La implantación de un almacén de datos, una opción de alta rentabilidad

Para que una organización se decida a implementar un data warehouse es necesario contar con evidencias de la existencia de beneficios económicos concretos. Los primeros estudios de retorno de la inversión (ROI) ya han probado el positivo impacto financiero de esta tecnología, que puede llegar a superar el 16.000% de ROI. IDC ha estudiado a más de 60 usuarios de todo el mundo con instalaciones de data warehouse y los resultados han sido altamente positivos: en dos años y medio es posible obtener un retorno de la inversión medio del 401%.

La confusión alrededor del data warehouse está estrechamente ligada a la infinidad de definiciones de esta tecnología. Para IDC, el data warehouse no es un producto, sino un proceso soportado por diversos productos, tecnologías y servicios de TI.

En su nivel más elemental, estamos hablando de información para el soporte de la toma de decisiones. Para ello, el data warehouse recolecta los datos de varias aplicaciones dentro de los sistemas operacionales, los integra en un modelo lógico de áreas temáticas empresariales, almacena la información de forma que sea accesible y comprensible para los usuarios, y finalmente la suministra a los encargados de tomar decisiones a través de herramientas de consulta y generación de informes.

En primer lugar, destaca la organización de los datos mediante un esquema de áreas. A pesar de la existencia de algunas variantes, la mayoría de las implementaciones de data warehouse comparten cuatro características. Para empezar hay que considerar una visión temática, que permite establecer grupos donde se recogen todos los datos de la organización que pertenecen a un tópico considerado importante para la toma de decisiones. En segundo lugar, los datos deben estar integrados, es decir, transformados en formatos de medición, referencia y almacenamiento comunes para que puedan ser útiles. El tercer punto es asegurar que el almacén de datos no es volátil. Primero se almacena la información y más tarde se accederá a ella para la toma de decisiones. Esto contrasta con los sistemas operacionales en los que es actualizada tan pronto como ocurre un nuevo suceso. Por último, hay que tener en cuenta que en el almacén existen secuencias de información organizacional que se suceden a intervalos de tiempo predefinidos.

Que las organizaciones adopten nuevas tecnologías para la obtención de beneficios empresariales no es nada nuevo, y el data warehouse no es ninguna excepción. Esta tecnología está ayudando a utilizar la información que se recolecta en una organización, y esto deriva finalmente en un retorno de la inversión medible. Las compañías ya han comprendido la importancia de los procesos de negocio pero, sin embargo, la información que soporta los análisis de estos procesos es normalmente incompleta o inconsistente.

Tener los datos coordinados en un almacén permite hablar de procesos completos, puesto que los ejecutivos pueden tomar decisiones basadas en un entendimiento de la totalidad del sistema en vez de en estimaciones realizadas a partir de datos incompletos.

Por otra parte, el coste de mantenimiento de la infraestructura para muchos sistemas de soporte a la decisión individuales puede ser extremadamente alto comparado con el de un data warehouse.

El objetivo clave es automatizar el proceso de construcción del almacenamiento de la información, que ayuda a mantener comparativamente bajos los costes de soporte. También hay que tener en cuenta la bajada de precios del hardware y software utilizado, y el aumento de productividad en el caso de los trabajadores que utilizan estas herramientas. Por encima de todo esto no hay que olvidar que estamos hablando de una tecnología que ayuda a la toma de decisiones, algo conectado con el núcleo de la actividad de una empresa, lo que afecta directamente a los beneficios que se puedan obtener. Además, ofrece la habilidad de gestionar de forma simultánea las perspectivas macroeconómica y microeconómica de la organización, lo que permite un ahorro de horas de trabajo manual y de los costes de fallos basados en las decisiones tomadas sin una base de información correcta.

Un ROI medio del 401%

La medición del retorno de la inversión en usuarios que han implementado data warehouses es una herramienta válida para comprender cuál es el impacto financiero de este proceso.

De los 62 casos estudiados por IDC, el retorno de la inversión (ROI) en un período de tres años fue del 401%, pero teniendo en cuenta que algo más del 90% de las organizaciones han obtenido en este período un retorno superior al 40%, la mitad más del 160%, y una cuarta parte ha superado el 600%.

Generalmente, la media de años para obtener retorno de la inversión es de 2,3 años en proyectos cuyos costes medios son de 2,2 millones de dólares. En estos costes se incluyen los relativos al software, hardware, soporte, desarrollo interno, formación, servicios y consultoría externa necesarios para construir un data warehouse.

Estos resultados son consistentes para todo el grupo de compañías estudiadas, desde las que cuentan con pequeños almacenes de megabytes hasta las que alcanzan el terabyte de tamaño, con soporte para grupos de usuarios desde los 3 a los 1.300 en diversos sectores económicos.

Pero si algo muestra el estudio del retorno de la inversión es la diferencia obtenida entre las compañías analizadas, con cifras negativas de hasta el 1.857% y algunas tan altas como de un 16.000%. Los resultados tan positivos muestran el gran potencial del data warehousing. Cuando la información de un almacén se utiliza de forma efectiva en la toma de decisiones, el retorno de la inversión es asombroso. En estas situaciones, los gestores apuntan a la información en el almacén como la única disponible para crear este proceso de decisiones que no se hubieran podido tomar sin la base de este soporte.

En el otro extremo, los resultados negativos pueden atribuirse a varios factores: costes tremendamente altos, escasa utilización del almacén, o un proceso de implementación excesivamente largo.

Algunas de las instalaciones analizadas en el estudio de IDC comenzaron antes de las grandes reducciones en los costes del hardware y de las soluciones de almacenamiento de los 90. Para otras, no se ha empleado el data warehouse tal y como se planificó antes de su instalación, debido a dificultades técnicas, organizativas o cuestiones de marketing. Además, no hay que olvidar la importancia de acostumbrar a los usuarios finales a utilizar estas nuevas herramientas como parte de su rutina normal de trabajo, algo en lo que algunas compañías fracasan. Por último, algunas de estas instalaciones representan grandes inversiones estratégicas de las que no se espera obtener retornos económicos positivos durante los tres primeros años.

Entre las compañías estudiadas por IDC se comprobó una gran diferencia en los costes relacionados con el data warehouse, con un 75% de las empresas con unos gastos por debajo de la media. Los costes iniciales de desarrollo se destinan principalmente al hardware (34%) y a los servicios internos (34%). Una vez que el almacén se ha establecido, estos conceptos se mantienen como los gastos más significativos, puesto que cada uno representa aproximadamente el 30% del total durante un período de tres años.

En la mayoría de las organizaciones que gastaron menos que la media, IDC ha encontrado menores costes de hardware y consultoría, mientras que los relativos a la consultoría son mucho más altos. Esto indica, según el estudio, que las empresas con menores costes son aquellas que menos recurren al exterior.

Beneficios económicos

Los beneficios económicos que ofrece un data warehouse se pueden dividir en distintas categorías. En primer lugar se encuentran las relativas al ahorro obtenido al no tener que soportar el proceso tradici