La evolución hacia la gestión de la información corporativa

Abordar el concepto de una nueva economía conlleva, entre otras muchas cosas, una sofisticada gestión de toda la ingente cantidad de información que circula no sólo ya por la propia Internet, sino de la que se genera y fluye dentro de las organizaciones. Se hace por ello, necesario disponer de esas herramientas que permitan transformar todas esas fuentes de información en fuentes de conocimiento.

Con el objetivo de situar cuál ha sido, cuál es y cuál debe ser la concepción de los sistemas de gestión documental dentro de las empresas, Vicente Calzado, responsable de Gestión Documental de Informática El Corte Inglés (IECISA) explica cuáles son las claves en esa evolución. Una evolución, que para Calzado tiene una primera consecuencia crítica y es que “los sistemas documentales ahora son concebidos como sistemas corporativos, es decir han abandonado su principal característica que los encuadraba como sistemas departamentales De hecho, a principios de los noventa su función se limitaba a la sustitución de los archivos físicos, es decir, convertir el papel en información digitalizada. Eran tiempos en los que el objetivo se situaba en hacer realidad el concepto de oficina sin papeles”.

Gestión Documental y Gestión del Conocimiento
Hoy, cuando ya se ha iniciado un nuevo siglo los cambios en la concepción de la gestión documental son notorios. “En primer lugar, y sin abandonar el objetivo de sustitución de archivos físicos, lo primero que se observa es una tendencia hacia la Gestión Documental como facilitadora de dos factores sumamente importantes dentro de la organización”, apunta Vicente Calzado. El primero se sitúa dentro de lo que se conoce como gestión del conocimiento, en el sentido de que los miembros de una organización sean capaces de acceder al conocimiento corporativo como un elemento de ayuda en su trabajo. El otro elemento contempla la gestión documental como algo decisivo en la mejora de los procesos. Estos dos motores son los que han provocado el ascenso de la gestión documental hacia el entorno corporativo que permite el acceso a estos sistemas a toda la organización, y la razón de este cambio, según apunta Vicente Calzado, se debe a que ahora las organizaciones disponen de una infraestructura informática capaz de acoger a los sistemas de gestión documental.

En busca del equilibrio
Las empresas ahora son conscientes de la necesidad de disponer de esos sistemas capaces de gestionar el conocimiento, pero quizás el factor que ha propiciado la expansión de los sistemas de gestión documental ha sido Internet, y la razón es que ahora los usuarios son capaces de un mayor y más fácil acceso a la información. Pero existe un matiz importante, según la opinión de Vicente Calzado, y es que ahora los DSI se han dado cuenta de que no es beneficioso para su organización el disponer de sistemas de gestión documental departamentales y aislados, y por eso se han marcado el que toda su organización tenga acceso a esa información documental cuando lo requiera.
En cuanto a la evolución tecnológica, “también es cierto que es ahora cuando la oferta dispone de sistemas capaces de soportar esta tecnología de una forma corporativa. Todo esto ha provocado que hoy en día ninguna empresa de cierto tamaño no disponga de una gestión documental única, evitando así cualquier proliferación de sistemas aislados. En este sentido, también hay que tener en cuenta que esa gestión documental única se debe a que las necesidades y los requerimientos de cada departamento dentro de una organización son muy distintos. No es lo mismo la gestión documental que se necesita dentro de un departamento de recursos humanos que en un departamento de ingeniería o de administración. Por eso es clave encontrar el equilibrio entre una plataforma documental que sea única, pero que a su vez contemple las diferentes necesidades de los distintos departamentos dentro de una organización”.

Plataforma documental corporativa.
Para que una instalación de gestión documental sea concebida como una plataforma corporativa debe cumplir diferentes requisitos, lo cuales según Vicente Calzado son los siguientes: “el primero se refiere a lo que recae estrictamente bajo la arquitectura del sistema, es decir la plataforma hardware y software sobre la que corra esa solución, la cual, lógicamente, debe ser compatible con las plataformas corporativas, abierta y basada en estándares de mercado. Además, tiene que ser capaz de funcionar tanto en entornos cliente/servidor como en arquitecturas Web”. Desde el punto de vista funcional, el responsables de Gestión Documental de IECISA apunta que “es sumamente crítico la adaptabilidad del sistema a las diferentes estructuras de la información, y a las diferentes aplicaciones”. Es decir, que los distintos perfiles de usuario accedan al sistema de distintas maneras, en los cuales además deben contemplarse diferentes niveles de seguridad en función de los propios usuarios. Otra característica importante es la escalabilidad, lo que supone que el sistema sea capaz de crecer en función del número de usuarios y del volumen de información sin que por ello se vean afectados los tiempos de respuesta. Además debe ser capaz de facilitar la búsqueda por contenido. En este sentido, no hay que olvidar que los sistemas de gestión documental se gestaron para una única función: escanear papel, matiza Vicente Calzado; sin embargo, hoy en día una gran parte de la información que fluye por una organización son documentos ofimáticos; es más, muchos de los documentos son de naturaleza electrónica, y su principal ventaja es que permiten buscar en el mismo documento. Por eso, las búsquedas denominadas fulltext son imprescindibles dentro de un sistema de gestión documental, y ésta es una tarea que ha sido potenciada por la entrada de Internet en la organización”, según asegura Vicente Calzado. Tanto es así que se asegura que hoy es más fácil encontrar un documento en el mundo que en la propia empresa.

Integración
Otro de los aspectos que debe contemplar un sistema de gestión documental es la integración, o la capacidad de esas soluciones de gestión documental para integrarse con los sistemas de información existentes dentro de una organización. “Una característica imprescindible cuando se aborda la gestión documental como mejora de los procesos de negocio”. En este sentido, se debe atender a elementos que comprenden las herramientas de desarrollo e interfaces de desarrollo basadas en estándares.
Otra cuestión en la implantación de las soluciones de gestión documental es cuando el objetivo pasa por su integración con aplicaciones verticales, por eso se necesitan interfaces concretos para esas aplicaciones. En cuanto a la ofimática y teniendo en cuenta que ésta no es más que una tarea de creación y documentación de documentos, parece lógico que la herramienta con la que se crean los diferentes documentos sea compatible con la herramienta que los vaya a gestionar, y aquí se sitúa el estándar ODMA, que permite la integración de cualquier ofimática con los sistemas de gestión documental, de manera que cuando se trabaje con un procesador de textos Word a la hora de abrirlo para buscar un fichero, en lugar de buscarlo en el disco