Valencia aborda su archivo mixto

- Apuesta por Steria como socio para implantar Oracle URM
- Combinará la gestión electrónica de expedientes con el archivo histórico en papel

El Ayuntamiento de Valencia se ha convertido en una de las referencias de la Administración Pública en materia de archivo electrónico y físico de documentos. Así lo asegura la jefa de proyecto del consistorio, Lluisa Lloret, que afirma que “por la diversidad de los documentos a archivar, nuestro proyecto implica aún mayor dificultad que la digitalización, por ejemplo, de la Audiencia Nacional”. Y es que el ayuntamiento valenciano gestiona cerca de 200.000 expedientes al año –con una media de 40 páginas por expediente–. “Sólo en el Registro principal”, explica Ramón Ferri, jefe del Servicio TIC, “se reciben unas 2.000 instancias diarias”.
Para entender el sistema actual de archivo es preciso remontarse varios años atrás, cuando en 2008 se aprobó un Plan Director de Sistemas en el que se contemplaba una gestión digital de expedientes que fuera reemplazando los procesos manuales y ofimáticos con que se venía trabajando. Ya a mediados de 2009, según recuerda Ferri, “vimos la necesidad de abordar la digitalización de toda la información que aún nos llega en papel, que sigue siendo mucha”. Con la Ley 11/2007 y en este contexto, “en el que aún nos quedan muchos años por delante para convivir en un escenario mixto de papel-digital”, el Ayuntamiento optó por arrancar un proyecto con el que conseguir dos objetivos fundamentales: “por un lado, la gestión de toda la información electrónica en origen y, por otro, disponer de una herramienta de archivo de toda la información que se conserva en formato papel”, indica Ferri. Hasta la fecha, ésta última labor, la venían realizando las archiveras ayudándose de Microsoft Access.
La llegada del Esquema Nacional de Interoperabilidad no hizo sino reafirmar los pasos que ya había seguido el Ayuntamiento, tanto en la conservación como en la recuperación de la información electrónica.
Arrancar un proyecto de esta envergadura –sumando el almacenamiento, requiere de una inversión cercana a los 300.000 euros– no resultó sencillo y, dado que ya contaban anteriormente con la solución de Oracle UCM, implantada por Capgemini, optaron ahora por Oracle URM (Universal Records Management), apoyándose para ello en un partner de primera fila como Steria. En este caso, la solución a implantar fue impuesta por el usuario y no propuesta por el proveedor, puesto que es el ayuntamiento quien marca siempre tanto el software como los sistemas físicos municipales.

Horizonte: 2011
En la actualidad podría decirse que el proyecto se encuentra en pleno arranque, puesto que se está procediendo a la definición de la catalogación de todos los documentos administrativos, “porque no era todo lo rigurosa que necesitaremos ahora”, precisa Lloret. Cuando concluya esta primera fase en la que las archiveras participan activamente, se procederá a la implantación y entorno de pruebas de, inicialmente, los archivos físicos. No es tarea sencilla, puesto que como puntualiza la jefa de proyecto, “tenemos que replantear todo el sistema archivístico”, conjugando la información digital per se y los metadatos que simplifican la gestión de los documentos del archivo histórico de papel. El jefe del Servicio TIC señala que a finales de marzo del año que viene todo el sistema de archivo digital y físico arrancará al 100%.
Lloret habla de Oracle URM como de “una herramienta muy potente con muchas funcionalidades, que nos aporta una gran transparencia en el archivos y simplifica y agiliza extraordinariamente las búsquedas de información”. En cuanto al papel de Steria, éste ha resultado esencial, puesto que se ha dispuesto de “una archivera que, además, es informática”, explica Lloret, “con lo que ha servido de perfecto enlace entre los dos mundos, el informático y el archivístico”. Además, Steria también asume la estructuración de los fondos documentales del ayuntamiento valenciano, siguiendo la Norma ISO 15489 de Gestión de Archivos, la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) y la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF).


Ubicación: Valencia
Superficie:
134,65 km2
Población:
815.000 habitantes
Economía: Servicios

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