Mejorando el Indice de Productividad de la Información

La productividad de la información -es decir, la capacidad de una compañía para gestionar y administrar la información- no está basada en la sofisticación de la organización de sistemas de información, ni está afectada por el tipo de tecnología del que uno disponga ni por lo difundida que esté esa tecnología en la empresa. Tampoco depende de que se utilicen mainframes o no, y, desde luego, no guarda relación con la cuantía del presupuesto de tecnología de la información.

Puede encontrarse una elevada productividad de la información en empresas que adopten un enfoque equilibrado respecto a la gestión. La tecnología de la información (TI) es tratada como un factor que contribuye de forma importante a este equilibrio, pero no más que eso. Aquellas empresas tratan cada función, incluyendo las de marketing, producción, investigación, Tecnologías de la Información y administración, como ingredientes igualmente importantes.

En una visión orgánica de la empresa, uno no puede permitirse que cualquiera de las partes dé lugar a fallos de funcionamiento en otras partes de la organización, y todo el mundo depende de que todo el mundo realice su trabajo con el objetivo de crear valor. La productividad es la consecuencia de la cooperación, integración, aprendizaje, acumulación compartida de conocimientos y claridad de finalidades y objetivos. Sin estos atributos, incluso el superordenador más potente sería un recurso desperdiciado.

Uno de los principios informáticos fundamentales es que el rendimiento global de cualquier sistema depende de cómo interactúen entre sí todas sus partes, y no de cómo funcionan esas partes de manera aislada. Cuando mejora la eficiencia de las partes tomadas individualmente, no significa que el rendimiento del sistema mejorará en su totalidad. Mejorar una función comercial aislada para obtener costes más bajos, una mayor eficiencia o algún otro objetivo funcional menos amplio, como la modernización, podría degradar los resultados globales.

Para aumentar la productividad de la información de una empresa, es necesario identificar primero qué elementos de sus complejas interacciones informáticas están defectuosos. Las siguientes son algunas sugerencias prácticas para directores de Sistemas de Información:

1.- Participar en los procesos de planificación y de presupuestos de la empresa. Estos eventos son las únicas ocasiones en las que están abiertos para negociación todos los elementos de creación de valor añadido que constituyen el ratio de productividad de la información.

2.- Identificar las causas principales de pérdida de valor. Las ganancias en productividad de la información se obtienen mucho más rápidamente eliminando primero las influencias negativas, en lugar de concentrarse inicialmente en nuevos proyectos o instalar la más reciente tecnología.

3.- Comenzar a analizar estas deficiencias como si fueran patologías. Las empresas, lo mismo que las personas, sufren enfermedades. Tienen problemas de activos, experimentan miopía de marketing, encuentran roturas en la ingeniería de procesos, sufren congestiones en los gastos, quedan expuestas a mordeduras de competidores o presentan síntomas de negligencia por parte de los clientes. Cada enfermedad requiere un remedio diferente.

4.- Conviértase en un miembro valioso del equipo ejecutivo que está encargado de restaurar la buena salud comercial. La tecnología de la información deberá ser considerada como parte de una solución de alcance total, no como la idea de alguien de inyectar la medicina milagrosa anunciada más recientemente.

Por lo menos, comience a pensar en términos globales. No es la tecnología la que mejorará la productividad de la información en su compañía, sino la forma en que usted la administre y la gestione.

TI y comunicación empresarial

La función de comunicaciones a nivel de empresa -es decir, el departamento que emite el mensaje de la compañía interna y externamente- mantiene una relación muy estrecha con el área de Tecnologías de la Información. El correo electrónico superará pronto a la fotocopiadora como la tecnología más utilizada para comunicar con las masas dentro de la organización, y los "bulletin board systems" (BBS), Internet, video-conferencias, teleconferencias y fax no le van a la zaga.

Existe un grupo al que los responsables de las comunicaciones de la empresa tienen poco que decir: el de los profesionales de sistemas de información. Esto podría parecer una sorpresa, teniendo en cuenta que la mayoría de los directores de comunicaciones en las compañías más importantes desean participar en los posibles "upgrades" en tecnología de comunicaciones, y que se consideran a sí mismos como los directores de la información estratégica. E incluso a pesar de que un 90% de los comunicadores en las empresas afirman que las comunicaciones de tecnología y empleados constituyen una conexión vital, un 80% afirman no mantener relaciones formales con el departamento de sistemas de información.

Estos son algunos de los resultados de un reciente estudio de aproximadamente cien vicepresidentes, directores, managers y supervisores de comunicaciones para empleados entre las principales compañías de Estados Unidos, realizado por la firma Cognitive Communications.

El estudio mostró también que, aunque casi un 60% de las comunicaciones a nivel de empresa tienen lugar de forma impresa en papel, los comunicadores prevén estar utilizando medios electrónicos e impresos a partes iguales para todas las comunicaciones internas en un plazo de dos años. Esto se debe a que, en su opinión, los medios electrónicos pueden llegar a más empleados más rápidamente y a un costo menor.

Los responsables de las comunicaciones entre empleados piensan que la información distribuida electrónicamente será la norma antes del comienzo del próximo siglo.

Por otra parte, el estudio demostró que en las relaciones corrientes entre empleados, el PC se ha convertido frente a otros puntos de reunión en el lugar más popular para compartir información y dialogar. Los empleados utilizan actualmente una docena de tecnologías para hablar entre sí, siendo la más popular con gran diferencia el correo electrónico.

Casi un 90% de las compañías consultadas afirman que el correo electrónico es el medio más utilizado para las comunicaciones persona-a-persona.