La gestión documental se perfila como uno de los principales retos de las entidades financieras. Desayunos ComputerWorld: Optimización del entorno de impresión

La optimización de los entornos de impresión es uno de los aspectos que más preocupa a los responsables de sistemas de las grandes compañías, y en especial, de las entidades financieras. Sin embargo, todos ellos coinciden en que es necesario un cambio cultural, no sólo en los empleados, sino también en los clientes. Así se puso de manifiesto en una mesa redonda organizada por ComputerWorld y Kyocera.

Más del 50% de las grandes compañías de Europa contratará a lo largo de este año servicios de impresión, con un gasto que oscilará entre el 1 y el 3% de su facturación en la gestión y salida de los documentos, según un informe de la consultora Gartner.
Frente a esta situación, las entidades financieras exigen a sus suministradores la reducción de los costes operativos, así como el incremento de la calidad y de la productividad a través de soluciones que consigan adaptarse a sus procesos de negocio. “Las entidades financieras somos grandes devoradores de árboles, es decir, gastamos mucho papel y se lo hacemos gastar a todos nuestros clientes”, señaló Miguel Ángel Fernández, responsable de sistemas de Sistema 4B, en una mesa redonda organizada por Kyocera y Computer­world. “Por ello, el reto está en cómo hacemos fluir toda esa información, pasándola del papel a los documentos electrónicos”, apuntó.
Por su parte, Carlos Leitao, director del departamento de infraestructuras de IT de Caixa Geral, señaló que el papel va a estar toda la vida: “Internamente se pueden reducir muchos documentos, nóminas, etc., pero siempre habrá una mezcla de ambos, ya que las cosas importantes van a quedarse en papel”. Aun así, Leitao recordó que las entidades financieras “empiezan a utilizar cada vez menos papel, y cada vez más correo electrónico”.
En esta misma línea, según José Mª Jiménez, director de operaciones y producción de BBVA, “no hay ninguna entidad en el país que no haya lanzado ya un proyecto cuya motivación fundamental sea reducir el papel. Nosotros, internamente, hemos desarrollado proyectos muy importantes pero no disponíamos de las herramientas adecuadas para digitalizarlos, no estábamos preparados para abordar un proyecto de estas características. Hoy en día creemos que sí lo estamos, ya que tenemos las herramientas y los canales necesarios”.

Concienciación
Sin embargo, Sergi Esteller, responsable del departamento de organización de Bankpime, aportó una nueva idea relacionada con la necesidad de normativas legales que condicionen este contexto. “Hoy en día, el papel sigue siendo muy importante, sobre todo en la pyme. Por ello, es necesario avanzar más en la regulación legal”. En cuanto a los clientes, Esteller recordó que “no todos nuestros clientes están preparados para dejar de utilizar el papel. Tenemos que seguir como siempre hasta que los receptores finales se adapten”. Para ello, Juan Antonio Gutiérrez, técnico del área de sistemas comerciales y distribución de Caja Madrid, recordó que “nos hace falta un poco de ayuda por parte de la Administración que, por ejemplo, sigue pidiendo a los clientes recibos impresos”.
Caja Madrid es, precisamente, una de las entidades financieras que ya ha abordado un proyecto de estas características, con una inversión de 11 millones de euros y el objetivo de implantar una cultura interna de eliminación del papel. “Es muy importante proyectar una cultura interna, sin ella es muy difícil llevar a cabo cualquier proyecto”, apuntó Gutiérrez. Sin embargo, para el técnico de Caja Madrid, esa cultura hay que extenderla también a los clientes, “algo más complicado para una entidad como la nuestra, con una edad media de usuarios bastante alta”.
El punto de vista del proveedor lo puso Juan Martínez, director de tecnología y soluciones de Kyocera, que apuntó que el desarrollo de las comunicaciones “ha ayudado a que se utilicen más los documentos electrónicos, pero es cierto que, a pesar de las ventajas del uso de la documentación digital, al final acabamos siempre imprimiendolo casi todo”. Por ello, coincidió con el resto de participantes en que hace falta una cierta concienciación, ya que al final también depende de la voluntad del empleado. “En ese sentido estamos trabajando para gestionar las políticas de impresión de una empresa, con detalles como que aparezcan mensajes con el ahorro que se genera con determinada política, recordar el no imprimir, etc.”.

Ahorro de costes
Todos los asistentes a la mesa coincidieron al asegurar que el gasto de impresión es muy complicado de gestionar. “Gastamos mucho al año pero es muy difícil gestionarlo si no hay un cambio cultural en la organización que lo permita”, apuntó Jiménez. Además, para el director de operaciones y producción de BBVA, “el concepto de impresora se ha quedado desfasado, ya no aporta ningún valor. Ahora demandamos a nuestros proveedores soluciones tecnológicas basadas en equipos individuales y personalizables”.
Aun así, según Fernández, una parte importante de toda esta problemática es el propio rendimiento de la tecnología, es decir, el ser capaces de ponerlo al alcance de todo el mundo. “Si algún día conseguimos no tener 500.000 impresoras repartidas por toda España y hacerlo de otra manera más sencilla, sería extraordinario, pero hoy en día es muy difícil. Por ello, vamos a intentar superarlo a través de la centralización”.

Externalización
Para Leitao, el outsourcing de servicios de impresión es algo fundamental hoy en día, ya que “hay empresas que tienen toda la tecnología, que son capaces de hacer el diseño completo del proyecto y de hacer propuestas para mejorar la relación con los clientes. Además, ofrecen una visibilidad mucho más clara de todos los costes”. Según el director del departamento de infraestructuras de IT de Caixa Geral, las claves que diferencian a un proveedor de otro son “el precio, el nivel del servicio, la tecnología y el potencial del producto”. Por su parte, Gutiérrez recordó que, gracias al outsourcing, “estamos descentralizando los sistemas de impresión ya que es muy complicado seguir el ritmo tecnológico, porque hay gente que tiene muy buenos equipos y, evidentemente, son capaces de hacerlo mejor que nosotros”.
En esta misma línea, el director de tecnología y soluciones de Kyocera señaló que la externalización es una tendencia natural. “Si hay otros que tienen la tecnología y los sistemas para hacerlo mejor, ¿por qué no invertir en ello cuando no es parte de tu core?” Por ello, según Martínez, “hemos cambiado nuestra estrategia de negocio. Nos hemos dado cuenta de que el producto ya no puede avanzar mucho más y por eso nos hemos centrado en los servicios, convirtiéndolos en una de las áreas más importantes de la empresa”. En definitiva, “disponemos de la experiencia, porque es nuestro negocio; luego lo que hacemos es ponerla en manos de las empresas que no tienen todo ese conocimiento”.

¿Sostenibilidad o reducción de gastos?
La preocupación por el medio ambiente entre las compañías de todo el mundo es

Viñeta publicada el 20 de febrero de 1870 en La Flaca n.º 35 Tendencias

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