La Junta de Castilla-La Mancha hace realidad la "oficina sin papel"
Automatiza la generación, envío, recepción, compilación y consulta de la documentación a discutir en los Consejos
Con el objetivo de mejorar los procesos, la seguridad y reducir el importante gasto en papel, el departamento de Informática de Presidencia de la Junta de Castilla-La Mancha decidió automatizar el proceso de generación, envío, recepción, compilación y consulta de la documentación a discutir en los Consejos de Gobierno, haciendo realidad la ‘oficina sin papel’, mediante el uso de Adobe Acrobat Professional y Adobe Acrobat Reader para la elaboración y consulta de la documentación.
Hasta la fecha, las 10 consejerías que forman la Junta remitían su documentación impresa en papel por mensajero al Departamento de Consejo de Gobierno, organismo dependiente de la Consejería de Presidencia de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM) encargado de coordinar y elaborar la documentación final que se presenta semanalmente a discusión en los Consejos de Gobierno. Un proceso que, en palabras de Juan Carlos Sanz Díaz, coordinador de Informática y Comunicaciones de la Presidencia de la JCCM, “conllevaba importantes gastos en tiempo, material y personal aparte la falta de seguridad e integridad implícita al papel impreso”.
Ahora, explica Sanz, gracias a ambas soluciones, “cuando cada Consejería tiene elaborada su información la sube al servidor de Presidencia, al que accede el departamento del Consejo de Gobierno, que compila toda la documentación recibida en un único archivo PDF. Una vez que se ha elaborado este documento final se envía un SMS y un e-mail anunciando que ya está accesible este archivo únicamente para los consejeros que, bajo petición de usuario y contraseña, pueden consultarlo, imprimirlo o descargarlo”.
Mayor agilidad
Este proceso ha permitido reducir en un 99% el consumo en papel y “dotar de mayor agilidad, fiabilidad y seguridad a la información” en la medida en que las descargas están totalmente controladas, al identificar al usuario que las realiza, impedir abrir el documento en un equipo en el que no haya sido descargado y dotar a todo documento de un período de caducidad de uso. Una integridad y seguridad en el acceso a la información, posible gracias a la implementación de Adobe LiveCycle Rights Management ES.
Gracias a la digitalización de la información se ha conseguido que los documentos de los distintos Consejos de Gobierno queden como históricos. El proyecto contempla la incorporación de la firma digital como validación para entrar en la aplicación, algo que podría hacerse realidad en el nuevo año.
Hasta la fecha, las 10 consejerías que forman la Junta remitían su documentación impresa en papel por mensajero al Departamento de Consejo de Gobierno, organismo dependiente de la Consejería de Presidencia de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM) encargado de coordinar y elaborar la documentación final que se presenta semanalmente a discusión en los Consejos de Gobierno. Un proceso que, en palabras de Juan Carlos Sanz Díaz, coordinador de Informática y Comunicaciones de la Presidencia de la JCCM, “conllevaba importantes gastos en tiempo, material y personal aparte la falta de seguridad e integridad implícita al papel impreso”.
Ahora, explica Sanz, gracias a ambas soluciones, “cuando cada Consejería tiene elaborada su información la sube al servidor de Presidencia, al que accede el departamento del Consejo de Gobierno, que compila toda la documentación recibida en un único archivo PDF. Una vez que se ha elaborado este documento final se envía un SMS y un e-mail anunciando que ya está accesible este archivo únicamente para los consejeros que, bajo petición de usuario y contraseña, pueden consultarlo, imprimirlo o descargarlo”.
Mayor agilidad
Este proceso ha permitido reducir en un 99% el consumo en papel y “dotar de mayor agilidad, fiabilidad y seguridad a la información” en la medida en que las descargas están totalmente controladas, al identificar al usuario que las realiza, impedir abrir el documento en un equipo en el que no haya sido descargado y dotar a todo documento de un período de caducidad de uso. Una integridad y seguridad en el acceso a la información, posible gracias a la implementación de Adobe LiveCycle Rights Management ES.
Gracias a la digitalización de la información se ha conseguido que los documentos de los distintos Consejos de Gobierno queden como históricos. El proyecto contempla la incorporación de la firma digital como validación para entrar en la aplicación, algo que podría hacerse realidad en el nuevo año.
