Recambios con SAP

AlliedSignal Aftermarket Europe

Centrada en la distribución de componentes de automoción, AlliedSignal Aftermarket Europe está desarrollando en España un proyecto piloto para la migración a SAP R/3 en todas sus áreas informáticas. Además de cubrir las expectativas tecnológicas y de gestión de la compañía a largo plazo, el nuevo sistema permitirá solucionar de un plumazo los retos del año 2000 y del Euro e instaurar una arquitectura cliente/servidor. Como el negocio básico dentro del grupo de automoción es la venta, marketing y distribución de recambios, “el servicio al cliente es esencial”, asegura Jesús García, subdirector de AlliedSignal para España y Portugal. Al plantearse las exigencias actuales y futuras del mercado (Euro, Año 2000, tecnología Internet y otros ámbitos), la empresa observó “la necesidad de implantar las tecnologías de la información más modernas del mercado. Como consecuencia de ello se eligió SAP R/3 como elemento tecnológico necesario para este cambio”. Esa decisión ha supuesto el fin de la era IBM en la compañía y el traslado del equipo central que prestaba servicio a las instalaciones situadas en Barcelona al centro informático corporativo europeo. Aún hoy día y mientras se produce la migración definitiva, AlliedSignal dispone de un IBM AS/400 que, con diversas actualizaciones, ha sido utilizado desde hace unos diez años con aplicaciones desarrolladas internamente con RPG/400. En este sentido, este equipo informático se ha encargado durante todo ese tiempo de cubrir todas las funciones de ventas, gestión de almacén y área financiera, entre otras. Como explica Marcel.lí Damunt, del departamento Information Systems de la compañía, “en los últimos años teníamos que hacer un gran esfuerzo para ir poniendo al día constantemente todo el trabajo realizado durante años, incluso para incorporar nuevos aplicativos. Nuestra empresa está muy viva y literalmente no dábamos abasto. Llega un momento en que la compañía se plantea si ese era el camino correcto o si la nueva estrategia pasaba por hacer un cambio de timón absoluto y buscar en el mercado un nuevo producto que resolviera nuestras necesidades actuales y futuras”. Hace unos tres o cuatro años, los usuarios (ahora son 60 conectados simultáneamente) utilizaban terminales locales para su conexión con el AS/400; en la actualidad, casi todos los equipos son PC emulando estaciones del AS/400. “En estos momentos y mediante estos nuevos y potentes dispositivos”, comenta Damunt, “nos estamos preparando para el nuevo planteamiento cliente/servidor con SAP R/3 y utilizamos intensamente las herramientas ofimáticas que nos proporcionan”. En este caso, Office 97 y Windows NT. La selección de SAP ha supuesto también la migración a un sistema Unix en un equipo HP 9000 y al empleo de Oracle como bases de datos (“la que mejor se complementa con SAP”, según Marcel.lí Damunt), todo ello en remoto, apunta el responsable de sistemas informáticos. Comunicaciones El traslado del servidor central implica que las comunicaciones tendrán un papel fundamental. Las comunicaciones de AlliedSignal se basan en una red Ethernet, conectada a la corporación europea a través de Frame Relay al centro coordinador informático situado en Niza, para temas como SAP, correo electrónico Microsoft Exchange y EDI (el aplicativo del proyecto nacional, Sernauto XXl a través de Teleinformática), entre otros. Un servidor de comunicaciones se utiliza para la gestión de la fuerza de ventas, que disponen de ordenadores portátiles. Se conectan a la red y, más adelante, podrán acceder en remoto a SAP R/3 con sistemas GSM o a través de la red telefónica básica. También estarán a su disposición aplicaciones específicas de fuerza de ventas. Porque ir hacia a SAP constituye una decisión (se produjo en el año 1995) totalmente corporativa, concretamente para Europa y por ahora para el área de recambios y distribución, explica Jesús García. En España la firma será pionera porque al disponer de un sistema más antiguo presentaba mayores dificultades de actualización, asegura, para pasar las barreras del año 2000 y el Euro. La incorporación de SAP será sucesiva en otros países europeos en donde se encuentra el grupo. Acelerar la migración El salto a la nueva plataforma se está produciendo en dos etapas. La primera se inició en enero de 1997, al instalar el módulo MM de gestión de materiales. La proximidad al cambio de milenio y la introducción del Euro han obligado a la compañía a acelerar el ritmo de implantación del resto de módulos previstos. Así, AlliedSignal espera completar antes de abril de 1999 la instalación de los módulos de finanzas-contabilidad, ventas y distribución y gestión de almacenes. A partir de ese momento dejará de funcionar el AS/400. “El Euro empieza en enero de 1999 y tiene un período transitorio que se completará en el 2001”, explica el subdirector de AlliedSignal, Jesús García. “Como tendremos el sistema en abril”, añade, “durante esos tres meses no prevemos que se nos plantee ningún problema”. El año 2000, en cambio, no debe plantear ninguna dificultad, dado que cualquier eventualidad ya estará cubierta meses antes con la entrada en funcionamiento de SAP R/3. No obstante y previamente a la instalación de R/3 se entrará en un período de pruebas exhaustivo con la base de datos Oracle. La migración directa a R/3 supone también importantes ahorros para la compañía. Según unos estudios realizados con anterioridad se había cuantificado en un año el tiempo necesario, indica Marcel.lí Damunt, para revisar la base de datos y los más de 2000 programas creados por la empresa si se quería seguir con el mismo sistema informático. ¿Qué implica instalar SAP? “Es una nueva cultura, una nueva manera de trabajar”, explica Jesús García. Y más aún: “Es un programa integrado que plantea dos grandes retos: el tecnológico y el cultural”. En la estrategia de AlliedSignal el primer reto se enfocó de dos maneras: huir de la reingeniería e instalar los programas estándares SAP. Para resolver el segundo punto ha sido necesario buscar un consultor externo “suficientemente experimentado, como Sapryma”, añade. Es una empresa de un tamaño no muy grande “pero que nos ha aportado una gran experiencia en el mercado, unas grandes referencias contrastadas e instalaciones realizadas con éxito en empresas importantes. Ello nos ha dado unas grandes garantías”. AlliedSignal también valora considerablemente la aportación de profesionales “dispuestos a trabajar en equipo”. Una ventaja ha sido la experiencia previa de la compañía con la implementación, con expertos de AlliedSignal, del módulo MM. Sapryma está participando en la instalación de los módulos de Finanzas y Gestión de Almacén y de algunas funcionalidades específicas. La instalación del módulo MM, que funciona desde hace casi un año, ha sido totalmente positiva: el usuario puede tomar decisiones rápidamente, ya que cuenta con información que antes no estaba a su disposición. “Estamos seguros que vamos a notar lo mismo cuando implantemos módulos tan complejos como ventas y distribución; al estar ligados con MM y stocks, cualquier usuarios tendrá todo tipo de información en tiempo real. Y eso es independiente de la mejora de procesos que implica”, indica García. El riesgo organizativo de la migración significa que en los cambios tecnológicos de AlliedSignal está implicada toda la empresa, desde el director general (“en un proyecto de este tipo”, dice García, “si no hay apoyo de la dirección no hay manera de funcionar”) a los directores de área, que garantizan que la implementación de SAP cumple los requisitos de la empresa, o los expertos de procesos de la compañía que trabajan codo a codo con los de Sapryma para adaptar el programa a las funcionalidades del negocio. Para minimizar cualquier contingencia también se involucra de forma constante a todos los usuarios, dotándoles de un completo programa de formación que les permita asimilar la nueva cultura y manera de trabajar que implica SAP, absolutamente diferente a la de

Viñeta publicada el 20 de febrero de 1870 en La Flaca n.º 35 Tendencias

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