Internet invita a tomar el aperitivo

Aperitivos Snack utiliza la Red como uno de los pilares básicos de su infraestructura TIC

Creada en 1987 en las Islas Canarias, la compañía Aperitivos Snack ha conseguido evolucionar, apoyándose en las TIC. Éstas le han permitido ampliar su red de delegaciones y posicionar sus productos en diferentes mercados al hilo de la mejora de sus sistemas de distribución y venta, hasta convertirse en una destacada empresa del sector de la alimentación, con marcas tan conocidas como Matutano, Lays o Doritos.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se han convertido en herramientas claves para muchas organizaciones, especialmente de cara a la mejora de sus sistemas de distribución, lo que les posibilita aumentar su presencia en el mercado. Ésta es la realidad que ha vivido la compañía Aperitivos Snack pues, como señala Fran Caballero, jefe de sistemas de la empresa, “en los últimos años las TIC se han convertido en un pilar básico para todos los sectores de la compañía. La necesidad de acceder a información actualizada en tiempo real ha conllevado que paulatinamente hayamos incorporado sistemas y procesos que deben funcionar sin errores y con una respuesta inmediata. Por tanto, debemos disponer de unos sistemas seguros, fiables y accesibles desde cualquier punto de la empresa y desde fuera de ella. Las comunicaciones, ya sean entre delegaciones o con los terminales remotos, son también un factor crítico para nosotros”.
El año 1995 fue un momento crucial para Aperitivos Snack: “En esa fecha iniciamos un importante desarrollo tecnológico para adaptarnos a las exigencias del negocio, que comenzó con una actualización del sistema de autoventa y con la adaptación de los aplicativos a las particularidades específicas de la empresa. El sistema central era un IBM AS/400 con terminales 5250. Disponíamos sólo de oficinas en las islas de Gran Canaria y Tenerife, que permanecían conectadas por una línea punto a punto. Con el desarrollo de la empresa, empezamos a abrir nuevas delegaciones en el resto de las islas (Lanzarote, Fuerteventura y La Palma); sin embargo, éstas no se informatizaron inicialmente”, explica Caballero.
Fue en 1998 cuando la empresa dio otro salto importante en la mejora de sus sistemas con la creación de una red local en las oficinas centrales. “Implantamos un servidor de red Windows que permitía compartir archivos e impresoras y donde se instaló el servicio de correo interno –indica Caballero–. En ese momento, adquirimos algunas aplicaciones de terceros para las áreas de contabilidad, recursos humanos y tesorería”.

Acceso a Internet
El año 2000 es el momento elegido por Aperitivos Snack para conectar la empresa a la Red: “Fue entonces cuando establecimos la conexión entre todas las delegaciones a través de VPNs (redes privadas virtuales) con el servicio DataLAN de Telefónica. Se informatizó toda la red con PCs y a cada usuario se le dio acceso a Internet. La Red se convirtió en uno de los pilares clave de nuestros sistemas de comunicaciones. Aunque, inicialmente, sólo se daba acceso a la Web y al correo electrónico, posteriormente se añadió el servicio WAP para admitir pedidos de reaprovisionamiento; con ello mejoramos nuestra operativa de servicio de pedidos”, explica Caballero.
Actualmente, las comunicaciones son un componente imprescindible para la empresa, ya que permiten que su fuerza de ventas se conecte diariamente a las oficinas sin acudir a ellas: “Tenemos 65 usuarios remotos que dependen del buen funcionamiento de los sistemas de comunicaciones. De hecho, para los 35 usuarios internos de la red, ésta también se ha convertido en un elemento esencial de su trabajo. Aún nos queda cierto camino por recorrer en cuanto a accesibilidad de clientes y proveedores a nuestros sistemas de información (SI); esto se debe a que hasta el momento no se ha considerado crítico para nuestras relaciones comerciales”.

Autoventa, herramienta estratégica
Cada una de las mejoras en los sistemas de información de la empresa ha coincidido con el inicio de un nuevo año. En este sentido, 2005 supuso “un vuelco en nuestra infraestructura informática”, señala el jefe de sistemas de Aperitivos Snack. En ese año se acometió la renovación de su sistema de autoventa, complementando así la automatización de la gestión de los almacenes, puesta en marcha unos años antes a través de terminales de radiofrecuencia, lo que permite a la empresa un control del stock en tiempo real y la mejora del sistema de pedidos.
“Para la renovación del sistema de autoventa elegimos un aplicativo de Vincle, en concreto Salesware –explica Caballero–. También adquirimos servidores que permitieran cubrir los requerimientos de las nuevas herramientas y mejorar la capacidad y seguridad de la red”. Gracias a este sistema se ha logrado optimizar la conexión remota a las oficinas a través de GPRS para enviar y recibir los datos de venta. Como innovación tecnológica del proyecto se ha creado un sistema de reaprovisionamiento que accede en tiempo real a los datos de stock y realiza una propuesta de pedido en base a la previsión de ventas del día siguiente. La gestión de las rutas ha mejorado la eficacia de las visitas, optimizando su planificación, ya que se ha equipado a los usuarios con terminales portátiles Intermec serie 700.
El sistema se ha complementado con la herramienta de business intelligence (BI) analítico BOARD M.I.T. con la que se obtiene un cuadro de mando de la actividad comercial y un modelo de planificación, lo que otorga a la organización la flexibilidad necesaria en la gestión. El sistema centraliza la información en un soporte único en el que se integran todos los datos de los diferentes análisis relativos al seguimiento de la actividad comercial, la planificación de rutas y todas las variables necesarias para configurar un cuadro de mando comercial completo. Esta herramienta ha sido implantada por la empresa de consultoría SDG Consulting y, según el jefe de sistemas de Aperitivos Snack, “gracias a ella somos capaces de analizar la información estratégica de toda la organización de forma eficaz”.

Filosofía multiproveedor
Actualmente, la empresa dispone de cinco delegaciones conectadas mediante NetLAN y con líneas ADSL que van desde 1Mb hasta 4Mb. Según Caballero: “Contamos también con otra conexión ADSL para proporcionar acceso público a la empresa. Los terminales de autoventa se comunican a través de GPRS con un servidor interno de la red que da cobertura a la citada aplicación de Vincle. Además, se usa un firewall para controlar los accesos a Internet y las peticiones de acceso a la red interna. Por otro lado, tenemos dos servidores más: uno dedicado a la aplicación de control de almacenes y otro para el servidor central de red, en el que se sitúa la base de datos SQL Server y el servidor Exchange”.
Caballero destaca la importancia de la elección de los proveedores de TI como algo clave: “Como socios contamos con Telefónica y Movistar para los sistemas de comunicaciones, IBM y Dell para los servidores y equipos de sobremesa, e Intermec para los terminales móviles de almacén y autoventa. Hemos apostado por los líderes del mercado en cada segmento para asegurar una calidad y seguridad en los productos demandados”.
Para poner en marcha todos estos sistemas, la compañía realizó durante 2005 una inversión en TIC de 35

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