Las cajas de ahorros confían en la gestión del conocimiento

La CECA pone en marcha el proyecto Melania

La CECA ha implantado una herramienta de gestión del conocimiento basada en Lotus Domino, sobre la red Hidra. Con el nombre de Melania, esta herramienta agilizará e intensificará el contacto entre los 100.000 profesionales de las cajas de ahorros españolas, aumentando la eficacia de su trabajo.

“En Melania, cada vez que uno llega a la plaza, se encuentra en mitad de un diálogo”. Esta es una frase del libro Las ciudades invisibles, de Italo Calvino. Describe una ciudad, Melania, donde lo principal es el diálogo, las palabras. Aunque parezca que las tecnologías de la información poco tienen que ver con la literatura, este caso demuestra que no siempre es verdad y que al final todas las ciencias están relacionadas. Así, la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA), que agrupa a 47 cajas de toda España, ha utilizado esta narración para denominar y describir a uno de sus proyectos más innovadores: una red que conecta a todos los profesionales de un mismo sector en comunidades especializadas donde pueden intercambiar todo tipo de información con el fin de mejorar su productividad. “Cuando empezamos a desarrollar este proyecto nos dimos cuenta de que su construcción y su idiosincrasia eran iguales que una de las ciudades invisibles del libro de Italo Calvino, Melania, y decidimos llamarlo de la misma manera”, explica Tomás Parra, jefe de Organización y Servicios Generales de la CECA.
La idea surgió de la COAS, una comisión delegada del Consejo de Administración de la propia CECA, a principios del año 2000, como un proyecto de gestión de conocimiento para todas las cajas confederadas, utilizando la información generada por las propias cajas y algunas otras fuentes. A partir del mes de mayo, un equipo se puso a trabajar utilizando la herramienta Lotus Domino y sobre la base ya instalada de la intranet Hidra, que lleva funcionando años entre las cajas. Para su instalación sólo se necesita la implementación de un software y sus usuarios no necesitan formación ya que ha sido diseñado de forma que el aprendizaje de su uso sea intuitivo.
“La gran novedad que introduce Melania es la interactividad. Hasta ahora hemos estado utilizando una intranet donde los trabajadores de las cajas podían recibir información útil para su trabajo. Lo interesante es que ahora se puede crear un diálogo y además los propios profesionales pueden exponer sus propios conocimientos para que el resto los aproveche. En la Red se puede intercambiar dinero (o cosas que se compran con dinero) o palabras. Melania trata del intercambio de palabras”, argumenta Tomás Parra. Aunque el universo potencial de Melania es de 100.000 personas, la idea es dirigirse a ellas de forma muy segmentada por colectivos profesionales, por lo que la entrada es selectiva por departamentos y según los cargos.
La red Melania está compuesta por varias áreas funcionales. Unas interactivas y otras no. Una de ellas es el Área Normativa, una base de datos especializada en la que se recopila toda la regulación necesaria para el trabajo de los distintos profesionales que trabajan en las cajas españoles. Los recursos de esta sección se compartirán con la página web de la CECA para que cualquier persona interesada pueda acceder igualmente a esta información. Parecida es la sección Administraciones Públicas, donde se puede encontrar información de la Unión Europea o de la recaudación de impuestos.

La ‘ciudad’ al completo
Otra de las áreas es la Escuela donde se puede conectar con el departamento de formación de la CECA que a su vez está llevando a cabo un proyecto de escuela on-line. Además permite el acceso a cursos que ya están terminados como el de blanqueo de capitales. El personal de las cajas puede seguir esté curso para conocer la normativa y colaborar con las autoridades en su prevención y detección. También habrá un apartado de Prensa que contendrá los boletines diarios de prensa, con las noticias publicadas sobre la CECA o sobre cualquier caja; y un apartado de Almacenes, un repositorio de datos donde se podrán encontrar colecciones de datos antiguos que pudieran ser de utilidad en algún momento.
También hay un Centro Comercial. En él, los usuarios podrán encontrar una colección de todos los proveedores de las cajas de ahorros pero ordenados desde el punto de vista de los compradores de todas las especialidades.
“Todas estas secciones han sido remodelaciones de servicios que la CECA ya daba a las cajas en distintos formatos y que ahora están agrupadas en una única herramienta. Pero la gran novedad está en las áreas interactivas: los Talleres y los Clubs. El proyecto no está más que en sus comienzos y dará mucho juego a lo largo de este siglo”, concluye Tomás Parra.
La sección de Talleres está pensada para equipos de trabajos de distintas cajas. Por ejemplo, si hay un proyecto de desarrollo informático en el ámbito de los negocios internacionales, habría un taller de este proyecto que permitiría a todas las personas implicadas en él gestionarlo de forma on-line, con el ahorro de tiempo y de costes que esto supone. El área de Servicios está por crear pero en el futuro contendrá servicios tales como la protección de la propiedad intelectual con el fin de que para las cajas sea mucho más sencillo registrar documentos o programas informáticos rellenando un formulario de manera on-line que es recibido por un departamento común que se encargará de hacer todos los registros de manera coordinada y compartiendo los recursos.

Adiós a los atracos
Por su parte, la sección Clubs está compuesta de clubs que agrupan a los profesionales de un área de todas las cajas, como el Club de Márketing, de Asesoría Jurídica, Informática, Seguridad, Contabilidad, etc. Este año 2001, se construirán una docena de clubs. El primero, que está ya totalmente terminado es el de seguridad. Su responsable es José Antonio Soler, jefe de Seguridad de la CECA, y va dirigido a los 200 profesionales de seguridad que hay en las cajas de ahorros. “Hasta ahora los responsables de seguridad de las cajas hemos estado trabajando a través de la Comisión Nacional de Seguridad de cajas de ahorros. En ella se genera, sobre todo, formación e intercambio de conocimientos. Pensamos que la plataforma Melania era ideal para desarrollar esta actividad”, indica Soler. Dentro del club de Seguridad encontramos: un directorio, compuesto por los datos de los miembros del club; direcciones de interés, una colección de links interesantes para estos profesionales como las asociaciones o la policía, con una pequeña descripción de cada una; el tablón de anuncios, donde se anuncian los eventos o incluso cosas personales pero que también se puede utilizar de manera selectiva y urgente para avisar a los 47 jefes de seguridad de un fraude para que se pongan medidas en todas las cajas; una relación de proveedores específicos de seguridad; novedades del sector; y foros, entre otros servicios. Dentro del club, hay una serie de roles. Hay un Consejo de Administración rotativo entre los miembros. Este Consejo se encargará de planear los contenidos del club durante su período de “mandato”, que suele ser de un año.
Además de esta estructura, que va a ser común a todos los clubs, cada club tendrá algo específico. En el caso del de seguridad es el

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