Año 2000: la cuenta atrás ha comenzado

Cualquiera que piense que el problema del año 2000 ha sido difícil hasta ahora, puede irse preparando para lo que viene . " El año 1999 va a ser el más intenso y el más costoso, " afirma Gartner Group . La mayoría de las compañías necesitarán emplear entre 5 y 16 meses en las pruebas, y muchas no han comenzado aún . Cuatro de cada cinco paquetes de software comercial no cumplen aún con las normas . Y las compañías se encontrarán invirtiendo hasta un 30% de sus presupuestos totales del año 2000 en planificación e implementación de contingencias, actividades que muchos ni siquiera han planificado .

Durante todo este año, los directores de proyecto deberán esforzarse al máximo para mantener el control sobre la forma en que emplean su tiempo . Como muchas compañías darán el paso al año fiscal 2000, " en 1999 tendrá lugar un volumen de fallos mucho mayor, " afirma el Gartner Group, " y tendrán que abordar otras prioridades mientras se enfrentan a los fallos . "

Tener una idea clara de a dónde se va puede ayudar a mantener las cosas en perspectiva .

Solucionar factores de riesgo comercial

Es aconsejable concentrarse en remediar componentes de criticidad entre media y alta, en términos del riesgo que significan para la empresa . En 1999 deben abordarse los que no están resueltos todavía, y después decidir si remediar los de baja criticidad . Estas son aplicaciones cuyo fallo podría causar inconvenientes pero no pérdida financiera ni ningún riesgo para el bienestar, la seguridad o el servicio a los clientes . En algunos casos, no merece el esfuerzo ni el costo . Pero el peligro de un fallo acumulativo de aplicaciones de baja criticidad podría convertirse en un problema .

Probando la totalidad

Es muy posible que se hayan comprobado sistemas de forma individual; ahora es el momento de probarlos en su conjunto .

Pruebas selectivas

La fase de pruebas puede ser un buen momento para adoptar algunas decisiones . Una buena idea es asignar a cada aplicación puntuaciones de entre 1 y 6, correspondiendo 1 al caso en el que un fallo dejaría a la empresa fuera del negocio, y 6 al caso en el que un fallo no ejercería ningún impacto .

Esta etapa debe incluir las pruebas de los mainframes, las de las firmas proveedoras y los posibles planes de contingencia a desarrollar . Es aconsejable continuar probando y optimizando las pruebas durante todo el año . No sólo deberán probarse los sistemas desde el punto de vista de los ordenadores y los programas; también deben probarse los planes de contingencia para asegurarnos de que funcionan . Esta será una tarea que consumirá mucho tiempo y esfuerzo durante 1999 .

Cadena de suministro

A estas alturas, resulta muy recomendable realizar el intercambio de documentos usual con clientes y proveedores, pero no está de más ir aún más allá y visitar las instalaciones de proceso de los principales proveedores, para conocer mejor si están progresando o no en sus problemas del año 2000 .

Conservar a las personas

La gestión de recursos humanos resulta una cuestión de importancia crítica . Al comenzar algunas compañías a acelerar sus actividades para el año 2000, es previsible un incremento de la demanda de recursos, así que conservar a las personas clave resultará un esfuerzo importante .

Preparándose para lo peor

Lo más importante a realizar es la planificación de contingencias, realizando un análisis para comprender qué posible interferencia podría producirse en los procesos comerciales, para intentar anticiparlo .

Respuesta de emergencia

Un ejemplo de respuesta de emergencia es la creación de un equipo de trabajo dispuesto a viajar para resolver cualquier posible fallo relacionado con el año 2000 en cualquier oficina o sucursal de la empresa, con el fin de corregirlo y continuar funcionando . "

Planificar la medianoche

Lo último consistirá en determinar cuál es el plan de transición específico . ¿ Qué podría suceder al cambiar realmente la fecha ? La respuesta podría estar en mantener en pleno funcionamiento todos los sistemas cuando el reloj se acerque a la medianoche el 31 de diciembre de 1999; interrumpirlos todos y reactivarlos el 1 de enero del 2000 .

¿ Y después ?

Después de terminar este proyecto, habrá que pensar cuál será el proyecto siguiente .

Mejor tarde que nunca

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En 1999, mientras los directores de proyecto que se encuentran por delante de las fechas establecidas aplican las últimas medidas a sus proyectos del año 2000, algunas compañías estarán comenzando . Los directores de proyecto que han pasado por ello ofrecen los consejos siguientes a los retrasados:

• Prescindir de lo innecesario . Hay que asegurarse de que se han identificado las cosas realmente críticas, y prescindir de los detalles marginales . En el área de los sistemas, hay muchos profesionales perfeccionistas a los que les gustan las cosas limpias y perfectas . Olvídense de conseguirlo . El que actúe así se encontrará muy limpio y muy perfecto, pero muerto .

• Aprovechar información ya disponible . Intente aprovechar información que se está haciendo pública, lo cual permitirá realizar grandes avances .

• Soluciones . Hay que dar prioridad a los sistemas clave y después comenzar a agrupar diversos departamentos con el fin de crear soluciones manuales para las cosas que no se han resuelto aún .