Los microproyectos como claves del éxito
Dado que aproximadamente las tres cuartas partes de todos los proyectos técnicos no cumplen con los plazos, rebasan los presupuestos o no alcanzan los objetivos de funcionalidad establecidos, es lógico pensar que habría que ser más ágiles en detectar aquellos grupos que se encuentran “fuera de curso”. Lo cierto es que no resulta fácil determinar cuándo un proyecto tiene problemas, y los problemas que parecen obvios mirando atrás resultan menos claros en el momento de producirse.
Monitorizar el grado de progreso de un proyecto es una parte importante de la tarea de todo director, y saber cuándo y cómo intervenir en los proyectos que están fallando es crítico para el buen estado general de cualquier organización. Además, tanto si la intervención tiene lugar para cancelar un esfuerzo sin perspectivas de éxito o para readaptar las capacidades y conocimientos del equipo o los desequilibrios en los recursos, los directores deben detectar a tiempo las dificultades con el fin de evitar los desastres.
Naturalmente, los proyectos no se retrasan dos meses en un solo día. Se retrasan un poco cada día, y el retraso se acumula hasta que es detectado. Por lo tanto, la cuestión es: ¿Cómo pueden detectarse los problemas y corregirlos cuando son simples montículos y no han alcanzado el tamaño de una montaña?
La mayoría de las metodologías aplicadas en los proyectos requieren controlar y supervisar los porcentajes de terminación de las tareas, contar las horas empleadas y hacer un seguimiento del presupuesto con el fin de verificar el estado de salud del proyecto. Desafortunadamente, se ha comprobado que estos métodos son inadecuados para evaluar el progreso real. El último 10% del proyecto siempre parece requerir el 80% del tiempo. La cantidad de horas invertidas no tiene nada que ver con el progreso, y el esfuerzo rara vez se corresponde con los resultados. Y además, aunque es importante saber qué cantidad del presupuesto se ha gastado, cualquier correlación positiva entre el porcentaje de presupuesto empleado y el porcentaje completado del proyecto es generalmente casual.
El mejor método comprobado consiste en utilizar lo que se conoce generalmente como “micro-proyectos” o “micro-resultados”. La mayoría de los proyectos se planifican como una serie de tareas que dan lugar a los principales productos a entregar: los documentos, los despliegues o la codificación de software a la que dan lugar las tareas. Sin embargo, estos resultados a suministrar son por lo general a su vez el resultado del trabajo de muchas personas durante un periodo de semanas o incluso meses.
Los micro-proyectos consisten en esfuerzos individuales, mucho más pequeños. Cuando se realiza la planificación en forma de micro-proyectos, cada persona que trabaja en un proyecto tiene responsabilidad de un determinado producto físico cada pocos días. Después, puede evaluarse el estado del proyecto comprobando si se han obtenido o no los micro-resultados previstos. Y no hay que esperar meses hasta la llegada de una gran fecha tope para comprobar el buen estado de un proyecto.
Las reglas de los microproyectos
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1- No dejar que nadie permanezca más de una semana sin estar a cargo de un micro-proyecto.
Cualquier persona que esté más de una semana sin un resultado o producto a entregar entra en un agujero negro de progreso desconocido. No es posible evaluar en realidad cómo está actuando, y es muy posible que se reciban sorpresas.
2- Los micro-proyectos se completan o no se completan.
Al evaluar el progreso alcanzado, sólo hay dos estados posibles para los micro-proyectos. O se han completado en un 100% o no se han completado en absoluto. El progreso está marcado únicamente por la aprobación final del producto. De lo contrario, se entra en un mundo subjetivo de adivinar lo cerca que están las cosas de completarse, lo cual resulta inevitablemente inexacto.
3- El progreso no se mide en esfuerzo, sino en micro resultados entregados.
La única medida significativa del progreso es si los micro-proyectos se han entregado a tiempo o no. Si se están retrasando, el proyecto global se está retrasando. Si están a tiempo, el proyecto está a tiempo.
4- Un micro-proyecto es responsabilidad de una sola persona.
Si el resultado a suministrar está a cargo de más de una persona, determinar dónde están las verdaderas dificultades se convierte en un problema. Aplicando estas reglas sencillas, es posible comenzar a identificar con rapidez y exactitud los problemas de un proyecto, y evitar las sorpresas que de otra forma tienen lugar con demasiada frecuencia.