Los sistemas heredados obsoletos, principal barrera de la optimización de los procesos documentales
Los anticuados equipos de backoffice, menos actualizados y con menos recursos que los de frontoffice, están provocando que ocho de cada diez empresas no sean capaces de racionalizar por completo sus procesos documentales críticos.
Un estudio de Coleman Parkes y Ricoh, elaborado en Europa, revela que más de un tercio de los directivos en el Viejo Continente sopesa comprar nuevas tecnologías (como tablets y smartphones) a pesar de aún no haber aprovechado al máximo sus infraestructuras actuales.
Algo que, unido a un preocupante 79% que afirma ser incapaz de racionalizar sus procesos documentales críticos por culpa de los envejecidos sistemas de backoffice, deja entrever una laguna entre las inversiones destinadas a la tecnología de front y back office, ya que se destinan más recursos en nuevas tecnologías más notorias o palpables mientras que estos decaen en el área de backoffice. Este enfoque dispar en la gestión de los procesos podría implicar que los procesos documentales queden expuestos a cuellos de botella, duplicación de esfuerzos o riesgos de seguridad.
El estudio, que conforma la segunda parte del Índice de Gobierno Documental de Ricoh 2012, revela que, mientras que las compañías europeas afirman que los nuevos dispositivos -como los smartphones y las tabletas- les ayudan a gestionar sus procesos documentales críticos, la mayoría no está en condiciones de optimizar su infraestructura tecnológica porque sus sistemas operativos principales no son compatibles y no están preparados.
Unas contradicciones que se repiten en cuanto al cloud computing. Y es que un 70% de las organizaciones europeas está utilizando el cloud para facilitar el acceso móvil a los procesos documentales, pero sólo un 50% cree que este sistema hace más fáciles estos procesos. Ello significa que muchas organizaciones, aquellas que no han realizado una correcta planificación, no podrán beneficiarse de su cuota del aumento anual previsto de 160 000 millones de euros, que la Comisión Europea prevé que los servicios de cloud aportarán al PIB en la Unión Europea en 2020.
