Único en su género ¿o no?

Utilizando procesos prediseñados de SAR, una empresa naviera ahorra tiempo y dinero evitando la personalización .

A todo el mundo le gusta pensar que es especial . Pero como la empresa de Hong Kong, Orient Overseas Container Line Ltd . ( OOCL ) descubrió el año pasado, a veces vale la pena ajustarse a la norma .

OOCL, subsidiaria de la empresa pública Orient Overseas International Ltd . , es una de las compañías globales de transporte de contenedores más importante del mundo, con 144 delegaciones en más de 45 países . Este gigante del transporte es propietario o tiene en alquiler 34 barcos portacontenedores que cubren 41 servicios transoceánicos .

En una migración corporativa global hacia sistemas cliente/servidor realizada en 1994, OOCL optó por instalar ocho módulos del sistema financiero R/3 de SAP AG . Hoy en día, cinco de los módulos ya están funcionando sobre servidores HP-UX, de Hewlett-Packard Co . y utilizando bases de datos de Oracle Corp . OOCL calcula que le llevará dos años terminar la implementación del sistema, que estará al servicio de 280 contables de todo el mundo, que deben informar a la central en Hong Kong .

“Solía decirles a mis amigos que la industria naviera era muy compleja”, comentó Paul Mok, director general de asuntos financieros y contables de OOCL . Imaginemos que un solo cliente pide transportar un cargamento de un país a otro . El cliente puede elegir la moneda y país en el que pagar la cuenta, así como quién pagará ( el que envía la carga o el consignatario ) .

Con un escenario así, OOCL creía que necesitaría un sistema financiero muy robusto e integrado . Sin embargo, explicó Mok, “SAP ha gastado miles de millones de dólares en investigar su modelo de facturación . Así que nos dijimos, Ôcambiemos nuestras necesidades para adaptarnos a los módulos SAPÕ . ”

No hace falta mencionar que la empresa descubrió que R/3 es un “sistema muy rígido”, dijo Mok . “Comprendimos que si queríamos personalizarlo a fondo, significaría que tendríamos un montón de problemas y que los costes serían altísimos” ( superando los varios millones de dólares que ya ha costado la implementación ) .

ESTADO MENTAL

A medida que se desarrollaba el proyecto, resultó no ser tan complicado porque, de acuerdo con Mok, la empresa ya había pensado en el rediseño de procesos . “Empezamos a rediseñar procesos seis o siete años antes de implementar R/3”, dijo . “En ese momento, el departamento de facturación en Hong Kong empleaba a más de cien personas . Con el rediseño de procesos, el número se redujo a setenta” .

Todas las implementaciones de los módulos financieros R/3 se realizan inicialmente en la sede central de OOCL en Hong Kong . De allí, la compañía extiende el sistema país por país y módulo a módulo a sus oficinas en el exterior .

Aunque algunos países tienen necesidades contables especiales ( por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido en Europa ) , OOCL intentó construir “un modelo de facturación global estandarizado para OOCL, como un todo, no para un solo país”, explicó Mok . “Era muy importante que alcanzáramos un compromiso consensuado” .

Para lograrlo, la empresa intentó identificar lo que Mok llamó un “dictador benévolo” para cada módulo financiero R/3 . Esto es, un individuo que fuera experto en cada módulo concreto . En primer lugar, esa persona consultaría con los usuarios para al final convertirse en el “dueño del sistema” cuando se terminará la implementación del módulo .

EL MAYOR RETO

La parte más difícil de la implementación fue la fase de diseño, en la que OOCL invitó a venir a Hong Kong a algunos representantes de sus delegaciones en Norteamérica y Europa para participar en los procesos de toma de decisiones . Además, la empresa pidió que Price Waterhouse de Hong Kong fuera la firma consultora del proyecto y utilizó su Metodología para gestionar proyectos para documentar todo el proceso de diseño .

OOCL pensó ampliar su inversión en R/3 para incluir los módulos de recursos humanos de SAP, pero “son demasiado caros comparados con otras alternativas ( del mercado ) ”, dijo Mok .