Integrar la gestión de archivos documentales en la gestión empresarial

Izar Construcciones Navales vincula Invesdoc a SAP R3

Enlazar la herramienta Invesdoc con SAP ha permitido a la constructura naval reducir notablemente el papeleo interno. Ahora, los empleados de todas sus delegaciones pueden acceder a los documentos contables generados en Madrid desde el propio R3. Es decir, sin necesidad de cambiar de pantalla o de aplicación.

La empresa nacional de construcciones navales militares Bazán acaba de fusionarse con Astilleros Españoles, dedicados a la construcción civil, dando como resultado la compañía Izar Construcciones Navales, que opera bajo este nombre desde el pasado 18 de enero. Según explica Tomás Acuyo, director de administración de Bazán, la SEPI propietaria de ambas compañías decidió reunir la actividad naval militar y la civil para intentar crear sinergias y superar de esta forma la crisis en que está sumida el sector naval español. Con sede social en Madrid, Bazán nació en el año 47 aunque, según explica Acuyo, su actividad, que abarca la construcción de todo tipo de embarcaciones y elementos navales para uso militar viene de mucho más atrás: “los arsenales existen desde la época de Carlos III, es decir, desde hace más de 250 años”, asegura. Para el presente año 2001, Izar Construcciones Navales, resultado de la fusión, espera facturar unos 130.000 millones de pesetas ampliando su capital humano a 11.000 empleados. La actividad civil de Astilleros Españoles completará la militar de Bazán con la construcción de barcos y motores civiles e incluso hasta plataformas petroleras.
Como en toda fusión, uno de los grandes retos que se plantean es la integración de las tecnologías existentes. Uno de los grandes logros tecnológicos alcanzados por Bazán, como tal, es la integración de la herramienta de gestión documental Invesdoc en su sistema de gestión empresarial actual, SAP R3. Según comenta el director de administración de Bazán, “en el año 1993 implantamos Invesdoc y una aplicación denominada Generador de Informes, también de Informática El Corte Inglés. Esta última permite fabricar tus propias aplicaciones que atacan directamente la base de Invesdoc permitiendo conectarte con otras aplicaciones ajenas al producto”.
La migración de SAP R2 a R3 no se produjo hasta el pasado año, lo que el responsable de administración justifica con las siguientes palabras: “fuimos de los últimos en instalar el R2, entramos en el paquete en 1995, y por lo tanto teníamos que amortizar la inversión”. A lo que añade: “de cualquier forma, en 1995, cuando optamos por este software, R3 acababa de ver la luz y en comparación con R2 dejaba mucho que desear. Además, nosotros queríamos seguir basando la gestión en arquitecturas mainframe y no servidores y esta fue otra de las razones para apostar por R2, que nos permitía que nuestro servidor de bases de datos fuera el host”.
Una vez completada la migración a la versión R3 del paquete de gestión, que abarcó un periodo de aproximadamente seis meses y se finalizó en octubre de 2000, se tomó la decisión de enlazar el ERP con el software de gestión documental utilizando Invesdoc Link, una herramienta de Informática El Corte Inglés diseñada para integrar la gestión de informes en el ERP de SAP. Invesdoc Link está certificado por al fabricante de soluciones alemán y posibilita que bajo el dominio de SAP y con las aplicaciones de mismo se pueda acceder a las imágenes de facturas y otros documentos sin tener que cambiar de aplicación o de pantalla. “Dentro del propio SAP haces la llamada al documento”, concreta Tomás Acuyo. La instalación de Invesdoc Link se realizó en octubre del pasado con ayuda de la consultoría de la propia Informática El Corte Inglés, desde entonces la compañía naviera la ha venido utilizando exitosamente agilizando su gestión administrativa.
En cuanto a resolución de la problemática documental, Tomás Acuyo, señala que, “lo que hemos venido haciendo con Invesdoc es asociar a los documentos contables sus correspondientes imágenes”. La migración a SAP R3 ha permitido a Bazán, actualmente Izar, conservar archivos históricos desde hace cinco años, es decir, el paquete de gestión alberga información retrospectiva hasta 1995. Para Acuyo, conservar toda la información al migrar el paquete ha sido un factor muy importante porque, “todas nuestras sucursales tiene acceso al sistema SAP y al estar integrado el sistema de gestión documental con el ERP, permite que desde cualquiera de nuestras oficinas un empleado pueda acceder en cualquier momento y en cualquier lugar a todos los documentos contables que han entrado en la empresa desde el año 1995, independientemente de donde se encuentre archivado el original”.
Todos los documentos contables de la compañía se encuentran actualmente en SAP y esto permite reducir el papeleo interno del correo ordinario porque todo el mundo tiene acceso al documento contable y a su justificación escaneada. Al hacer el registro de una factura el sistema de facilita el memorándum interno con la imagen asociada con lo cual ya no es necesario hacer circular el papel. Sobre las imágenes es posible hacer actualizaciones o modificaciones automáticamente.
Entre las principales ventajas organizativas que facilita la unión de Invesdoc con SAP a través de la herramienta Inves Link, el responsable de administración de la nueva Izar Construcciones navales, destaca que se agiliza enormemente la gestión administrativa. Según sus propias palabras: “la velocidad de consulta de las imágenes de los documentos es mucho mayor porque si quieres consultar una imagen ya estás dentro de la aplicación y el personal administrativo no tiene más que abrir el asiento contable sin perder tiempo en cambiar de aplicación. Los apuntes contables están asociados automáticamente a los documentos que dan lugar a los mismos o justificantes. Además, hay que tener en cuenta las grandes ventajas que comporta que un documento generado en Madrid pueda ser visto en todas las oficinas”.
Astilleros Españoles no utilizaba ningún sistema de gestión documental por lo que, de acuerdo con los responsables de la antigua Bazán, sería lógico que adoptarán el sistema conjunto SAP-Invesdoc. Las complejidades asociadas a cualquier proceso de fusión se traducen en la dificultad para tomar decisiones tecnológicas. “La primera decisión es continuar con SAP ya que Astilleros Españoles utilizaba Baan y, seguramente, la segunda será su integración con Invesdoc”, señala Acuyo.

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