Migración a Office 97. Fases y requerimientos

Una vez se ha tomado la decisión de migrar hacia una suite de aplicaciones preparada para la nueva Era de la Información es conveniente seguir un plan estructurado para no perderse en la migración . Microsoft Office 97 cuenta con una completa guía de evaluación e instalación para lleva a cabo con éxito todas las labores relativas a su instalación: Kit de Recursos de Office . Este es un suplemento técnico escrito para ayudar a los administradores a instalar, soportar y gestionar Office 97 en redes corporativas . En este capítulo se ofrecen algunos puntos clave de esta guía que cada equipo de planificación e instalación debe tener durante el proceso de instalación .

De esta forma, el primer paso es asignar los equipos que, en primer lugar, deben conocer el producto, sus características y sus beneficios, así como identificar las herramientas necesarias para llevar a cabo la implantación de Office 97 con éxito . Inmediatamente después, es indispensable realizar el competo inventario de las configuraciones de software y hardware, tanto en el lado del cliente como en el del servidor .

Hasta aquí, todas las tareas realizadas formarían parte de la fase de planificación . El siguiente paso se situaría entre la planificación y la instalación propiamente dicha . De esta forma, tras haber dejado sentadas las bases de qué y cómo se va a hacer, es fundamental contar con un laboratorio de pruebas con el necesario equipamiento de hardware y software .

Finalmente, si es necesario, se podrá dotar a los miembros del equipo de instalación y soporte de formación adicional .

Un cliente en pruebas

Cuando el equipo de planificación tiene el conocimiento de las capacidades de Office, el siguiente paso es especificar la configuración que se utilizará cuando se instalen los clientes de prueba .

Para ello se deben estudiar las configuraciones de cliente y servidor con las que se cuenta, seleccionar en base a ellas las funcionalidades de Office y, finalmente elegir las opciones de instalación y configuración .

Aunque se pueden utilizar otros métodos para determinar la configuración cliente adecuada, Microsoft recomienda que se comience por la configuración completa, que incluye todas las características de Office, y entonces bajar la configuración a las funcionalidades que mejor servicio ofrecen a las necesidades de la organización . La configuración seleccionada y cualquier modificación debe ser rigurosamente probada en el laboratorio antes de la implementación en cada uno de los puestos de trabajo .

Personalización y productividad

Como se indicó anteriormente, la identificación de la configuración de los recursos existentes en la empresa es un paso intermedio entre la planificación y la instalación, ya que del equipamiento con el que cuente la empresa dependerá el tipo de configuración de Office que podrá ser instalada . Básicamente se deberá tener en cuenta los requerimientos de hardware mínimos, si existen usuarios con laptops y desktops ( en este caso se deberían seleccionar opciones de instalación para cada tipo de ordenador ) , y el acceso de red, ya que los usuarios sin acceso a red necesitarán instalar Office localmente desde el CD y los que cuentan con acceso podrán instalar Office desde la red e incluso correr la suite sobre ella .

Mediante la revisión del set de características de Office, se puede determinar cuál es la mejor configuración para los ordenadores cliente teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios . De esta forma, ya que se puede elegir qué componentes de Office instalar, además de dar solución personalizada a los usuarios se puede ahorrar espacio en disco .

Algunas características de Office afectan a la productividad de los usuarios y se puede seleccionar estas funcionalidades basándose en cómo trabajan los usuarios . Estas características incluyen mejoras de la productividad como el Ayudante de Office, asistentes y herramientas como Microsoft Photo Editor o Microsoft Organization Chart .

Otras características de Office están diseñadas para mejorar la productividad de los usuarios en un grupo de trabajo, de forma que se debe considerar cómo los usuarios trabajan juntos y se comunican entre ellos cuando se realiza esta revisión de Office . Estas características de trabajo en grupo incluyen la comunicación a través del correo electrónico, programación de grupos, creación de intranet, colaboración en documentos de grupo, utilización de conferencias de presentación y gestión de bases de datos multiusuario . En cada caso, las funcionalidades que se seleccionen pueden afectar a cómo se configuran las instalaciones de cliente . Por ejemplo, las características de trabajo en grupo que se seleccionen requieren un software adicional, como Microsoft Exchange Server .

Multitud de opciones

Una vez que se ha entendido las variables dentro de la organización y cómo afectan a la instalación de Office, se puede elegir la configuración del cliente de prueba . Se debe tomar la decisión en diferentes áreas como dónde estarán localizados los ficheros de programa de Office, bien en el ordenador del usuario o en el servidor de red; qué opción de instalación elegir, si se instalan todas las funcionalidades o si se ahorra espacio de disco seleccionando características o si se instala desde el CD o a través de la red y qué métodos utilizar para instalar Office, dejando que los usuarios lo instalen interactivamente a través de in fichero batch o ejecutar la instalación desde una puesto central de la red .

Un primer contacto

Utilizando la configuración de cliente que se ha desarrollado sobre el papel, el equipo de planificación instala esta configuración en el laboratorio para probarla y evaluarla . La instalación en los sistemas de prueba se lleva a cabo de la misma forma que en los sistemas del usuario .

Dependiendo de cómo se desarrolle la instalación de prueba, será necesario modificar la configuración añadiendo o quitando funcionalidades . Si se considera más de una configuración, se evaluarán en todos sus aspectos para determinar cuál de ellas trabaja mejor .

Las tareas para instalar y probar la configuración cliente son varias .

En primer lugar se debe instalar Office en el servidor de prueba . Para sistemas de cliente en los que se tiene que instalar Office sobre la red, se debe crear primero un servidor de instalación de red y realizar una instalación administrativa de Office desde el CD de Office . Se pueden modificar los ficheros para personalizar las instalaciones de los clientes, incluidas si los clientes corren Office localmente o desde la red . Hay que asegurarse de que todos los ordenadores de prueba están listos para instalar Office . De esta forma todos los ordenadores en los que se va a correr Office deben tener el suficiente espacio en disco, memoria RAM y velocidad de proceso .

Por el lado físico, hay que comprobar el hardware de conexión de red y las fuentes de alimentación . Además, correr detecciones de virus, escáneres de disco y programas de desfragmentación en cada ordenador puede evitar problemas posteriores . Aunque las máquinas pueden aparentar que están listas para operar, las actualizaciones de software a menudo no cubren los problemas de hardware y software por la manera que leen y escriben los datos en el disco duro . Por esto, hay que probar los ordenadores antes de instalar Office para poder centrar toda la atención desde el principio en los procesos de instalación . En cualquier caso, es conveniente asegurarse de que se ha realizado el back up de los datos críticos del ordenador . Una vez que el sistema de hardware está listo, se debe verificar que la red existente opera completamente .

Evaluación exhaustiva