Sistema Delco para la distribución electrónica de contratos

Intranet de gestión en RENFE Cercanías

Con la renovación y potenciación del servicio de Cercanías de RENFE a finales de los años 80, la percepción del ferrocarril a los ojos de los españoles cambió radicalmente, al menos así lo demuestra la valoración de los usuarios sobre puntualidad, confort y limpieza que periódicamente recoge el organismo. Algo han tenido que ver las tecnologías de la información con esta transformación y el nivel de calidad de servicio que ahora ofrece RENFE. La última implementación está destinada a la distribución electrónica de contratos y, bajo el nombre de sistema Delco pasará a integrarse dentro la Intranet de gestión documental del organismo.

La distribución geográfica de Cercanías obliga a plantear una organización descentralizada, siendo la dirección de Sistemas de Información, responsable para el conjunto de la unidad de negocio, de diseñar, desarrollar, administrar y mantener los sistemas informáticos de Cercanías y la infraestructura de redes, servidores y puestos de trabajo de las oficinas y estaciones de los once núcleos.
Para ello cuenta con un equipo de 20 personas dedicadas principalmente a tres bloques de funciones: Sistema de venta de tickets de Cercanías; Diseño y desarrollo de aplicaciones de gestión interna; y Gestión y administración de redes y recursos.
Cuando las necesidades lo requieren, el organismo también recurre a terceros, alcanzando contratos de prestación de servicios con distintos proveedores, externos o internos, como es el caso de los Servicios Corporativos de Informática de RENFE.

La digitalización como alternativa
La tecnología de almacenamiento y gestión digital de documentos facsímiles irrumpe en RENFE Cercanías en el año 1993 inicialmente para que las secretarias de dirección pudieran disponer de un innovador medio de gestión de su propio archivo, consiguiendo reducir el coste de espacio en la oficina para el almacenamiento de archivos en papelpersiguiendo racionalizar la búsqueda y consulta rápida de la información
En la base de este proyecto de sistemas monopuestos se encuentra el software de gestión documental InvesDoc de Informática El Corte Inglés. Esta misma herramientas con sus actualizaciones ha estado soportando las distintas fases de la evolución de Cercanías en este campo.
Tres años después, y en una segunda fase se integraron las funciones de gestión documental de los puestos de secretarias en las redes locales para que en lugar de las 10 secretarias, tuvieran acceso a este sistema el resto de los cien usuarios conectados a las LAN Tokeng Ring de 10 megas de velocidad. Así, para superar la filosofía del monopuesto, se instalaron los primeros servidores dedicados de gestión de bases de datos y de manejo de una juke-box de discos ópticos.
En un tercer momento se procede a la extensión del sistema a través de la instalación de puestos de captura y consulta en distintas áreas de gestión interna de Cercanías, concretamente en: Recursos Humanos, Control de Gestión y Compras. Para cada área se desarrolló, con las herramientas de InvesDoc, una base de datos y una aplicación específica para el almacenamiento y recuperación de su documentación de archivo.
El hecho de que la infraestructura implantada fuese cliente/servidor supuso un excesivo coste de soporte y atención al puesto de trabajo, así como la implantación de un software complejo en los puestos de trabajo. Más tarde se contemplaría la viabilidad de recurrir a una infraestructura web.
Los requerimientos del usuario de compras llevó al departamento de Sistemas de Cercanías a plantearse acometer un proyecto con el que se suprimiese el envío físico de copias de los diferentes contratos alcanzados por Cercanía con los suministradores de bienes y servicios con los que se relaciona. Aunque la responsabilidad sobre el seguimiento, control y custodia de los contratos recae sobre Cercanías, el departamento de compras también debía pasar copia de los mismos a la Corporación RENFE. En este sentido, los responsables de tecnologías de la información se pusieron en marcha para desarrollar el denominado DELCO, sistema de Distribución Electrónica de Contratos, consistente en el escaneo de los contratos y documentación asociada, tales como Pliegos de Condiciones, en una base de datos central, de manera que cuando Compras finaliza la gestión de un Contrato, produce un correo electrónico a las personas autorizadas comunicándolas que el mismo está accesible para su lectura o impresión remota.
Una vez abierto el contrato en lectura, se produce un acuse de recibo automático del destinatario hacia el departamento de Compras, quien almacena estos acuses como medio de verificación de que el envío se realizó. Todo ello se maneja desde un Navegador de Internet, utilizando la versión 8.2 de InvesDoc que permite el trabajo con infraestructura de Intranet.
Las ventajas para la gestión interna de Cercanías son diversas, desde el obvio ahorro del coste de fotocopias y correo convencional, hasta la rapidez en la disposición de los contratos o la consulta rápida a cláusulas concretas.
El acceso a la base de datos Oracle, vía Intranet es posible desde cualquier puesto de trabajo de cualquiera de las redes locales de los once núcleos de Cercanías, a través de la Red Nodal IP de RENFE, sobre la que se ha construido la WAN de Cercanías. La base de datos también es accesible desde las oficinas Corporativas de RENFE, a través de la citada Red Nodal IP.
La contratación en Cercanías, cuya gestión ocupa una parte importante de la labor de Sistemas, ha recibido recientemente el certificado ISO 9002 de AENOR, ratificando que la petición surgida de Compras ha contribuido a todo el procedimiento de calidad establecido en el organismo.


Aproximación a cercanías de RENFE
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Es la Unidad de Negocio de RENFE especializada en el transporte de viajeros por ferrocarril en áreas urbanas de movilidad recurrente y operativa en once núcleos geográficos: Madrid, Barcelona, Asturias, Valencia, Murcia, Bilbao, San Sebastián, Santander, Sevilla, Málaga, Cádiz.
A lo largo del pasado año 2000 transportó un total de 392,8 millones de viajeros, lo que supone un crecimiento del 4,7 % sobre 1999. Diariamente utilizan estos trenes 861.000 viajeros. Los ingresos en el año 2000 ascendieron a 44.226 millones de pesetas, un 7,8% superior a la facturación de 1999.


Miguel Antón López, Director de Sistemas de Información Cercanías-RENFE

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