Gestión del conocimiento. Entendamos por fin lo que significa

Desgraciadamente, no hay una definición universal del término Gestión del Conocimiento (GC), así como tampoco hay un acuerdo sobre qué es lo que constituye el conocimiento en primer lugar. Por esta razón, lo mejor es pensar en Gestión del Conocimiento en el contexto más amplio. Gestión del Conocimiento es el proceso a través del cual las organizaciones generan valor de sus activos intelectuales y del conocimiento. Con frecuencia, generar valor de esos activos implica compartirlos entre los empleados, departamentos e incluso con otras compañías en un esfuerzo por idear las mejores prácticas. Es importante destacar que la definición no dice nada sobre la tecnología; mientras que la Gestión del Conocimiento se facilita normalmente a través de la Tecnologías de la Información, la tecnología en sí misma no es Gestión del Conocimiento. A modo de ejemplo, podemos pensar en un caddie de golf como un trabajador del conocimiento. Los buenos caddies hacen más que llevar palos de golf y hacer el seguimiento de las bolas que se salen fuera de la pista. Cuando se le pregunta, un buen caddie siempre sabe aconsejar a los jugadores de golf, como “El viento hace que el hoyo número nueve se juegue a 15 yardas más”. Un consejo exacto de un buen caddie puede traducirse en una propina más grande al final del día. Si un buen caddie está dispuesto a compartir lo que sabe con otros caddies, probablemente ganarán mayores propinas. ¿Cómo puede ayudar la gestión del conocimiento para hacer que esto ocurra? El jefe de caddies puede decidir recompensar con productos de golf (palos, bolas, etc) a éstos por compartir sus conocimientos. Una vez que el mejor consejo sea recogido, el jefe de curso publicará la información en cuadernos (o PDAs), y la distribuirá a todos los caddies. El resultado final de un programa de gestión del conocimiento bien diseñado significa que todo el mundo gana. En este caso, los caddies obtienen mayores propinas y repartos de mercancía, los golfistas juegan mejor porque se benefician de la experiencia colectiva de los caddies, y los propietarios del curso ganan porque los buenos resultados llevan a repetir el negocio. No toda la información es valiosa. Por lo tanto, está en manos de las compañías individuales determinar qué información se califica como activos intelectuales y de conocimiento. En general, sin embargo, los activos intelectuales y de conocimiento se clasifican en dos categorías: explícitos o tácitos. Incluidos en el primero están activos como las patentes, marcas registradas, planes de negocio, investigación de marketing y listas de clientes. Como regla general, el conocimiento explícito consiste en cualquier cosa que pueda ser documentada, archivada o codificada, a menudo con la ayuda de las TI. Mucho más difícil de entender es el concepto de conocimiento tácito. El desafío inherente del conocimiento tácito es calcular cómo reconocer, generar, compartir y gestionar el mismo. Mientras que tecnologías del tipo e-mails, software para grupos de trabajo, mensajería instantánea y tecnologías relacionadas, pueden ayudar a facilitar la difusión del conocimiento tácito. Identificar en primer lugar este conocimiento tácito es un aspecto importante para la mayoría de las organizaciones. Beneficios de la Gestión del Conocimiento Algunos beneficios de la Gestión del Conocimiento están relacionados directamente con el ahorro de costes para la empresa, mientras que otros son más difíciles de calificar y cuantificar. En una economía actual dirigida por la información, las compañías descubren la mayoría de oportunidades en los activos intelectuales más que en los físicos. Para conseguir el máximo valor de los activos intelectuales de una empresa, los gurús de la Gestión del Conocimiento mantienen que el conocimiento debe ser compartido y servir como una fundamento para la colaboración. Pero la mejor colaboración no es un fin en sí misma. Es más, sin un contexto orientado al negocio la Gestión del Conocimiento no tiene significado en el mejor de los casos. E incluso puede llegar a ser dañino, en el peor de ellos. Consecuentemente, un programa de Gestión del Conocimiento efectivo debería ayudar a una compañía a conseguir uno o más de los siguientes objetivos: - Fomentar la innovación animando el flujo libre de ideas. - Mejorar el servicio a los clientes simplificando el tiempo de respuesta. - Incrementar la facturación llevando productos y servicios al mercado más rápido. - Realzar los ratios de retención de los empleados reconociendo el valor de sus conocimientos y recompensándolos por ello. - Simplificar las operaciones y reducir costes eliminando procesos redundantes o innecesarios. Estos son los ejemplos más frecuentes. Un acercamiento creativo a la Gestión del Conocimiento puede llevar a una eficiencia mejorada, una productividad mayor y unos ingresos más altos en prácticamente cualquier negocio. Desafíos de la Gestión del Conocimiento Los problemas más importantes de la Gestión del Conocimiento normalmente resultan porque las compañías ignoran a las personas y los aspectos culturales. En un entorno donde un conocimiento individual es valorado y recompensado, establecer una cultura que reconoce el conocimiento tácito y anima a los empleados a compartir es crítico. La necesidad de vender el concepto de Gestión del Conocimiento a los empleados no debería ser subestimada; después de todo, en muchos casos a los empleados se les está pidiendo entregar su conocimiento y experiencia, los rasgos que les hacen valiosos individualmente. Una de las maneras con las que las compañías motivan a sus empleados a participar en la Gestión del Conocimiento es mediante la creación de un programa de incentivos. Sin embargo, existe el peligro de que los empleados participen solamente para ganar los incentivos, sin respetar la calidad o la relevancia de la información a la que contribuyen. Los mejores esfuerzos de Gestión del Conocimiento son tan transparentes al trabajo de los empleados como e