con una compañía de calidad es más importante que evaluar hasta el último detalle el coste de un proyecto.

La lista de la compra

Si se está intentando establecer una lista específica de requerimientos al elegir una consultoría, hay algunas constantes a considerar: analizar cuidadosamente las referencias, buscar una compañía que haya llevado a cabo muchas veces el mismo tipo de proyecto que uno tiene previsto, y negociar con firmeza al establecer el acuerdo, ya que los contratos pueden variar considerablemente.

Ninguna de estas recomendaciones es exactamente nueva, pero según quienes han tenido que elegir entre diversas opciones de consultoría, nunca será demasiado el cuidado con que se actúe. Sin embargo, incluso la certificación no es necesariamente suficiente; se trata aún de un proceso de "prueba y error", en base a las capacidades y experiencia reales de las personas.

No hay que pensar que la firma del contrato lo va a proteger a uno; lo ideal es celebrar la mayor cantidad de reuniones posibles con el consultor, para conocer y controlar lo que está sucediendo

Acuerdos a medida

Es posible que los modelos siguientes le ayuden a evitar catástrofes. Lo importante a recordar, afirman quienes poseen la experiencia, es que los consultores están trabajando para usted: si tiene una necesidad específica, incluya los detalles en el acuerdo, de manera que se atiendan sus requerimientos concretos.

No obtendrá lo que desea si no lo pide.

Imaginemos una hipotética empresa con una necesidad específica y frecuente: convertir sus programas Cobol, del mainframe de la compañía a servidores Unix. Como la conversión parecía un trabajo a realizar de una sola vez, resultaba aparentemente menos costoso contratar a un consultor que formar de nuevo al personal interno para la tarea.

Como la empresa había tenido en el pasado experiencias poco satisfactorias con firmas contratadas -en proyectos tecnológicos y de otro tipo- se incluyeron incentivos y penalizaciones en su contrato con la Organización de Servicios Profesionales del suministrador hardware de los nuevos servidores, para garantizar una entrega a tiempo y de acuerdo con el presupuesto. Retrospectivamente, lo único que esta empresa cambiaría si tuviera que realizar de nuevo el proyecto sería aplicar menos énfasis al cumplimiento de las fechas planificadas del mismo. Se hubieran evitado muchas preocupaciones si hubieran concedido 60 días más al consultor.

Cambiar a mitad de camino

La prueba de que el camino hacia una consultoría de éxito es único y específico para cada compañía queda ejemplificada por el caso de la firma K. Esta firma de transportes marítimos cambió de consultora a mitad de corriente y quedó satisfecha de los resultados.

Según K. la compañía necesitaba realizar una rápida transición desde sistemas ya existentes, y comenzó con una firma tradicional del sector de consultoría que era fuerte en planificación, metodología y experiencia respecto al objetivo conceptual.

Sin embargo, el equipo de Sistemas de K. no pensaba que esta firma de consultoría gigante tuviera la capacidad técnica para implementar el sistema PowerBuilder/Oracle que había recomendado.

Esto es así por la existencia de una cierta dicotomía en el sector. La estructura de las Seis Grandes firmas de consultoría resulta útil al comienzo del proyecto, pero aún están intentando reestructurar el proceso cliente/servidor. Es aquí donde intervino una firma de consultoría de menor tamaño, especializada en migraciones como la que estaba intentando realizar K. El proyecto fue un éxito completo.

Verdaderos incentivos

D. era una empresa que necesitaba crear a partir de cero los sistemas informatizados e integrados de soporte al cliente, los sistemas de facturación, y un sistema de distribución nacional. Debido a la escasez de tiempo, D. recurrió a la ayuda de consultores para los tres sistemas.

Para llevar la cuenta de las actividades, esta compañía de reciente creación se aseguró de que sus sistemas de facturación se completasen a tiempo y en la mejor forma posible ofreciendo a su outsourcer una parte de los beneficios resultantes.

Esta alianza estratégica es un gran incentivo, puesto que el outsourcer comparte los riesgos también si las ventas no aumentan con t