"La implantación de JD Edwards ha sido un proyecto estratégico"
Para el jefe de informática de la Cámara de Comercio de Barcelona
En septiembre de 2000 la Cámara de Comercio de Barcelona inicia un proceso de cambio de toda la arquitectura en cuanto a sistemas y a productos de gestión. Se apuesta por soluciones estándares frente a las implantadas, que estaban desarrolladas internamente. Se elige JD Edwards como ERP para dar funcionalidad a todo el tema de finanzas y como soporte de la estructura del grupo de Cámara.
“Llegamos a la conclusión de que necesitábamos un ERP porque los sistemas que teníamos en aquellos momentos eran difíciles de mantener y su evolución no era ni tan óptima ni tan rápida como las necesidades que van surgiendo”, señala Albino Campo, jefe de Informática de la Cámara de Comercio de Barcelona. Así se opta por una solución de ERP para garantizar la evolución continua del producto y la adaptación a las nuevas necesidades y funcionalidades, junto con la incorporación de un sistema para la automatización de todo el circuito de compras de la corporación. De esta manera se inicia un proceso de selección de una herramienta para dar funcionalidad a todo el tema de finanzas y como soporte de la estructura del grupo de Cámara; también se inicia la selección de una herramienta CRM para gestionar y optimizar la relación con el cliente. Como herramienta de ERP, la Cámara de Comercio de Barcelona seleccionó JD Edwards OneWorld Xe entre las diferentes soluciones que había en el mercado. “Vimos unas nueve o diez y la que más encajaba con lo que nosotros necesitábamos tanto en el plano económico como de funcionalidad era JD Edwards”, comenta Campo.
En un principio se puso marcha la parte de ventas y recientemente se ha incorporado la funcionalidad del módulo de compras, automatizando todo el circuito de compras. “Hasta ese momento era en papel, muy manual y un poco complicado seguir todo el circuito desde el inicio de la compra hasta la materialización final de la compra”. En el módulo de compras, el servicio proponiente selecciona las necesidades que quiere, lo que va al servicio contratante mediante el workflow de JD Edwards, que introduce los precios que han facilitado los proveedores. En ese momento se valida contra el presupuesto si hay disponible, y el director de área que pertenece al servicio determinado y lo autoriza. Tanto el servicio contratante como el proponiente tienen acceso al punto en que se encuentra su solicitud. Los productos que están en este circuito son servicios de catering, de mantenimiento o compra de productos.
La versión instalada de JDEdwards OneWorld Xe es la de cliente servidor con terminal server en medio y Citrix y no la de navegador porque “cuando lo pusimos en marcha en septiembre de 2000 esta versión acababa de salir y no estaba desde nuestro punto de vista lo suficientemente rodada”. Están instalados los módulos de ventas, de compras, el básico y el jobcost para el seguimiento de proyectos.
Actualmente acceden al JD Edwards unos 90 clientes internos, incluidas las nueve delegaciones de la corporación que también están conectadas con la informática corporativa. Uno de los objetivos es que tanto las delegaciones como la sede central ofrezcan los mismos servicios con la misma calidad y “por ello hemos reforzado la operatividad de las delegaciones. Tenemos una conexión punto a punto y ahora estamos estudiando la posibilidad de instalar ADSL en dos de las delegaciones para mejorar el tema de las comunicaciones”.
También CRM
Se opta por el ERP junto con la integración con una base de datos corporativa para tener toda la información centralizada, lo que venía a complementar el tema del CRM. Para ello se escoge la solución SalesLogic de Interact, que se empezó a implantar junto con JD Edwards OneWorld Xe. “Las dos soluciones se compatibilizan estupendamente y nos dan toda la funcionalidad que buscábamos inicialmente”, destaca Campo. Inicialmente se integra ventas con el CRM para que tener la visión global de todo el ciclo de vida del producto “y evidentemente tiene que estar conectado con facturación”. Así toda la factura se genera desde el CRM y alimenta al ERP de una manera automática. También están integrados tanto clientes como productos y proveedores en ambos sistemas, es decir, “no se puede vender un producto desde el CRM si no se ha dado de alta en el ERP. Y clientes o proveedores que se den de alta en el ERP pasan a formar parte del CRM”. Además contempla todos los contactos que puedan tener los clientes con la entidad, incluso a través del teléfono, servicio externalizado. “Con el cliente nos comunicamos a través del canal que le es más cómodo”. Cualquier persona que establece un contacto con la institución ya sea que se le vende un servicio, lo solicita o que asiste a una jornada, queda registrado con la finalidad de ir ofreciendo funcionalidades que tiene personalizadas en su perfil. “Por ejemplo, el envío de información de cursos de formación: si vamos a hacer un curso de introducción a la contabilidad no tiene sentido que se lo enviemos a los directores de contabilidad o finanzas de las empresas sino que nos dirijamos al segmento de mercado susceptible de mostrar interés”. De esta herramienta de marketing se benefician todas las empresas de la demarcación de Barcelona “porque realmente nos dirigimos a ellos con una oferta de productos que se ajusta a sus necesidades. Nos permite automatizar procesos y segmentar. Se trata de unas 365.000 empresas de la demarcación de Barcelona”, asegura Campo.
Descentralización de contenidos
La página web de la institución tenía una serie de limitaciones: “era poco transaccional y tenía poca fluidez e interactividad con los usuarios externos y con los sucesos internos de la Cámara”. Por ello se realizó un proceso de actualización, “incorporando una parte de diseño innovador generado por Ogilvy Interactive. Se trataba de dotar de una herramienta a todos aquellos servicios de la Cámara”. Para ello se implantó una herramienta de gestor de contenidos, Documentum, que dota a los servicios de la Cámara de autonomía de forma que se puede actualizar con inmediatez cualquier tipo de información. Además de ganar en autonomía, se posibilita una visión histórica de toda la información que se va actualizando ya que todo queda en un repositorio de bases de datos Oracle. “Antes se realizaba con el envío de páginas HTML y ficheros Word y Excel con lo cual era difícil mantener una base histórica de todo lo que se había ido actualizando”.
La página web está dividida en nueve áreas completamente diferenciadas. “Es una página web informativa pero también de venta de productos como bases de datos y cursos de formación. Tenemos un acuerdo con el campus virtual empresarial y con la UOC (Universidad Oberta de Cataluña) y ofrecemos otras plataformas de e-learning”. La UOC también está integrada con el CRM de manera que éste recoge la parte de registro de usuarios. La sección de avisos de novedades y los cursos de formación también están integrados para controlar las plazas y también poder ofrecerle la información adecuada al usuario.
Consolidación y proyectos
El objetivo para este año es consolidar la implantación del ERP e ir añadiendo nuevas funcionalidades que tengan una repercusión en toda la mejora del
“Llegamos a la conclusión de que necesitábamos un ERP porque los sistemas que teníamos en aquellos momentos eran difíciles de mantener y su evolución no era ni tan óptima ni tan rápida como las necesidades que van surgiendo”, señala Albino Campo, jefe de Informática de la Cámara de Comercio de Barcelona. Así se opta por una solución de ERP para garantizar la evolución continua del producto y la adaptación a las nuevas necesidades y funcionalidades, junto con la incorporación de un sistema para la automatización de todo el circuito de compras de la corporación. De esta manera se inicia un proceso de selección de una herramienta para dar funcionalidad a todo el tema de finanzas y como soporte de la estructura del grupo de Cámara; también se inicia la selección de una herramienta CRM para gestionar y optimizar la relación con el cliente. Como herramienta de ERP, la Cámara de Comercio de Barcelona seleccionó JD Edwards OneWorld Xe entre las diferentes soluciones que había en el mercado. “Vimos unas nueve o diez y la que más encajaba con lo que nosotros necesitábamos tanto en el plano económico como de funcionalidad era JD Edwards”, comenta Campo.
En un principio se puso marcha la parte de ventas y recientemente se ha incorporado la funcionalidad del módulo de compras, automatizando todo el circuito de compras. “Hasta ese momento era en papel, muy manual y un poco complicado seguir todo el circuito desde el inicio de la compra hasta la materialización final de la compra”. En el módulo de compras, el servicio proponiente selecciona las necesidades que quiere, lo que va al servicio contratante mediante el workflow de JD Edwards, que introduce los precios que han facilitado los proveedores. En ese momento se valida contra el presupuesto si hay disponible, y el director de área que pertenece al servicio determinado y lo autoriza. Tanto el servicio contratante como el proponiente tienen acceso al punto en que se encuentra su solicitud. Los productos que están en este circuito son servicios de catering, de mantenimiento o compra de productos.
La versión instalada de JDEdwards OneWorld Xe es la de cliente servidor con terminal server en medio y Citrix y no la de navegador porque “cuando lo pusimos en marcha en septiembre de 2000 esta versión acababa de salir y no estaba desde nuestro punto de vista lo suficientemente rodada”. Están instalados los módulos de ventas, de compras, el básico y el jobcost para el seguimiento de proyectos.
Actualmente acceden al JD Edwards unos 90 clientes internos, incluidas las nueve delegaciones de la corporación que también están conectadas con la informática corporativa. Uno de los objetivos es que tanto las delegaciones como la sede central ofrezcan los mismos servicios con la misma calidad y “por ello hemos reforzado la operatividad de las delegaciones. Tenemos una conexión punto a punto y ahora estamos estudiando la posibilidad de instalar ADSL en dos de las delegaciones para mejorar el tema de las comunicaciones”.
También CRM
Se opta por el ERP junto con la integración con una base de datos corporativa para tener toda la información centralizada, lo que venía a complementar el tema del CRM. Para ello se escoge la solución SalesLogic de Interact, que se empezó a implantar junto con JD Edwards OneWorld Xe. “Las dos soluciones se compatibilizan estupendamente y nos dan toda la funcionalidad que buscábamos inicialmente”, destaca Campo. Inicialmente se integra ventas con el CRM para que tener la visión global de todo el ciclo de vida del producto “y evidentemente tiene que estar conectado con facturación”. Así toda la factura se genera desde el CRM y alimenta al ERP de una manera automática. También están integrados tanto clientes como productos y proveedores en ambos sistemas, es decir, “no se puede vender un producto desde el CRM si no se ha dado de alta en el ERP. Y clientes o proveedores que se den de alta en el ERP pasan a formar parte del CRM”. Además contempla todos los contactos que puedan tener los clientes con la entidad, incluso a través del teléfono, servicio externalizado. “Con el cliente nos comunicamos a través del canal que le es más cómodo”. Cualquier persona que establece un contacto con la institución ya sea que se le vende un servicio, lo solicita o que asiste a una jornada, queda registrado con la finalidad de ir ofreciendo funcionalidades que tiene personalizadas en su perfil. “Por ejemplo, el envío de información de cursos de formación: si vamos a hacer un curso de introducción a la contabilidad no tiene sentido que se lo enviemos a los directores de contabilidad o finanzas de las empresas sino que nos dirijamos al segmento de mercado susceptible de mostrar interés”. De esta herramienta de marketing se benefician todas las empresas de la demarcación de Barcelona “porque realmente nos dirigimos a ellos con una oferta de productos que se ajusta a sus necesidades. Nos permite automatizar procesos y segmentar. Se trata de unas 365.000 empresas de la demarcación de Barcelona”, asegura Campo.
Descentralización de contenidos
La página web de la institución tenía una serie de limitaciones: “era poco transaccional y tenía poca fluidez e interactividad con los usuarios externos y con los sucesos internos de la Cámara”. Por ello se realizó un proceso de actualización, “incorporando una parte de diseño innovador generado por Ogilvy Interactive. Se trataba de dotar de una herramienta a todos aquellos servicios de la Cámara”. Para ello se implantó una herramienta de gestor de contenidos, Documentum, que dota a los servicios de la Cámara de autonomía de forma que se puede actualizar con inmediatez cualquier tipo de información. Además de ganar en autonomía, se posibilita una visión histórica de toda la información que se va actualizando ya que todo queda en un repositorio de bases de datos Oracle. “Antes se realizaba con el envío de páginas HTML y ficheros Word y Excel con lo cual era difícil mantener una base histórica de todo lo que se había ido actualizando”.
La página web está dividida en nueve áreas completamente diferenciadas. “Es una página web informativa pero también de venta de productos como bases de datos y cursos de formación. Tenemos un acuerdo con el campus virtual empresarial y con la UOC (Universidad Oberta de Cataluña) y ofrecemos otras plataformas de e-learning”. La UOC también está integrada con el CRM de manera que éste recoge la parte de registro de usuarios. La sección de avisos de novedades y los cursos de formación también están integrados para controlar las plazas y también poder ofrecerle la información adecuada al usuario.
Consolidación y proyectos
El objetivo para este año es consolidar la implantación del ERP e ir añadiendo nuevas funcionalidades que tengan una repercusión en toda la mejora del
