La financiación de los proyectos TIC es un elemento estratégico para su éxito

El tiempo puede determinar la consecución o no de un proyecto tecnológico

En las Tecnologías de la Información, el timing marca a menudo la diferencia entre el éxito técnico y financiero de un proyecto y el fracaso.

Al producir vino, el principal problema al que se enfrentan los viticultores es determinar el tiempo que pueden pasar las uvas al sol antes de recolectarlas. Si éstas se recogen demasiado pronto, puede que no estén lo suficientemente maduras para crear un vino de calidad. Si se recogen demasiado tarde, se corre el riesgo de encontrarse ante un fruto muerto y crear un vino cuyo sabor sea demasiado fuerte. Lo mismo ocurre con las inversiones en TIC, donde el timing puede tener un impacto crucial en los resultados de un proyecto.
Las empresas tienen distintas maneras de financiar sus proyectos TIC, pero todos empiezan por una propuesta financiera sólida con proposiciones de valor bien definidas, que incluya gastos y beneficios al detalle. Estas propuestas financieras posteriormente pasan por un proceso de dirección TIC.
Al contrario que los consumidores de vino, que deben fiarse solamente de los viñedos para tomar las decisiones correctas, los directores de sistemas están involucrados desde el principio en el diseño de los proyectos, siguiendo con el símil del vino, mucho antes de plantar las uvas. Es el comité de dirección de TIC, que debe incluir necesariamente para que el proyecto salga adelante a los CEO de las empresas, el que evalúa las propuestas comerciales para cada gran proyecto TIC.
Dentro de esa estructura base, hay tres maneras de afrontar las inversiones en TIC:

Proyecto financiado por la empresa. Si la organización de TIC o un patrocinador comercial proponen una inversión tecnológica que beneficie a toda la compañía, la empresa es la que invierte. El comité de dirección TIC debe priorizar las propuestas comerciales y determinar cuáles reciben el dinero.

Proyecto financiado por el usuario. Cuando la iniciativa beneficia a una sola rama, función o lugar dentro de la empresa, no es una utilidad TIC para uso global, esa entidad concreta es la que se encarga de su financiación. Esto también se utiliza cuando el comité cree que un proyecto es una buena idea, pero no de una prioridad suficiente como para financiarlo. Si el área que propone el proyecto cree que es lo suficientemente importante, puede financiarlo con su propio presupuesto operativo.
Aún así, el comité revisa y aprueba los proyectos financiados por los usuarios para garantizar que el trabajo esté en línea con la estrategia financiera y de TIC de la compañía.

Proyecto financiado por los beneficios. Algunos proyectos son tan urgentes que afectarán de manera inmediata a la compañía. En este caso, su financiación se producirá a lo largo del año fiscal vigente gracias a los beneficios alcanzados. Aquí es donde el timing es crucial. Los análisis de éxitos y beneficios han de ser muy detallados para asegurar que esos proyectos cumplirán su función durante el año fiscal en vigor. La organización que recibe esos beneficios es la que financia el proyecto, que después se paga con los beneficios anuales acumulados.
De todas las maneras que existen para conseguir la financiación de un proyecto tecnológico, la opción más adecuada es sin duda aquella que se apoya en los beneficios Si se necesita un millón de dólares para construir o comprar algo, pero al hacerlo se generarán tres millones de dólares de beneficios durante el año fiscal en vigor, entonces el proyecto está listo para iniciarse.
Los CIOs que implanten proyectos TIC financiados a través de los beneficios que éstos alcancen conseguirán grandes recompensas, pero se debe elegir cuidadosamente el proyecto, ejecutarlo exactamente en el momento preciso y comprometer totalmente los recursos para desarrollarlo y desplegarlo.


Desafíos
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Al embarcarse en la inversión en TIC basada en una financiación según beneficios, hay que analizar diferentes variables:

¿Quién se beneficia? Los beneficios pueden a veces afectar a una organización que no es la del área que realiza la inversión. Por ejemplo, un sistema de adquisición. La organización no maneja el presupuesto para los costes reales de los objetos que se adquieren; eso se extiende a las organizaciones que compran los objetos. Sin embargo, un sistema de adquisición puede tener una recompensa tremenda al centralizar las operaciones de compra y eso beneficia a todos los compradores de la empresa, independientemente de su departamento. Por consiguiente, si el proyecto se va a financiar con los beneficios, el departamento de adquisiciones necesita obtener la financiación de todas aquellas áreas que se beneficiarán.

¿Cuándo empezamos? Hay que actuar con sensatez a la hora de decidir cuándo empezar. Los proyectos TIC financiados por los beneficios deben completarse en ese año fiscal, por lo que hay que dejar suficiente tiempo entre el principio y el final. Normalmente, las iniciativas TIC financiadas por los beneficios comienzan a principios del año fiscal.

¿Quién lo dice? Comprometer al equipo financiero para garantizar que los beneficios están medidos y evaluados al más mínimo detalle es importante. Para asegurarse de que el proyecto realmente se financiará con sus beneficios, el área de finanzas también debería reducir el presupuesto anual de la organización que va a recibir los beneficios y a aumentar el presupuesto del grupo que vaya a pagar el proyecto.

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