La inteligencia aplicada a los procesos de tecnología documental

Los documentos siguen siendo la vía principal de comunicación en la mayor parte de las organizaciones. Gestionarlos y distribuirlos de forma eficiente puede constituir un quebradero de cabeza para muchas entidades. De ahí, la importancia de contar con un buen software documental.
A la hora de contratar tecnología documental, las empresas deben tener en cuenta aspectos como tener una herramienta integral que cubra todo el ciclo de vida de un documento, disponer de una solución escalable que tenga la posibilidad de crecer en función de las necesidades de la compañía y contar con un software que sea fácilmente integrable con el resto de aplicaciones presentes en una organización.
Lo que de verdad aporta inteligencia a una solución de software documental es el output management, un conjunto de soluciones y metodologías que proporcionan control y efectividad a todos los procesos documentales que lleva a cabo una compañía. Las motivaciones que pueden llevar a una organización a contratar estos servicios son diversas. Desde la eficacia en la entrega de todo tipo de documentación a los clientes, hasta la obtención de ahorros de costes que pueden alcanzar el 25%. Por ello, es importante hacer una consultoría previa para detectar cuáles son las necesidades de la empresa.
Las compañías que están utilizando un sistema ERP se encuentran con verdaderas dificultades para racionalizar los canales de impresión. Necesitan una herramienta que les facilite esta tarea y les permita ahorrar costes. El output management puede ayudarles, pero deben inculcar a sus clientes un cambio de mentalidad.
En España, la comunicación por vía electrónica no supera el 15%en empresas privadas, pero las Administraciones están haciendo un importante esfuerzo en este sentido para que los ciudadanos puedan realizar todo tipo de tramitaciones.
El output management ya está preparado para este proceso de transformación y aporta las soluciones necesarias para que los documentos digitales tengan la misma validez que los impresos.


Julio Olivares es presidente y fundador de DocPath..

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