La Empresa en Red

Todo el mundo coincide en que la utilización de la Internet llegará a estar tan difundida como la de los PCs, pero por ahora esta red sigue siendo un recurso limitado, arriesgado y mal comprendido que requiere una gestión meditada y cuidadosa. Gobernar y controlar su utilización en las empresas es algo nuevo y desconocido, y la capacidad de la red sigue siendo una cuestión a considerar. Y además, los virus, la seguridad y las cuestiones legales son preocupaciones reales. Pese a todo, el acceso a Internet no está sujeto a gestión alguna en casi un 85% de las compañías que permiten a sus empleados acceder al sistema Web.

El problema no es consecuencia de una falta de preocupación, sino de la rápida infiltración de la Internet en el mercado. Algún empleado de marketing en una compañía necesitaba realizar alguna comprobación sobre la competencia, así que se conectó y cargó el coste a gastos. Después se lo dijo a alguien en el departamento financiero, y éste se conectó también. Pronto las cosas quedaron fuera de control. Sólo en los tres o cuatro últimos meses se ha observado un esfuerzo combinado entre los departamentos de Sistemas de Información para intentar controlar la situación. La mayoría de los directores en las empresas siguen intentando resolverlo y llegan a conclusiones diferentes, a pesar de lo cual están surgiendo algunas normas de gestión comunes.

Sobre carga en la red

La cuestión de ofrecer acceso Internet a las masas resulta irrelevante si la red no es capaz de manejar la carga de trabajo, señalan diversos analistas. La consultora IDC opina que a menos que los directores de sistemas de información puedan convencerse a sí mismos de que han creado una red preparada para funcionar en régimen de máxima audiencia y dispongan del personal necesario para soportarla, deberán restringir el acceso".

La tecnología Internet puede rebasar la capacidad de cualquier sistema, como están comprobando muchos responsables de red, mediante dispositivos como PointCast, un salvapantallas basado en Internet que envía noticias continuamente al PC de un usuario.

La consultora International Network Services recomienda que los directores de sistemas evalúen sus redes antes de permitir el acceso de nadie a Internet: "Hay que asegurarse de que se puede escalar la red a aquel nivel de acceso que permite la organización".

Las compañías pueden necesitar invertir en backbones de alta velocidad, nuevas redes de área local, equipos de acceso remoto y herramientas de seguridad y gestión de redes. También es probable que necesiten formar a personal de soporte y probablemente contratar a personas para gestionar el sistema, aunque algunos analistas piensan que generalizar respecto a los costes de expansión es casi imposible, ya que las necesidades de cada compañía son diferentes. Si lo único que hacen los empleados de determinada compañía es comprobar el correo electrónico, no se necesita mucha anchura de banda, pero si lo que se quiere es navegar por la WWW para investigar, se necesitará mayor capacidad, y si hay un grupo de ingeniería buscando y transfiriendo software, se estará creciendo hacia una anchura de banda mucho mayor.

El consejo que la consultora especializada Maloff da a sus clientes es observar aleatoriamente el tráfico Internet durante períodos de 15 minutos en el curso de una semana en el enlace entre la red LAN propia y la conducción a un proveedor de servicio Internet. Si esos enlaces exceden de un 5% a 60% durante períodos clave de 15 minutos, hay que considerar que el enlace está saturado.

Un ejemplo de limitación en el acceso a Internet es el de la compañía Sony Pictures: sólo 120 de sus 3.000 empleados están conectados a la Internet, debido a preocupaciones sobre la anchura de banda. La capacidad de red se necesita para mover enormes cantidades de datos para efectos especiales generados por ordenador y otras aplicaciones.

No ir allí

En opinión de diversos analistas, los directores de sistemas de información no deben preocuparse de que sus empleados pasen el día navegando si se les concede un acceso ilimitado a la Internet. Según un estudio reciente entre 100 usuarios de Internet en el lugar de trabajo, realizado por la firma Forrester Research, la mayoría de los empleados "conectados" emplean menos de un 20% de su tiempo conectados online y navegando por cuestiones personales. Es tres veces más probable que los empleados naveguen en la WWW desde su propia casa.

Quizá más preocupante que el hecho de que los empleados pierdan tiempo en la Internet es qué webs visitan en la red, y qué cosas extraen o almacenan mientras están allí.

Forrester Research, considera que para proteger a una compañía contra cualquier problema legal relacionado con Internet, conviene redactar una norma de conducta Internet. Deberán incluirse términos específicos en área tales como manifestaciones ofensivas realizadas en una ubicación Web, infracciones de copyright y apropiación de código fuente al transferir software desde Internet. Estas normas o políticas a seguir no sólo son necesarias para cuestiones legales, sino que pueden también contribuir en gran medida a proteger la red interna o intranet.

Ningún DSI es una isla

Como el acceso a Internet requiere relativamente poca tecnología, los directores de sistemas de información se encontrarán probablemente en vanguardia respecto a esta cuestión. Sin embargo, como ofrecer acceso requiere un esfuerzo interdepartamental, son aplicables las reglas usuales para obtener apoyo de los directores de otros departamentos y de los usuarios. A pesar de los diferentes pasos que han adoptado hasta ahora los directores de sistemas de información, existe la opinión casi unánime de que Internet se convertirá en una herramienta tan importante como el teléfono o el PC y tan difundida como éstos.

Lo que los analistas sugieren a cualquier empresa que se enfrente al boom Internet es planificar ahora para una utilización mayor en el futuro. Con el tiempo, todo el mundo va a disponer de acceso Web, y las empresas pueden incorporar esa idea a sus normas y a su política ahora.

A tener en cuenta

Gestión

Definir quién tiene la responsabilidad de conceder el acceso a Internet, gestionar su utilización y poner en vigor las reglas necesarias.

Establecer por escrito estándares y normas de conducta sobre la utilización de Internet y educar a los empleados en ese sentido. Es la mejor forma de evitar problemas legales.

Capacidad de la red

Realizar una evaluación básica de la capacidad de la red, evaluando también su nivel de rendimiento actual. Deberán calcularse además las expectativas en cuanto a demandas y rendimiento de la red para las aplicaciones actuales.

Establecer un método para medir el impacto del acceso a Internet una vez puesto en marcha. El impacto sobre la red y la utilización adicional cambiarán frente a lo que se había estimado inicialmente.

Ofrecer una formación adecuada al personal informático, asegurándose de que son capaces de ofrecer soporte Internet.

Normas y Política

Conseguir la aceptación del plan Internet por los ejecutivos clave. Necesitará que apoyen su plan al aumentar los costes y al invertir en actualizaciones o en mejoras de infraestructura.

Antes de planificar, llegar a un consenso con la Dirección respecto a cuánto acceso a Internet deberá permitirse.

Asegúrese de que los jefes de departamentos conocen su plan. Probablemente sus presupuestos deberán soportar la expansión de la red necesaria para afrontar el aumento de la carga de trabajo.