Intranets & politica empresarial

Gay Pierce pensó que ya estaba bien. Como administradora del departamento de literatura creativa de la Universidad de Stanford, Pierce estaba acostumbrada a una fuerte competencia entre los estudiantes para asistir a los cursos sobre esa especialidad. Los 72 puestos eran asignados cada trimestre al primero que los solicitaba, pero la responsable del departamento pensó que esto no era justo y solicitó al Departamento de Sistemas de Información de la Universidad que desarrollará una aplicación que sorteara los puestos vacantes entre todas las solicitudes. Cuando Pierce consultó a los equipos de programadores que trabajaban en aplicaciones de inscripción, registro de estudiantes y de otro tipo, dijeron que, con el retraso actual se requerirían años, y que costaría más de lo que podía imaginarse.

Fue entonces cuando hizo su aparición un desarrollador de software de sistemas contratado recientemente para ayudar a los estudiantes y a los miembros de la facultad que deseaban desarrollar páginas Web para la nueva intranet de Stanford, Este técnico creó en dos semanas un sistema de inscripción basado en intranet. El costo fue nulo para el departamento de Pierce.

Hoy, los estudiantes que desean asistir a una clase de literatura creativa simplemente rellenan online un formulario Web. Pueden utilizar cualquier browser estándar, y todo lo que necesitan es una conexión al sistema Web. El día anterior a la inscripción, un programa de clasificación aleatoria mezcla los nombres y genera listas de clases. A los estudiantes que consiguen puestos en las clases se les notifica automáticamente por correo electrónico.

¿Demasiado bueno para ser cierto?

El departamento de Sistemas de Información debería mostrarse entusiasmado por cómo se solucionó el problema. ¿No es así? Después de todo, aplicaciones como ésta liberan de alguna presión al personal de tecnología, que ya tienen que enfrentarse a restricciones de tiempo y de presupuesto. En realidad, el entusiasmo no es excesivo. Aunque es cierto que el grupo de informática se muestra satisfecho, también está preocupado de que esta aplicación intranet pueda quedar fuera de control. Es una situación exactamente paralela a lo que sucedió durante la revolución del PC. Definitivamente, intranet sube el listón para el departamento de Sistemas. Si éste no puede hacer las cosas de forma tan rápida y económica como los usuarios, se encontrará con un problema. Al hacerse más fáciles de utilizar y adquirir experiencia con las herramientas de desarrollo intranet una mayor cantidad de empleados no técnicos, el departamento de Sistemas de Información se enfrentará a un importante problema de gestión.

Crear una política

Una cosa está clara: si no se está preparando ya una norma o política oficial que examine los problemas y cuestiones relacionados con la red intranet, pronto se verá uno envuelto en una revolución ligada a ella. Existe una tendencia a hacer al departamento de Sistemas de Información responsable de cualquier cosa creada por el usuario final, por lo que éste no debe desentenderse del resultado final de las aplicaciones desarrolladas en intranet o Internet. El objetivo no debe ser limitar la flexibilidad, sino garantizar la consistencia y la calidad.

Muchas empresas están estudiando la mejor forma de gestionar lo que se predice que será un crecimiento masivo de las aplicaciones basadas en intranets. Será necesario cierto tipo de coordinación centralizada, pero aún no está decidido cómo equilibrar la responsabilidad de los aspectos técnicos y el contenido de las aplicaciones propuestas. Lo que sí parece claro es que el departamento de Sistemas de Información no puede hacerlo todo por sí solo. En este sentido, la credibilidad será de importancia crítica.

El problema del Web

Mantener un sitio Web requiere mucho tiempo y esfuerzo, y los usuarios podrían no ser conscientes de en qué medida esto es así. Por ello, es fundamental que los "propietarios de contenido" de los webs tengan suficiente motivación y recursos para "proseguir lo que empiezan". Lo que sí debe hacer el departamento informático es facilitar la infraestructura.

A pesar de su instinto de ir despacio, muchos directores de Sistemas de Información admiten que se sienten muy inclinados a avanzar en el frente Web. Esta cuestión está siendo objeto de gran atención e interés dentro de las filas de la Dirección no técnica de la empresa, pero cierta precaución ahora dará resultados más adelante. Ahora mismo, las herramientas de desarrollo siguen siendo algo primitivas. Esperando un poco, podrán evitarse algunos de los problemas más obvios.

En realidad, el gran tema de debate es el que afecta a la gestión de Internet/intranet. La cuestión realmente importante es determinar quién debe ser el propietario y responsable de los contenidos del Web site y, por extensión, de la información disponible en la intranet corporativa. También debe determinarse desde la Dirección de Sistemas de Información y desde la propia Dirección General, quién debe diseñar la estructura del Web site.

Si la Dirección de Sistemas asume en este tema una posición de suministrador de infraestructuras, puede perder el control de una parte creciente de la informática corporativa. Por otra parte, si el departamento informático pasa a liderar el desarrollo de aplicaciones Web, ello puede implicar mucho tiempo y esfuerzos. La solución pasa por una supervisión que permita aportar coherencia a todos los recursos de Sistemas de Información.

El cuidado de las intranets

Antes de que su red Intranet eche raíces, he aquí algunas cuestiones a considerar:

- ¿Puede la red corporativa sostener el tráfico?

- ¿Es adecuada la anchura de banda para garantizar unos tiempos de respuesta razonables?

- ¿Quién es responsable del soporte técnico del sitio Web?

- ¿Quién es responsable de la exactitud e idoneidad del contenido del sitio Web?

- ¿Quién es responsable de la seguridad del sitio y de autorizar o impedir el acceso por los usuarios a material confidencial?

- ¿Tienen todos los que necesitan utilizar esta aplicación o información acceso en igualdad de oportunidades a la intranet corporativa? Si no todos en su empresa tienen capacidad Web, ¿hay rutas alternativas para llegar a las funciones críticas?