La e-factura avanza con paso firme entre las empresas españolas
En la actualidad, unas 15.000 empresas llevan a cabo alguna modalidad de factura por vía electrónica
La constante necesidad de las compañías, independientemente de su actividad y tamaño, de gestionar un alto número de facturas y recibos implica asumir gastos asociados a la impresión, al envío y a la manipulación del documento. La factura electrónica, cada vez con mayor presencia entre las empresas españolas, viene a solucionar este problema.
De acuerdo con la definición que recoge el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en su página web, la facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos. Por su parte, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información va más allá y la define como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”. De esta definición se extraen tres factores condicionantes para la correcta realización de una e-factura: un formato electrónico (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt), una transmisión telemática y una garantía de integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
Beneficios
Según Francisco Javier García, director adjunto de Economía Digital de Red.es, “la facturación es uno de los procesos donde los ahorros y las mejoras de eficiencia son más visibles, por lo que la e-factura hace de efecto palanca sobre el resto de transacciones, de modo que al final se tienda a una gestión electrónica completa de todos los procesos”. Entre sus ventajas, García destaca la seguridad, la agilidad, la simplificación en la gestión y el ahorro de costes. Este último, según estudios, puede suponer un ahorro de 0,75 euros por factura.
Pero las ventajas no son sólo para la empresa, que tiene la oportunidad de rediseñar sus procesos de emisión y recepción de facturas. Para la Administración puede suponer una opción para “revisar normativas de contratación y de pago a sus proveedores, así como normativa de facturación y de morosidad”, señala García. Es más, la Ley de Contratos del Sector Público, recién publicada en el BOE, obligará a las organizaciones proveedoras de la Administración General del Estado a facturar de manera obligatoria a sus organismos por vía electrónica a partir de 2008, y esta obligación se extenderá a las administraciones locales y autonómicas en 2010. En esta línea, según Julián Inza, coordinador del grupo de Factura Electrónica de la comisión de seguridad de ASIMELEC, “tal y como ha quedado redactada la disposición final novena de dicha Ley, la obligación de facturar por medios electrónicos sólo se impone inicialmente a las grandes empresas”. Para Inza, muchas empresas y organismos de la Administración General del Estado “no están, salvo algunas excepciones, en disposición de gestionar facturas electrónicas, y en los presupuestos publicados no se detectan partidas para adaptarse a esta obligación, de modo que no parece que se vaya a cumplir esa parte de la Ley en los plazos previstos”.
Aún así, su implantación en España, aunque lenta, es una realidad desde hace más de 10 años. Según Julián Inza, “en 2002, unas 2.000 empresas llevaban a cabo procesos de facturación electrónica en EDI, la tecnología disponible entonces. En la actualidad, con un desarrollo legislativo mucho más avanzado, son unas 15.000 empresas las que llevan a cabo alguna modalidad de envío o recepción de facturas por vía electrónica. Y en el 2008, probablemente la cifra se duplique gracias a las iniciativas del Gobierno en el marco del Plan Avanza, que ha desarrollado un programa de ayudas a proyectos de desarrollo de sistemas de facturación electrónica y de préstamos a las pymes, con énfasis en la adopción de sistemas de facturación electrónica”.
En definitiva, “la e-factura se considera, por tanto, una punta de lanza para la incorporación de las empresas e instituciones a la Sociedad de la Información, lo que las hará más eficientes y competitivas”, señala García.
Marco jurídico de la factura electrónica
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• Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
• Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.
• LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Fuente: SERES
SERES ayuda a la pyme
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En la actualidad, existe una amplia oferta de soluciones y proyectos de facturación que ayudan a las empresas a adaptarse rápidamente a esta nueva situación. Una de ellas es el proyecto PYMe-FACTURA, desarrollado por SERES, que pretende llevar a la pyme española la gestión electrónica integral de sus documentos mercantiles. Esta iniciativa, impulsada por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza Pyme, pretende la digitalización y acceso a las TIC de todas las pymes. Para ello, el proyecto prevé, en su primera fase, la participación de hasta 3.000 empresas de todo el territorio nacional. Según Alberto Redondo, responsable de marketing de SERES, los requisitos para participar en el proyecto son tener menos de 250 empleados y una facturación menor a los 50 millones de euros al año, no superar el límite de ayudas, fijado en 200.000 euros, y encontrarse al corriente en sus obligaciones tributarias.
De acuerdo con la definición que recoge el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en su página web, la facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos. Por su parte, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información va más allá y la define como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”. De esta definición se extraen tres factores condicionantes para la correcta realización de una e-factura: un formato electrónico (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt), una transmisión telemática y una garantía de integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
Beneficios
Según Francisco Javier García, director adjunto de Economía Digital de Red.es, “la facturación es uno de los procesos donde los ahorros y las mejoras de eficiencia son más visibles, por lo que la e-factura hace de efecto palanca sobre el resto de transacciones, de modo que al final se tienda a una gestión electrónica completa de todos los procesos”. Entre sus ventajas, García destaca la seguridad, la agilidad, la simplificación en la gestión y el ahorro de costes. Este último, según estudios, puede suponer un ahorro de 0,75 euros por factura.
Pero las ventajas no son sólo para la empresa, que tiene la oportunidad de rediseñar sus procesos de emisión y recepción de facturas. Para la Administración puede suponer una opción para “revisar normativas de contratación y de pago a sus proveedores, así como normativa de facturación y de morosidad”, señala García. Es más, la Ley de Contratos del Sector Público, recién publicada en el BOE, obligará a las organizaciones proveedoras de la Administración General del Estado a facturar de manera obligatoria a sus organismos por vía electrónica a partir de 2008, y esta obligación se extenderá a las administraciones locales y autonómicas en 2010. En esta línea, según Julián Inza, coordinador del grupo de Factura Electrónica de la comisión de seguridad de ASIMELEC, “tal y como ha quedado redactada la disposición final novena de dicha Ley, la obligación de facturar por medios electrónicos sólo se impone inicialmente a las grandes empresas”. Para Inza, muchas empresas y organismos de la Administración General del Estado “no están, salvo algunas excepciones, en disposición de gestionar facturas electrónicas, y en los presupuestos publicados no se detectan partidas para adaptarse a esta obligación, de modo que no parece que se vaya a cumplir esa parte de la Ley en los plazos previstos”.
Aún así, su implantación en España, aunque lenta, es una realidad desde hace más de 10 años. Según Julián Inza, “en 2002, unas 2.000 empresas llevaban a cabo procesos de facturación electrónica en EDI, la tecnología disponible entonces. En la actualidad, con un desarrollo legislativo mucho más avanzado, son unas 15.000 empresas las que llevan a cabo alguna modalidad de envío o recepción de facturas por vía electrónica. Y en el 2008, probablemente la cifra se duplique gracias a las iniciativas del Gobierno en el marco del Plan Avanza, que ha desarrollado un programa de ayudas a proyectos de desarrollo de sistemas de facturación electrónica y de préstamos a las pymes, con énfasis en la adopción de sistemas de facturación electrónica”.
En definitiva, “la e-factura se considera, por tanto, una punta de lanza para la incorporación de las empresas e instituciones a la Sociedad de la Información, lo que las hará más eficientes y competitivas”, señala García.
Marco jurídico de la factura electrónica
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• Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
• Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.
• LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Fuente: SERES
SERES ayuda a la pyme
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En la actualidad, existe una amplia oferta de soluciones y proyectos de facturación que ayudan a las empresas a adaptarse rápidamente a esta nueva situación. Una de ellas es el proyecto PYMe-FACTURA, desarrollado por SERES, que pretende llevar a la pyme española la gestión electrónica integral de sus documentos mercantiles. Esta iniciativa, impulsada por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza Pyme, pretende la digitalización y acceso a las TIC de todas las pymes. Para ello, el proyecto prevé, en su primera fase, la participación de hasta 3.000 empresas de todo el territorio nacional. Según Alberto Redondo, responsable de marketing de SERES, los requisitos para participar en el proyecto son tener menos de 250 empleados y una facturación menor a los 50 millones de euros al año, no superar el límite de ayudas, fijado en 200.000 euros, y encontrarse al corriente en sus obligaciones tributarias.
