La tecnología DAM optimiza el arsenal visual de las empresas

Un rápido ROI e inferior tiempo en la búsqueda de archivos son sus grandes ventajas

Los activos digitales, ya sean fotografías, archivos CAD o vídeos, aumentan su presencia en el mundo corporativo de forma imparable, y la necesidad de gestionarlos se ha vuelto un imperativo crítico. La solución a este problema es la tecnología DAM (Digital Asset Management), incluida en el enfoque más amplio de la gestión de contenidos empresariales (Enterprise Content Management, ECM). Si mantenemos estos activos bajo control, los beneficios para la compañía se traducen en una rápida y fiable localización de este tipo de archivos, un incremento de la productividad, una reducción de costes y protección de los activos valiosos. La tecnología DAM permite el almacenamiento, la recuperación y reutilización de archivos digitales, vitales tanto para la construcción de una imagen corporativa sólida, como para las actividades de marketing, ventas y atención al cliente. Empleando la información descriptiva, es decir, metadatos, junto con los activos, DAM proporciona y soporta las reglas de negocio y procesos requeridos para adquirir, almacenar, indexar, asegurar, buscar, exportar y transformar estos archivos. Esta tecnología mejora tanto el almacenamiento como la localización de activos, y evita, además, que estos sean licenciados o creados múltiples veces, previniendo el mal uso de material con derechos de propiedad intelectual. Así, posibilita un mejor seguimiento y control, tanto de los usuarios de medios digitales como del tipo de uso asociado. Sin duda, uno de los departamentos más favorecidos por la implantación de un sistema de gestión de activos digitales es el de diseño, ya que podrá beneficiarse de un ahorro de tiempo en la búsqueda de los activos existentes, pudiendo reutilizarlos siempre que sea necesario, y evitando las ineficiencias ligadas a la constante creación de nuevos activos. Sin embargo, el área de diseño no es la única beneficiada por la instalación de un sistema DAM. En la planta de producción, estos sistemas sirven para verificar que el equipo está utilizando los patrones y colores correctos, con una confirmación visual. Marketing, por su parte, disfrutará de acceso inmediato a imágenes de calidad de todos los productos de la compañía, pudiendo mantener catálogos antiguos y gestionar el desarrollo de catálogos venideros. El acceso es también instantáneo a la mayoría de información de producto e imágenes digitales que pueden utilizar para anuncios, folletos y hojas de especificaciones de producto. Al centralizar los contenidos digitales, se garantizará la seguridad y facilidad de acceso para todo tipo de usuarios, desde partners y agencias externas a teletrabajadores o proveedores. Los mismos beneficios son visibles para el departamento de ventas, que podrá crear rápidamente catálogos digitales para el personal de ventas interno y externo, a un coste inferior del que supondría elaborar catálogos en papel o libros de muestras. Los metadatos, es decir, datos que hablan sobre los datos, definen los derechos y permisos fijados para cada activo. En caso de que las condiciones en las que opera una compañía u organización varíen, los metadatos también deberán hacerlo, de ahí que el sistema DAM empleado deberá ser muy flexible. La solución elegida tiene, por tanto, que permitir la distribución eficaz de contenidos a través del proceso de producción y distribución, con una plataforma y repositorio unificados, y la automatización de procesos críticos como la elaboración de listas, búsquedas, exportación o almacenamiento. La falta de planificación o de compromiso por parte de la dirección, así como la ausencia de objetivos de negocio claros, pueden convertirse en graves escollos a la hora de implementar sistemas DAM. Es muy importante verificar la calidad de los datos albergados en el sistema, que deberá dirigirse a grupos de usuarios específicos para incrementar su utilidad. Por otro lado, crear una interfaz de usuario y una estructura de datos que promueva un acceso rápido y eficaz a estos requiere un nivel de experiencia en gestión de imágenes y bases de datos del que la mayoría de departamentos TI carece. No obstante, las compañías pueden optar por sistemas DAM avanzados con herramientas específicas para importar, exportar o actualizar, de forma automática, los datos. Estos programas personalizados buscan responder a las necesidades específicas de las organizaciones en la gestión de contenidos digitales. El rápido retorno de la inversión (ROI) y la reducción del tiempo que inicialmente deberían dedicar los empleados en la búsqueda, tratamiento y distribución de los activos digitales son razones poderosas que convencerán a los responsables de las compañías para apostar por la implantación de un sistema DAM. Obviamente, la justificación económica también es evidente: este sistema es capaz de aprovechar los recursos existentes en la organización, al tiempo que le permite avanzar hacia un modelo moderno y global, basado en la eficiencia y la excelencia. Carlos Rodríguez, director general de Ever Team

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