Comunicaciones

Premios universales bien documentados

Fundación Príncipe de Asturias

Con una existencia de 20 años, la necesidad de la Fundación Príncipe de Asturias de disponer de una herramienta eficaz para gestionar unos volúmenes de información cada vez más ingentes y en diferentes soportes era cada vez más evidente. Invesdoc, de IECISA, ha sido la aplicación elegida para realizar la gestión documental de un certamen de alcance universal con un histórico de más de 500.000 documentos.

La Fundación Príncipe de Asturias es una entidad cultural pequeña con 10 personas trabajando, a la que cada año llegan unas 350 candidaturas para los 8 premios universales que otorga. “Algunas vienen con cinco folios y otras mandan un baúl de documentación con cartas de apoyo y fotografías, entre otros”, explica Felipe Escudero, responsable de prensa, comunicación y nuevas tecnologías de la fundación. Con los nuevos tiempos también ha ido variando el tipo de soporte: “antes era sólo en papel, ahora, cada día más, nos llegan CD-ROM, vídeos y correos electrónicos con archivos adjuntos”.
Cuando en el año 2000 la Fundación Príncipe de Asturias se empezó a plantear el proyecto de gestión documental, se encontró con un grueso histórico de 500.000 documentos escritos sobre las candidaturas a los premios, además 80.000 de documentación interna sobre correspondencia de estas dos décadas. La institución tiene unas épocas de trabajo al año muy determinadas: la convocatoria de los premios en la cual se dirige a 16.000 instituciones de todo el mundo solicitando candidatos y la recepción de aproximadamente 350 candidaturas que hay que documentar. Era necesaria una herramienta potente, flexible y abierta, “teniendo en cuenta que el certamen tiene continuidad. Entonces la fundación se planteó hacer el programa de gestión documental a medida, “acoplándolo a las necesidades, más que comprar uno estándar”. Por un lado se empezó la informatización de la institución y por otro lado se puso en marcha el proyecto de Internet. Ambas iniciativas suponen una inversión de 36 millones de pesetas incluyendo los nuevos equipos y el personal que se ha de contratar para la digitalización de los históricos.
Se eligió invesdoc de IECISA como herramienta de gestión documental a medida de las necesidades y con la que se pueden incluir todos los formatos de archivos que llegan. La intención es tener digitalizada toda la información que hasta ahora estaba en carpetas y almacenada. También se valoró la facilidad de búsqueda, teniendo en cuenta todo el archivo existente y los diferentes formatos. Y es que uno de los principales problemas se planteaba a la hora de realizar una búsqueda de documentos. La fundación realiza un seguimiento de la candidatura desde que llega: si existe documentación previa, si ya ha estado propuesto, los teléfonos de contacto, la información de Internet (medio que actualmente se utiliza mucho para la recopilación de información). “De manera que lo que antes se tardaba en hacer uno o dos días ahora se resolverá en 15 minutos”, asegura Escudero.

Sistema de trabajo
“Cuando esté todo digitalizado cambiará también el sistema de trabajo”. Invesdoc no es sólo un programa para la gestión de esa documentación sino que, conectado a otras aplicaciones, también es válido para el trabajo de la fundación: generar cartas o mailing masivo. En breve se va a instalar a la versión beta de prueba del sistema de gestión documental. La idea es comenzar a digitalizar información en marzo, abordando lo más reciente que es donde hay más diversidad de soportes multimedia, yendo hacia lo más antiguo que es únicamente papel. Una vez que se ponga en marcha, serán 10 ó 12 meses de ir haciendo cambios para que sea un programa de verdad a medida. La fundación se ha tenido que dotar de equipos informáticos adecuados para este proceso, como escáneres, y contempla la adquisición de un nuevo servidor. El actual, un Compaq Proliant 1600, se destinará a las tareas administrativas y el nuevo, Proliant ML 570 con 2 GB de memoria, será para el almacenamiento.

Internet/intranet
El proyecto de gestión documental también repercutirá en el sitio web de la fundación. Recién renovada tras seis años de existencia, www.fpa.es se encuentra desvinculada del servidor de la institución y alojada “por temas de seguridad” en los servidores de la Fundación Telefónica, que además ha realizado una inversión en ella de 10 millones de pesetas en el año 2000. Se han incorporado biografías en inglés y castellano de los premiados y el archivo gráfico, generado con invesdoc, se reutilizará también para el apartado de prensa “Supondrá un ahorro de costes y mayor flexibilidad”.
La intención de la institución es “hacer una intranet para trabajadores, pero también que el jurado, en dos o tres años, pueda acceder a la información desde su casa a través de Internet”.

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