Mensajería y correo electrónico unen las empresas. Una visión estratégica......de la comunicación electrónica profesional (I).

Bien entre empresa o al interior de una sola empresa, la CEE (Comunicación electrónica del escrito entre las empresas) obedece a unos principios de base que hay que recordar. Yo he dado al modelo general utilizado el nombre de THU= Transportador Horizontal Universal; este modelo será el que definiremos en las siguientes líneas.

Intercambios asíncronos= Diferencia entre emisión y recepción: la CEE sobrentiende que el emisor del mensaje acepta que el receptor no pueda acceder inmediatamente a este. Este lapsus de tiempo puede ser muy corto, algunos segundos, o muy largo. Todos los estudios han demostrado que los intercambios asíncronos son más eficaces que las comunicaciones sincrónicas, en tiempo real. Un ejemplo clásico es el del teléfono, herramienta sincrónica por excelencia; ¡la probabilidad de contactar con alguien por teléfono es del 25 %! esto significa que de 4 llamadas 3 son un fracaso. En la medida de lo posible, las empresas deberían privilegiar los intercambios asincrónos.

- Existencia de un fichero intermediario= Buzón: toda herramienta de comunicación asíncrona comporta la existencia de una memoria intermedia. Se le denomina Buzón electrónico, abreviado en BALE. Cualquier Cliente de una herramienta de CEE tendrá que disponer de su propia BALE.

- Emisores - Receptores: cuando se efectuaron los primeros proyectos de CEE, solamente eran clientes los Individuos. Una de las principales novedades del enfoque moderno de la CEE es el de abrir BALE a las... Aplicaciones informáticas. Este enfoque aumenta considerablemente el valor de las herramientas de CEE ya que la riqueza y la variedad de los mensajes que pueden intercambiarse aumenta inmediatamente.

- Naturaleza de la información transportada: un elemento fundamental en toda estrategia de información moderna es el poder transportar, al interior o al exterior de la empresa, las informaciones de cualquier naturaleza. Las principales familias de información que deseamos transportar electrónicamente son las siguientes:

- Los mensajes informales: son la base de toda herramienta de CEE. Por mensajes informales, se entiende mensajes cortos, típicamente de menos de una página de pantalla, y no estructurados. ¿Esta libre para comer mañana? ¿Qué piensa de las conclusiones de nuestra última reunión?. Envíenme inmediatamente las últimas cifras del mes pasado, ... son ejemplos clásicos de este tipo de mensajes.

- Los mensajes estructurados: estos mensajes, son más largos y tienen una estructura bien definida. Por ejemplo una convocatoria para una reunión que precisa obligatoriamente el lugar, la hora, la duración, las personas convocadas, etc...

- Los formularios: cada empresa genera en el curso de su existencia cientos de miles de formularios de cualquier clase; petición de billetes de avión, reembolso de gastos, reservas de sala de conferencias, peticiones de vacaciones, ... todos estos documentos son hoy día uno de los objetivos favoritos de las herramientas de CEE.

- Los documentos ofimáticos: resultados de hojas de cálculo, informes y gráficos son producidos diariamente por los usuarios de micros. La posibilidad de hacer circular electrónicamente estos documentos ricos es una exigencia normal de los usuarios; esta función se conoce bajo el nombre de correo electrónico.

- Datos informáticos: transferir en asincronía los resultados de una aplicación informática hacia un usuario es una de las formas más eficaces de reducir el flujo de papel en una empresa. Además es muy fácil de conseguir ya que todos los impedimentos creados por el tiempo real son eliminados. ¡Transmitir los datos a una BALE es todavía más sencillo que imprimir el documento correspondiente!.

Resumiendo, lo que se pretende, y lo que se puede obtener hoy día de un THU, es la capacidad de transportar CUALQUIER tipo de información entre dos personas, dos aplicaciones informáticas o una persona y una aplicación informática. La puesta en funcionamiento de una herramienta de tipo THU debe ser una de las prioridades de una empresa que desee elaborar una estrategia de información eficaz.

LA TECNICA:

LOS TRES NIVELES DE INTELIGENCIA POSIBLES

Con el fin de realizar un Transportador Horizontal Universal, las empresas pueden elegir entre varias arquitecturas técnicas. En la práctica, nos veremos obligados a instalar un mix de estas soluciones si tenemos en cuenta la diversidad de herramientas disponibles en la empresa.

Hoy en día existen tres grandes familias de soluciones, que, básicamente, se diferencian por el reparto de la inteligencia informática.

- Un nivel único de inteligencia: Terminal/Ordenador Central. Esta primera arquitectura a sido dominante hasta el final de los años 80. Se adaptaba muy bien a las herramientas informáticas disponibles. Toda la inteligencia del software se concentra en un servidor central; para tener acceso a la mensajería electrónica, sólo es necesario un sencillo terminal pasivo.

Esta arquitectura clásica todavía tiene un gran mercado; ya que es la única forma de abrir el THU a los usuarios que sólo cuentan con un terminal simple. En Francia, también es la única solución lógica para tener acceso al THU a través de los 6 millones de Minitels instalados en este país.

El límite principal de esta arquitectura se encuentra en la naturaleza de informaciones que podemos emitir ó recibir. Todo el mundo entiende que recibir una hoja de cálculo Excel o un documento Word en multi-columnas a través de un Minitel no sería realista.

- Dos niveles de inteligencia: Micro/Ordenador Central. Los usuarios que se equipaban con un micro-ordenador y debían trabajar luego en emulación para acceder a su BALE lo encontraban una pesadez. Transformar un micro potente en terminal pasivo no es una buena respuesta. Los proveedores de software han hecho frente a las expectativas poniendo una parte de la inteligencia en el puesto de trabajo. Ahora es posible preparar su mensaje en el micro, aprovechando un verdadero software de producción de documentos y no un simple editor.

De todas formas todavía estamos en un nivel de arquitectura que debe adaptarse al nivel de los puestos de trabajo menos potentes. El software central se conformará con transportar los documentos ricos como anexos sobre los que no pueden efectuar ningún tratamiento.

Esta arquitectura a dos niveles ofrece además la ventaja de poder emitir o recibir los documentos ricos de cualquier clase, bajo reserva, por supuesto, que el destinatario posea un puesto de trabajo que disponga del mismo nivel de inteligencia. Hay que saber de antemano, cuál es la capacidad del puesto de trabajo de su corresponsal para determinar los tipos de mensajes que puede enviarle.

- Tres niveles de inteligencia: Micro/Servidor Red Local/Ordenador Central. En esta arquitectura a tres niveles, que es la más moderna, el software se reparte entre los puestos de trabajo, que son TODOS, por definición micros y el servidor de la red local al que están conectados. La realizaciones y la ergonomía de estos softwares no tiene ni punto de comparación con la de los softwares que residen en los ordenadores centrales. Sin embargo, los usuarios que sólo disponen de un terminal o de un Minitel no tienen acceso.

Los servidores de redes locales pueden conectarse entre ellos directamente, sin pasar por un ordenador central; en esta hipótesis la calidad del servicio será constante a través de toda la empresa, y no solamente a nivel de la única red local.

También podemos interconectarlos utilizando un servidor central. En este caso los usuarios de micros y de terminales pueden continuar e intercambiar mensajes simples usando el software central.

Mientras todos los usuarios no estén equipados de micros, las empresas están condenadas a usar arquitecturas mixtas para dar a cada uno el nivel de servicio compatible con la potencia de su pue