5 consejos para organizar el correo electrónico

El correo electrónico es la forma de comunicación digital más ampliamente utilizada, además del más sencillo, versátil y veterano de todos . Los actuales programas disponen de toda una serie de características que facilitan su uso y gestión en casi todos los aspectos . ¿ Qué cosas se pueden hacer para que la correspondencia virtual sea más productiva ?

1 . Agenda de direcciones

Una agenda de direcciones correctamente utilizada puede ahorrar una buena cantidad de pulsaciones e idas y venidas del puntero del ratón a través de diferentes menús .

Cualquiera de los clientes de correo más populares, incluyendo Eudora, Pegasus, Microsoft Outlook o Netscape Messenger, permite guardar fácilmente direcciones de correo electrónico en agendas y posteriormente volcarlas casi sin esfuerzo en los mensajes con una simple pulsación de teclas .

Microsoft Outlook y Netscape Messenger, por ejemplo, intentarán insertar automáticamente nombres que contengan cadenas de caracteres coincidentes con la información guardada en sus respectivos directorios a medida que se vaya escribiendo el nombre del destinatario del mensaje, consiguiendo no tener que pulsar más que unas pocas teclas en lugar del nombre completo .

Eudora utiliza este recurso de forma ligeramente diferente . Con la agenda de direcciones de Eudora abierta hay que seleccionar un “alias” y a continuación determinar si éste será el receptor ( to: ) o si recibirá una copia ( cc: ) o una copia ciega ( bcc: ) con sólo pulsar el botón correspondiente .

En este mismo programa también se puede, una vez abierto un mensaje nuevo, escribir el primero o los primeros caracteres del nombre del receptor en el campo “A:” ( en realidad funciona en cualquier parte del mensaje, incluyendo el cuerpo del mismo ) y utilizar el comando “Finalizar entrada de dirección” ( o “Finish Address Book Entry” ) para que el programa haga precisamente eso, finalizar el nombre según las opciones disponibles en la agenda de direcciones . El proceso se puede acelerar aún más si además se utilizan los atajos de teclado, control+”,” en los PC y comando+”,” en los Mac .

2 . Filtros y búsquedas

La posibilidad de filtrar mensajes es tan útil como desconocido para la mayoría de los usuarios . Utilizando filtros se puede conseguir que el programa de correo envíe los mensajes entrantes y copias de los salientes a diferentes carpetas, e incluso a la papelera y es una costumbre que su buzón de entrada agradecerá .

Los filtros son especialmente útiles cuando se está suscrito a una o más listas de correo . Por ejemplo, en todos los mensajes procedentes de la Lista de Soluciones de Planeta Internet el campo “Reply-To:” contiene invariablemente el texto LSPI < LSPI@listas . idg . es > . Aprovechando esta característica es fácil configurar un filtro para que todos los mensajes que cumplan esta condición se almacenen automáticamente en un buzón creado previamente llamado, por ejemplo, “Mensajes de la LSPI” . Para crear otros filtros habrá que buscar una cadena de texto que sea común en todos los mensajes a filtrar para usarlo como “detonante” del filtro correspondiente .

Si utiliza muchos buzones es posible comprobar que cada mensaje ha quedado correctamente clasificado utilizando la opción “generar informe de filtros” disponible en Eudora . El propio programa creará un mensaje recogiendo en un listado en qué buzón se ha guardado cada uno de los mensajes recibidos .

La posibilidad de realizar búsquedas por palabras o cadenas en un mensaje, en un buzón o en todos los mensajes almacenados en cualquier buzón es otra herramienta de indiscutible utilidad y presente en prácticamente cualquier programa de correo .

Messenger, Outlook y Eudora para Windows poseen sistemas de búsqueda poco sofisticados pero sencillos en su uso, mientras que la versión para Macintosh de este último programa es mucho más potente y, casi por inercia, ligeramente más complejo y difícil de utilizar .

3 . Enviando mensajes

La mayoría de los programas intentan enviar el mensaje en el momento en que el usuario termina de escribirlo y pulsa el botón “enviar”, o transcurrido un tiempo determinado a contar desde que éste queda almacenado en el buzón de salida .

Para los usuarios que acceden a Internet a través de una conexión vía módem esta característica resulta molesta, por lo que en esta situación de conexión temporal es más apropiado configurar el programa para que según se vayan escribiendo los mensajes estos queden en cola y automáticamente se envíen todos juntos una vez que esté abierta la conexión .

En este caso y según el programa el botón de envío podrá cambiar ( por ejemplo “enviar luego” en Messenger, “En cola” en Eudora ) o mantener el nombre pero cambiando su función, tal es el caso de Outlook, en el que al pulsar sobre “enviar” el mensaje es almacenarlo en el buzón de salida y no se enviará hasta que se pulse en “Enviar y recibir” .

Incluso en el caso de disponer de conexión permanente dejar los mensajes en cola no es mala idea, así siempre es posible hacer cuantos cambios y repasos sean oportunos antes de enviarlos .

4 . Quédese copias

En algunos casos el correo electrónico es más práctico que una conversación por teléfono o directa porque en los mensajes cruzados queda constancia de todo lo que ambas partes han dicho, bien para consultarlo posteriormente o para comprobar cualquier cosa en caso de dudas .

Quedarse con copias de los mensajes que se envían es una buena costumbre que le ayudará a seguir el hilo de lo hablado ( o escrito ) y que puede sacarle de más de un apuro, sobre todo si utiliza el correo en su actividad profesional .

Para esta tarea se puede proceder igual que con los mensajes entrantes, aprovechando la