Una institución centenaria y a su vez moderna que trabaja en pro de la actividad económica y empresarial. La Cámara de Comercio de Barcelona automatiza sus procesos internos y externos vía TIC

Con el fin de mejorar sus procesos internos y externos y llevar a cabo con eficacia su labor, que consiste en ofrecer servicios a compañías y, en general, emprender actuaciones de interés general que favorezcan la promoción de la actividad económica y empresarial, la Cámara de Comercio de Barcelona ha acometido una importante renovación tecnológica en los últimos cuatro años, que comenzó con la homogenización de su infraestructura TIC. La Cámara Oficial de Comercio, Industria y Navegación de Barcelona es una institución fundada en 1886, aunque sus antecedentes históricos se remontan a la Edad Media. Esta entidad, una de las más representativas de la sociedad civil catalana, ofrece servicios a las empresas, que éstas pueden utilizar de modo individualizado, y lleva a cabo actuaciones de interés general con el fin de favorecer la promoción de la actividad económica y empresarial. La Cambra, su nombre en catalán y como se conoce a esta institución, ha realizado un importante esfuerzo en los últimos cuatro años para adaptarse a la Sociedad de la Información, lo que ha conllevado una significativa labor de modernización. Como explica Albino Campo, su director del servicio de Tecnologías de la Información (TI), “en los últimos tiempos se ha llevado a cabo toda una serie de proyectos dirigidos a la automatización de procesos mediante la incorporación de sistemas de digitalización de documentos y workflows; entre ellos cabe destacar un circuito de facturación que engloba tanto la digitalización y el reconocimiento de la factura vía OCR (reconocimiento óptico de caracteres), como su integración en las rutas de aprobación del ERP corporativo”. Asimismo, la institución ha puesto en producción diversas intranets, como, por ejemplo, la del empleado, “que ha aportado agilidad en la mayor parte de las gestiones que a diario realizan los empleados de la corporación, y la eliminación del papel de casi todos los procesos. Todo ello nos ha proporcionado mayor eficiencia en la gestión”, indica el responsable. Éste destaca también la puesta en marcha de diversas aplicaciones desarrolladas con el framework corporativo basado en Java eLegaldoc, “una plataforma que facilita la gestión de los contratos y convenios en los que interviene la Cambra”. La institución ha impulsado incluso el uso del certificado digital de Camerfirma, incorporándolo como un elemento de seguridad y confianza, tanto en procesos relacionados con la gestión interna como en aplicaciones de trámites en línea. “La incorporación de nuevos módulos en CRM, como la gestión de las líneas abiertas que la corporación pone a disposición de sus clientes externos a través de cualquiera de los posibles canales, facilita esa visión única del cliente que nos aporta la herramienta”, revela Campo. Homogeneización de la infraestructura Sin duda, estos proyectos y otros nuevos que la Cambra está acometiendo no podrían haberse llevado a cabo sin haber homogeneizado y renovado su infraestructura informática. “En los últimos cuatro años la Cambra de Comerç ha acentuado su papel de catalizador positivo en el campo de las TIC –explica Campo–; por ello, y para poder dar respuesta a las diferentes necesidades de negocio surgidas tanto a nivel del cliente externo como del interno, el primer paso que teníamos que dar era homogeneizar y modernizar la infraestructura de sistemas corporativos”. Los objetivos que se fijaron para este proyecto fueron, según el responsable, tres: “Facilitar el despliegue de nuevas soluciones, mejorar la escalabilidad y el rendimiento de los programas de gestión, y, finalmente, optimizar las tareas de administración de sistemas y resolución de incidencias”. Para valorar el cumplimiento de estos objetivos se establecieron una serie de indicadores, por un lado cualitativos, que permitieran al equipo de TI medir la mejora del servicio percibida por el cliente final, tanto desde el punto de vista del rendimiento de las aplicaciones como de los tiempos de resolución de incidencias; y, por otro, indicadores cuantitativos, orientados a evaluar el aumento de la disponibilidad de los sistemas de información, la disminución del tiempo dedicado al mantenimiento de los equipos, la reducción del número de intervenciones realizadas en el puesto del trabajo del cliente, y la minoración de la inversión a realizar en PCs. En concreto, la Cambra optó por implantar la plataforma Windows Server 2003. “Veníamos de una plataforma que no era Windows y nos decantamos por ella debido a que en las diferentes maquetas y pilotos que realizamos comprobamos que cumplía con todos nuestros requerimientos iniciales”, destaca Campo. El responsable de TI asegura que, partiendo de la base de que para el cliente interno el impacto de la migración de plataforma tenía que ser mínimo, se invirtió bastante tiempo en diseñar y planificar todo el proceso, contemplando y valorando los riesgos potenciales. Esta fase inicial duró dos meses. “Una vez hecho esto –explica Campo–, en tres semanas se elaboró una maqueta que probamos durante otras cinco en el Servicio de Tecnologías de la Cambra, con el objetivo de evaluar el comportamiento de las diferentes aplicaciones de negocio en el nuevo entorno, y así poder ajustar los parámetros de las mismas para poder obtener el máximo rendimiento”. Una vez finalizadas estas fases previas de carácter interno, dedicaron dos semanas más a preparar un piloto multidisciplinar con 25 usuarios, que se desplegó en dos días y que estuvo en funcionamiento a lo largo de cuatro semanas. “A partir de éste y en base a los resultados obtenidos pudimos acabar de ajustar el sistema y ponerlo en producción en toda la corporación en sólo seis semanas”. Reto cultural y metodológico Según Campo, este proyecto supuso dos importantes retos: “Uno cultural, debido a la entrada en funcionamiento de más de un 70% de puestos de trabajo como clientes ligeros, lo que nos llevó a gestionar el proceso de cambio para aquellos usuarios que estaban afectados, y que hasta este momento estaban habituados a otra forma de trabajar; y otro reto más metodológico, desde el punto de vista de la coordinación de los equipos de trabajo de los proveedores y fabricantes de las soluciones de negocio que teníamos que migrar de plataforma, y en los que nos teníamos que apoyar para que nos ayudaran a optimizar sus aplicaciones, y así obtener el máximo rendimiento de las mismas”. El partner de Microsoft que ayudó en todo este proceso de definición, migración e implantación, y quien acompañó a la Cambra tras estas fases, “realizando aportaciones de valor añadido que han contribuido al éxito del proyecto” fue AGS Global Services. Según Campo, el resultado del proyecto es satisfactorio, “y no sólo es una percepción, sino que hemos podido experimentar el éxito del mismo mediante el análisis de los indicadores que inicialmente se definieron para cada uno de los objetivos fijados”. Desde la perspectiva técnica, el responsable destaca la reducción de los tiempos de administración de sistemas. “Esto nos ha permitido invertir esa dedicación en la definición de procesos de mejora continua, mediante los que aportamos un valor añadido a la organización que antes no podíamos realizar por falta de tiempo –indica–. Asimismo, la nueva arquitectura ha supuesto tanto el aumento de la disponibilidad de los sistemas, como la reducción de los tiempos de adaptación a las nuevas necesidades, gracias a la escalabilidad de los mismos, con el consiguiente beneficio global para toda la corporación”. Desde un punto de vista más funcional, Campo resalta la independencia que han conseguido entre el usuario y el puesto de trabajo: “Esta plataforma nos facilita la movilidad y el acceso a la información, tanto geográficamente a través de las diez delegaciones de la Cambra, como desde la sede corporativa y dentro de la propia sede central”. Proyectos en cartera ----------------------------- La Cámara de Comercio de Barcelona está inmersa actualmente en el desarrollo de varios proyecto

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