La CECA ofrece la gestión documental "sin documentos"

A través de la utilización del software invesCold

Punto de encuentro de numerosas Cajas de Ahorros españolas, la CECA apoya su trabajo diario ofreciéndolas un servicio de gestión documental que automatiza los procesos y elimina el papel como soporte. Este servicio permite que un cliente pueda disponer en su puesto de trabajo del duplicado de un documento en medio minuto, agilizando los procesos bancarios.El software invesCold y un nodo IBM SP2 con ocho procesadores a 200 Mhz. lo hacen posible. La Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) lleva 15 años dedicándose a la gestión documental. En un principio, para llevar a cabo esta tarea, se pusieron como objetivo suprimir la utilización de papel y reducir a los niveles más bajos posibles la circulación de documentos, ahorrando costes de impresión y de distribución, siguiendo la corriente de los nuevos tiempos. En estos momentos, una vez conseguidos aquellos planteamientos iniciales, el Director General de Sistemas de Información de la CECA, Angel Moreno, y su departamento trabajan para reducir el tiempo de respuesta del sistema y llegar a cada usuario que lo necesite. La información que maneja el sistema de gestión documental de la CECA pertenece fundamentalmente a las Cajas de Ahorros españolas. La documentación que soporta es el resultado de los procesos habituales en el sector bancario: medios de pago, valores, compensación, cartera, extranjero, intercambio de operaciones, etc. Cada proceso genera un documento al que el sistema de gestión documental da un formato electrónico, reenviándolo al usuario, generalmente una de las Cajas confederadas o un cliente de alguna de ellas. Al mismo tiempo se almacena una copia electrónica en el sistema para que pueda ser recuperada y consultada siempre que sea necesario. Los documentos se guardan con preimpresos, logotipos, firmas, etc., Esto supone un volumen de 500Mb. diarios, es decir, 500.000 documentos. Para llevar a cabo todo este proceso, la CECA, necesita un software que responda exactamente a las necesidades específicas que requiere. “La gestión documental en la CECA se convirtió en unos años en un servicio muy atractivo para nuestros clientes. El sistema que teníamos, que hasta el momento había funcionado muy bien, se nos quedó pequeño a los seis o siete años debido al crecimiento del volumen de documentos. El sistema tocó techo por su propia arquitectura. Por eso decidimos seguir avanzando”, explica Angel Moreno. Entonces, se realizó un minucioso estudio cuyo resultado reveló la necesidad de crear un sistema que fuera accesible desde cualquier puesto y sin software cliente. El acceso debía realizarse por mecanismos de indexación y búsqueda. Pero además de la accesibilidad, el nuevo sistema de gestión documental iba a requerir unas garantías de escalabilidad, para que la inversión que se iba a realizar pudiera rentabilizarse; automatización de procesos, proporcionada por la plataforma y soportada por el producto; y, por último, una plataforma estándar, con bajos requerimientos de administración y bajo coste final del producto. Después de analizar varias posibilidades, el software invesCold, de IECISA, era el que más se acercaba al esquema diseñado por los expertos. Resultados positivos tras dos años de trabajo Con la instalación de invesCold, el departamento de gestión documental de la CECA consiguió que sus clientes accedieran al sistema a través de una intranet desde un browser estándar. La producción se realiza sobre un nodo IBM SP2, con ocho procesadores a 200 Mhz, conectado con un anillo Token-Ring a un HOST OS390. El servidor va conectado a su vez a una intranet, a discos HDD Clarion, de Data General, de 196 Gb., a cintas para backups de Magstar y a 170 administradores, con NFS y browser. El espacio en disco es de 200 Gb. Por otra parte, la automatización de los procesos corre a cuenta de Control M para Unix y CFT. “El coste y el rendimiento son aceptables, destacando especialmente la facilidad para incorporar nuevos formatos al sistema, con una doble ventaja: sustitución muy rápida del anterior sistema y bajo coste de administración. También el manejo de perfiles de seguridad es muy cómodo”, explica el Jefe de Sistemas de Información, responsable directo del sistema de gestión documental. Y continúa, “si hay que señalar una característica principal por la que estamos encantados con la elección de invesCold, es la facilidad para la administración del sistema, la rapidez de incorporación de trabajos. Este punto es básico para nosotros porque no podemos permitirnos perder cuatro días en que una persona se prepare, defina y realice la incorporación de un documento al sistema”. La situación actual del sistema es de 170 usuarios, que normalmente pertenecen al departamento operativo, de inspección, de incidencias o de auditoría, y utilizan 700 formatos operativos diferentes. El reto se halla en la información poco accedida Pero la CECA no se conforma con lo que tiene y quiere ir a más. Así, los nuevos retos del departamento de gestión documental son encontrar una buena solución para la información muy poco accedida, con un buen equilibrio entre coste de almacenamiento y tiempo de acceso. Según Angel Moreno, “es un problema no tanto del producto como de la situación en la que se encuentra en estos momentos la tecnología. Por eso estamos trabajando con IECISA para buscar una solución”. El sistema de gestión documental COLD (Computer Output Laser Disc), en el que se basa invesCold, se puede considerar ya un estándar del mercado. En realidad, el Cold está diseñado para mucha información que se accede poco. Entonces esa información se almacena en discos láser. Pero hay aún otra información a la que se accede todavía menos, que es por ejemplo, la que se creó hace ya un tiempo. “Hace un año hubiéramos dicho que este problema se podría resolver mediante la tecnología DVD pero hoy en día la realidad es que esta tecnología no está madura, ni hay otra que la pueda sustituir. Nosotros en el anterior sistema utilizábamos discos CD-ROM y grandes lectores “robots” para CD-ROM. Pero los robots, tanto para CD-ROM como para discos magneto-ópticos que es la otra alternativa, son lentos porque hay unos tiempos de montaje de los dispositivos que hacen que los tiempos acceso se disparen fácilmente a medio minuto o de ahí para arriba. Ahora buscamos un método que nos permita almacenar un gran volumen de información pero que no tenga un proceso de montaje de tipo robot, que al final siempre produce “encolamientos” en las unidades de acceso. La solución pasa por algo más barato que los discos magnéticos pero no tan lento como los magneto-ópticos. Quizá la solución venga por la vía de los magnéticos contando con su reducción del precio en el mercado, que ya se está produciendo”, concluye Moreno. Otro de los objetivos a medio plazo es automatizar por completo el proceso de imputación de costes a los usuarios por el uso que del propio sistema hacen, mediante una adecuada extracción y tratamiento de la información que se guarda en los logs del sistema.

Viñeta publicada el 20 de febrero de 1870 en La Flaca n.º 35 Tendencias

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