Un valioso legado de la era Internet

Los CIOs comparten su visión sobre portales corporativos

La fiebre de Internet ha pasado, pero es ahora cuando mejor se analizan las aportaciones que ésta ha realizado al mundo empresarial. Entre ellas, hay que destacar la proliferación de los portales corporativos, tanto los dirigidos a los clientes, como a los propios empleados. Éstos se han convertido para muchas compañías, en una imprescindible herramienta de comunicación y de colaboración con ambos segmentos. Algunos CIOs nos explican las ventajas de esta tecnología y los retos que surgen en la implantación de estos proyectos.

La revolución que ha propiciado en el ámbito empresarial la adopción de las tecnologías de Internet es imposible de cuantificar. Sí, la época de Internet ha dejado mucho más de legado que la explosión de la conocida burbuja y la posterior crisis del sector tecnológico. Su mayor herencia, vista con la serenidad que proporciona el paso de cinco años, es la transformación en el modo en el que las empresas se relacionan con sus clientes y proveedores, así como con sus empleados, lo que se deriva de la implantación de los denominados portales corporativos.
Una de las compañías incipientes en la implantación de estos proyectos es Izar, dedicada a la construcción naval civil y militar y recientemente portada de muchos periódicos debido a su difícil situación económica. La empresa surgió en 2000 como resultado de la fusión de Astilleros Españoles S.A. (AESA) y la Empresa Nacional Bazán. Ese año, sus directivos decidieron implementar un portal para empleados que propiciara la creación de una cultura empresarial común. Como explica Daniel Tejerina, director de sistemas de información de Izar, “el portal nació en 2001 con el fin de potenciar una nueva imagen de la empresa, mejorar la comunicación con los empleados y la eficiencia en la relación con éstos mediante Internet”. Para ello, la empresa eligió la tecnología de Broadvision, en aquella época una de las empresas más fuertes del mundo Web. Tras dos actualizaciones, la empresa ha implantado la última versión de su tecnología. “No es sencillo implantar estos sistemas si lo que pretendes no es sólo crear una página informativa, sino un portal en el que los trabajadores puedan ejercer el concepto del ‘autoservicio del empleado’, caracterizado por un acceso personalizado a servicios como la visión de la nómina, el reporte de los gastos de viajes, etc.”, apunta Tejerina. Éste añade que las principales dificultades que encuentra en estos proyectos son de tipo técnico; de gestión de contenidos, pues “hay que ofrecer contenidos interesantes a los empleados, como es la formación, y mantenerlos; y de cambio cultural, pues “implica una transformación en la forma de trabajar de los empleados”. Cuatro años después de implantar el portal, el director de sistemas asegura que éste es una herramienta habitual para los empleados. “4.000 de nuestros 10.000 empleados que trabajan con PC lo usan. Los demás pueden acceder desde su casa a través de una clave personal. Ahora que estamos sufriendo una fuerte reconversión naval, es muy útil para proporcionar información a los empleados sobre el estado de las negociaciones colectivas”. Para Tejerina, más que el precio (el proyecto costó en su día 300.000 euros), el principal freno a la implantación de portales en las empresas españolas es cultural. “Aunque un 75% de las grandes empresas ya cuentan con portales corporativos, en el caso de las medianas y pequeñas este ratio disminuye mucho debido a una cuestión de cultura de empresa”.

Mayor eficiencia
En el caso de MAPFRE, como explica su director de informática del área de Internet, Juan Cumbrado, la implantación de los portales se hizo entre 2001 y 2002, aunque ya los están renovando. Documentum fue elegido como proveedor. “Ya utilizábamos la tecnología de gestión documental de esta empresa y cuando lanzó la de gestión de contenidos, también la adquirimos”. La aseguradora cuenta con un portal corporativo para clientes, con información comercial, comparativas de productos y muy dirigida a la inducción a la compra; y ha creado una intranet con la idea de que el portal se convierta en el escritorio de trabajo de los empleados, de modo que éstos tengan una relación más directa con la empresa. “Nuestro problema ha sido que Documentum siempre ha actualizado las versiones con mucha frecuencia y nos ha sido difícil seguir su ritmo. Esperamos que a raíz de la compra de EMC sus versiones sean más estables”.
Uno de los usos más útiles del portal interno es, según Cumbrado, la distribución de software entre los empleados de forma mucho más sencilla. “Además, estamos desarrollando un portal para terceros”. Para el directivo de MAPFRE, el precio de estos productos de portales sí es un freno en el uso de esta tecnología que, por otro lado, considera necesaria para mejorar la efectividad de la empresa. También destaca la mayor eficiencia que proporcionan a la empresa los portales corporativos Jaume Clos, responsable de sistemas de información de la compañía de fabricación de harinas y sémolas de trigo Harinera Vilafranquina. Ésta tiene contratada su conectividad y el albergue de su portal con Sarenet, que realizó el desarrollo de éste entre noviembre de 2003 y marzo de 2004, lo que supuso una inversión de 30.000 euros. “Ahora tenemos un web externo y una intranet que ha mejorado la información sobre la actividad de la empresa de los trabajadores que están lejos geográficamente. El primero tiene un área privada para clientes, desde la que pueden realizar pedidos, consultas personalizadas, etc.”.

Involucración de toda la empresa
Francesc Tribó, director de informática de Biosca Riera, que fabrica y comercializa moda para la mujer con la marca Escorpion, asegura que, en el caso de su empresa, la implantación de un portal entre septiembre y octubre de 2004, con tecnología de MediaApps por parte de Osiatis (“con la tecnología de IBM se disparaban los precios”) les ha permitido disponer de un punto de unión y de consulta para toda sus tiendas, muy distribuidas geográficamente. El coste del proyecto global (software, hardware y servicios) fue de 12.000 euros por lo que, para Tribó, “el único freno de esta tecnología es el cultural”. Una afirmación con la que también está de acuerdo Alfonso Mostacero, director de recursos humanos MSD España: “Son proyectos muy complejos debido al gran número de áreas involucradas y la necesidad de apoyo de la dirección. En nuestro caso el apoyo de la dirección de MSD España fue total y el lanzamiento un éxito. En un mes todos los empleados se habían acostumbrado ya al nuevo entorno”. Esta compañía farmacéutica decidió en 2003 personalizar la información accesible para los empleados de MSD en función de los procesos de negocio en los que participaban. Así, crearon myMerck, que lleva casi dos años operativo, con tecnología de Vignette: “A través de myMerck pretendemos continuar con la automatización de nuestros procesos añadiendo más servicios y contenidos”.
Finalmente, Barloworld Finanzauto implantó una solución de portales corporativos en 2003. Optaron

Whitepaper emc-cio-it-as-a-service-wp Whitepapers