Mensajería unificada

Todos los mensajes, en todo momento y en cualquier lugar

La mensajería unificada es un sistema que ofrece acceso a mensajes de correo electrónico, voz y fax a través de un único interfaz común, que, generalmente, es una aplicación cliente de correo electrónico. Explicamos sus principales claves, tendencias y ventajas para el ámbito empresarial.

Aunque tener diferentes formas de comunicar puede ayudar a los trabajadores móviles actuales a permanecer en contacto con sus compañeros de trabajo y su familia, disponer de demasiadas opciones de comunicación también puede producirles frustración y hacer disminuir la productividad. Un ejemplo simple es el uso de dos sistemas de correo de voz, uno para la oficina y otro para el teléfono móvil. Si a esto se añade el flujo incesante de documentos en papel desde impresoras y máquinas de fax, no es extraño que muchos trabajadores de la información sientan que han sido víctimas de sus propias tecnologías.
Parte de la respuesta al molesto problema de gestionar múltiples sistemas de envío de mensajes es dirigir los mensajes, de todo tipo, a la bandeja de entrada de correo electrónico del usuario. Para ello, fabricantes de soluciones de mensajería unificada, como Avays, Nortel Networks y Cisco Systems dirigen los datos de mensajes a un servidor de correo electrónico (Microsoft Exchange o Lotus Notes, por ejemplo) que transmite los datos a la aplicación cliente de correo electrónico del usuario.
Para dar cabida a los mensajes de voz, el sistema de la empresa vendedora de mensajería unificada los convierte a ficheros digitales que pueden ser almacenados en un servidor de correo electrónico o en una unidad de disco del usuario, como cualquier otro fichero de datos. De forma similar, los faxes que llegan son recogidos por un servidor de fax, convertidos a ficheros de imágenes y enviados al servidor de correo. El servidor de correo dirige a continuación los mensajes de correo y de fax a la aplicación de correo electrónico del usuario, como Microsoft Outlook o la aplicación cliente Lotus Notes. Suponiendo que el usuario tenga drivers de audio y un altavoz o auriculares, puede simplemente hacer click en el fichero adjunto del correo para reproducir el fichero de audio del correo de voz. También puede hacer click en el fichero para examinar un fax en pantalla utilizando su aplicación de visionado de imágenes.

Tras los bastidores
Aunque la tecnología necesaria para la mensajería unificada parece pedir un enfoque basado totalmente en el protocolo IP en lugar de un sistema PBX (Private Branch Exchange) separado para voz y una red IP para datos, la realidad es que la mayoría de las grandes compañías tienen todavía sistemas de mensajería de voz PBX que funcionan bien, motivo por el que no quieren sustituirlo.
Los fabricantes de equipos de red han estado llenando el hueco entre los sistemas de teléfonos corporativos PBX y las redes de datos existentes. La idea es mostrar mensajes de voz en la bandeja de correo electrónico del usuario, aunque pueden ser dejados también en un sistema de correo de voz basado en PBX. La forma en que los fabricantes aborden la creación de este nexo o puente dependerá de del lado del río en el que hayan comenzado. Por ejemplo, los grandes fabricantes de PBXs Avays y Nortel, han trabajado para conectar sus sistemas de mensajería de voz basados en PBX a redes de datos. Cisco, que llegó desde el lado de las redes de datos con sus equipos de conmutación y routing basados en IP, ha conectado en interfaz su sistema de mensajería unificada de Voz-sobre-IP (Voice-over-IP) con sistemas PBX existentes.
A pesar de sus puntos de partida diferentes, estas y otras empresas están ahora creando sistemas de mensajería unificada que tratan el correo electrónico, la voz, el fax e incluso el video simplemente como formas de datos diferentes. Cuando llegue el momento de sustituir el antiguo sistema de correo de voz basado en PBX, sencillamente será retirado y la red de datos se hará cargo del trabajo.


Más allá de la bandeja de entrada única
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Una única bandeja de entrada basada en PC para mensajes de voz, fax y correo electrónico puede ser lo bastante conveniente para empleados que trabajan desde una única oficina o que viajan ocasionalmente. Sin embargo, no hace el trabajo para aquellos empleados que alternan entre diferentes localizaciones o que están de viaje tres o cuatro días a la semana.
Como consecuencia, ha surgido un interés creciente por encontrar formas de acceder y controlar el flujo de información a través de teléfonos convencionales y móviles. Por lo tanto, un trabajador móvil puede, en lugar de acceder al correo de voz y al correo electrónico a través de una conexión dial-up, llamar a su bandeja de mensajes desde un teléfono móvil y extraer mensajes tanto de voz como de texto. Un motor de texto-a-habla leería los mensajes de correo electrónico al usuario.
Los sistemas de mensajería unificada más recientes permiten a los usuarios finales establecer reglas sobre cómo un agente de llamadas automáticas maneja las llamadas que llegan a un número de teléfono. El usuario puede especificar quién accede en vivo y quién va al correo de voz, en base a su nombre o a su ID de comunicante registrado.
Además, el usuario puede ordenar al agente que dirija las llamadas a diferentes teléfonos durante ciertos periodos de tiempo (por ejemplo, todas las llamadas pueden ser enviadas al teléfono de la oficina el domingo, a un teléfono móvil los miércoles y jueves, y a un teléfono particular los viernes).


Las claves de la mensajería unificada
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• Voz, fax y correo electrónico son depositados en el almacenamiento de mensajes del servidor de correo electrónico de la empresa.
• Donde se siguen utilizando sistemas PBX tradicionales en conjunción con redes de datos, los mensajes de voz se almacenan en el sistema PBX y, después, se duplican en el almacenamiento de mensajes de datos.
• Todos los mensajes, tanto de voz, de fax o de correo electrónico, se dirigen a la bandeja de entrada de correo electrónico del receptor.

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