Saliendo a la luz el valor de las Tecnologías de la Información

Objetivo prioritario

Muchos de los los proyectos de Tecnologías de la Información son bien conocidos por rebasar el presupuesto. En este sentido, son varios los analistas que estiman que un 77% de los proyectos rebasan su presupuesto, con un exceso de coste medio del 169%. Y respecto al 23% restante, consideran que sus responsables no se ajustan a la realidad.

Es una opinión que se remonta a la era industrial: los presidentes ejecutivos, los ejecutivos comerciales y los directores de información de las empresas siguen considerando el valor de las Tecnologías de la Información principalmente en términos de una simple medición del beneficio sobre la inversión o ROI (Return on the Investment). Esto es consecuencia de que al calcular el valor de las empresas se toman como base sus activos financieros, es decir, cosas como los ingresos, bienes raíces o equipos.
Sin embargo, esta es una visión de corto alcance, y ha llegado el momento de que los chief information officers hagan frente a esta idea equivocada. La realidad es que la forma de valorar las empresas cambió hace una década o algo más como consecuencia del cambio de una economía industrial a una economía de información y de servicios.
Tanto los chief executive officers como las juntas directivas saben bien que es corriente que una empresa sea valorada en una cantidad muchas veces superior al valor de sus activos financieros y físicos. Hay valor en cosas como las marcas comerciales de la compañía, procesos comerciales, listas de clientes, conocimiento, skills y capacidades, y relaciones. Sin embargo, no hay ninguna forma de que una compañía pueda simplemente introducir esa información relativa al valor en un cálculo ROI, por ejemplo al elaborar una justificación comercial para realizar algo nuevo, porque resulta difícil cuantificar estas cosas en términos financieros. Por lo tanto, estos tipos de valor no son tratados directamente y permanecen básicamente ocultos.
De forma similar, hay muchos tipos de valor creados por la organización TIC de una empresa que permanecen ocultos y son por lo tanto difíciles de cuantificar. No obstante, un CIO eficaz no deberá dejar pasar la oportunidad de demostrar este valor simplemente porque hacerlo significa un reto importante. Por ejemplo, las organizaciones TIC con mejores prácticas invierten en procesos de gestión de portfolios y revisan de manera continua el rendimiento de sus sistemas de aplicación y plataformas de infraestructura. Este proceso se utiliza como un mecanismo para sustituir, reemplazar, renovar y retirar sistemas, y su gestión y mantenimiento tienen un coste de entre un 5 y un 8 por ciento de los gastos totales en TIC. Se trata de un coste muy visible. El valor del proceso está en que permite mantener actualizada la organización y mantener las aplicaciones funcionando a un nivel óptimo. Y aunque este tipo de procedimiento resulta muy valioso para una empresa, es también difícil de cuantificar.
Además, las organizaciones TIC de las empresas aplican generalmente un énfasis y una atención especial a apoyar los procesos comerciales y a suministrar las herramientas y plataformas que permitan a la empresa compartir de manera efectiva la información y los conocimientos sobre clientes. Aunque este apoyo de la organización TIC a la empresa es esencial, estimar su valor en términos financieros resulta difícil, ya que calcular el valor en dinero de compartir información en toda la organización constituye un reto considerable. Se trata realmente de un obstáculo, aunque no insuperable.
Demostrar el valor oculto de los gastos e inversiones en Tecnología de la Información y el apoyo ofrecido por ésta requiere cierto esfuerzo e investigación adicional, pero puede llevarse a cabo. Si se desea resolver este problema y hacer visible y “real” (y por lo tanto útil con fines de planificación y análisis de justificación comercial) todo el valor suministrado por TIC a la empresa, las siguientes son algunas formas de conseguirlo. El primer paso para traer a la luz el valor oculto es dividir el problema en varias partes.

Cómo analizar el valor de las TIC
Hay muchas formas de analizar el valor de las Tecnologías de la Información. La primera es la que corresponde al valor más visible: el valor financiero. El valor financiero de TIC tiene que ver tanto con el aspecto del coste como del beneficio. Puede ser evaluado determinando en qué medida contribuye TI al beneficio de la compañía, y en qué medida contribuye al crecimiento y protección de los ingresos.
Las otras formas de valor son las ocultas (no tan obvias pero no menos importantes): factores como el valor de los clientes, el valor de los procesos, el valor de las personas y el valor de la gestión de portfolios.
Valor de los clientes: La mejor manera de mostrar esta forma de valor es mostrar tanto el tamaño de la base de clientes a la que soporta TIC dentro de la compañía, incluyendo usuarios internos, como el de la base de clientes comerciales propiamente dicha. Utilizando métricas como la cantidad de clientes internos, la cantidad de clientes externos y el ratio del tamaño del staff TIC con cada uno de estos factores, se muestra el alcance o amplitud del entorno soportado por TIC. Las compañías que utilizan mejores prácticas combinan esto con mediciones del grado de satisfacción de los clientes, para enfatizar en qué medida es efectivo y eficaz ese soporte.
Valor de los procesos: Esta medida permite a la empresa tener una visión de lo que está sucediendo dentro de la “planta” TIC –los MIPS, PCs desktop, medios de almacenamiento, servidores– y la calidad y grado de madurez de los propios procedimientos comerciales de TIC. Es aquí donde desempeñan un papel importante algunas calificaciones y certificaciones externas.
Valor de las personas: Esta forma de valor se refiere al staff TIC, su experiencia y su rendimiento. Las compañías que han realizado el mejor trabajo en hacer visible este valor son las que presentan mediciones de datos demográficos básicos, grado de satisfacción y años de experiencia.
Valor de la gestión de portfolios: Esta medición se realiza tomando como base las actividades que lleva a cabo la organización TIC de la empresa para renovar, poner al día y reemplazar todos sus recursos, desde los sistemas a las personas. Este es el tipo de valor resultante de la investigación y desarrollo TIC y del uso de la tecnología para buscar nuevas oportunidades de obtener beneficio de ella. Es también el tipo de valor que se crea buscando constantemente sistemas de aplicación comercial y optimizando su rendimiento, eliminando sistemas obsoletos e introduciendo sistemas nuevos. Aunque las mediciones realizadas en este área no son tomadas generalmente en consideración pueden incluir: la relación entre formación TIC y el gasto general TIC; la relación entre gastos I+D TI Cy el gasto total TIC; la relación entre la cantidad de sistemas TIC reemplazados y retirados y la cantidad total de sistemas TIC, y la cantidad de patentes o solicitudes de patente basadas en TIC.
Como consecuencia del énfasis actual en obtener un mayor valor comercial de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, mientras se mantienen bajos los costes, las empresas deben comprender la imagen global de sus inversiones y planes en TIC. Expresando el valor total de TIC –financiero, de los clientes, de los procesos, de las personas y de los portfoliosR

Whitepaper emc-cio-it-as-a-service-wp Whitepapers