Hacia la agilidad plena en las relaciones comerciales

Agilidad en el intercambio comercial entre las organizaciones y sus clientes y proveedores, ahorros económicos derivados de eliminar la impresión, el envío postal y el archivo de facturas, optimización de los procesos administrativos y disminución de errores gracias a la automatización de la información son las ventajas de la facturación electrónica. Tendencia en expansión y con plena garantía legal.Agilizar al máximo la actividad comercial y la relación con clientes y proveedores, optimizar la eficiencia de los empleados, mejorar la resolución de incidencias, reducir los plazos de cobro y un largo etcétera conforman las grandes ventajas de implantar en las organizaciones la facturación electrónica. En realidad, como asegura Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva y coordinador del grupo de trabajo de factura electrónica de ASIMELEC, “el concepto no es nuevo: en el sector de la automoción y de la distribución comercial ya se emplea el mensaje EDI de factura desde hace veinte años con interesantes efectos en la eficiencia de la gestión de compras”. Aunque sí es cierto que ha sido recientemente cuando la legislación ha permitido que no sea necesario que las organizaciones envíen facturas en papel y opten por las electrónicas. La iniciativa partió de la Unión Europea (UE), que en el año 2001 publicó la directiva relativa a facturación electrónica (Directiva 2001/115) y que en España se ha transpuesto a la legislación nacional a través de dos reales decretos de 2003 y 2005 (RD 1496/2003 y RD 87/2005). Además, el anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que ha sido aprobado recientemente por el Consejo de Ministros, y que se enmarca en el conjunto de medidas que constituyen el Plan Avanza 2006-2010 para el desarrollo de la Sociedad de la información y de convergencia con Europa y entre las comunidades y ciudades autónomas, establece el uso obligatorio de la factura electrónica en la contratación con la Administración General del Estado y prevé otras acciones de dinamización de esta práctica en el mercado. La futura ley incorpora incluso novedades respecto a la firma electrónica: por un lado se prevé la clarificación de las reglas de valoración de la firma electrónica en juicio; y, por otro, la flexibilización de la obligación de los prestadores de servicios de firma electrónica de comprobar los datos inscritos en registros públicos. Con esta normativa, el Gobierno español no hace sino seguir los consejos de la UE, cuya Comisión prevé unos importantes ahorros en la Administración Pública del Viejo Continente si se generaliza la e-facturación: en concreto, unos 300.000 millones de euros anuales podrían ahorrarse los Estados europeos en el caso de que se generalice la facturación electrónica y el e-procurement. De hecho, un plan de la UE pretende que la mitad de los procesos de contratación y facturación de las Administraciones Públicas se realicen electrónicamente antes del año 2010.Ante todas estas iniciativas, que permitirán a las organizaciones contar con plenas garantías legales en este sentido, huelga referirse a la explosión que tendrá la facturación electrónica en nuestro país.InteroperabilidadEn realidad, la mayor dificultad en este tipo de proyectos es, como indica el responsable del grupo de trabajo de factura electrónica de ASIMELEC, “conseguir hacer interoperar los sistemas de las organizaciones que emiten la factura con las que la reciben”. El experto señala que, en este sentido, el estándar XML está siendo de gran ayuda. “Gracias a él, el equipo del que recibe la factura puede procesar automáticamente muchos procesos relacionados con la gestión de éstas”. Por otro lado, es necesaria la compatibilidad entre firmas electrónicas, ya que cada entidad firmante puede elegir el prestador de servicios de certificación que quiera para sus certificados. “Una posible solución a esta problemática sería que las facturas llegaran firmadas con la modalidad ES-C prevista en la norma TS 101 903, de modo que incluyeran un sello de tiempo y la información de validez del certificado expedido por su emisor. Esta “firma completa” supone que la firma y el certificado ya están validados en origen, por lo que el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone la aceptación de firmas electrónicas”, indica Inza. Eso sí, las empresas más pequeñas pueden optar por realizar estos procesos a través de plataformas más sencillas de facturación, propuestas por diferentes proveedores existentes en el mercado.Muchas son las entidades que en nuestro país ya utilizan la facturación electrónica (Amena, Mapfre, Telefónica, Cuatrecasas, Iberia, Embutidos Solá, Grupo El Árbol y un largo etcétera son algunas de ellas) y, según datos de Seres, compañía especializada en soluciones avanzadas de comunicación entre empresas, a finales de este año se habrán emitido más de cuatro millones de facturas electrónicas al mes en España. Esta compañía asegura que la entrada de los grandes bancos en este tipo de sistemas dará el impulso definitivo a la facturación electrónica. Incluso va más allá: sus responsables auguran que tras la estandarización de las herramientas de gestión y de business intelligence (BI), la factura electrónica se convertirá en el formato estándar a lo largo de este año, desplazando al modelo tradicional de papel.Albert bassols / CIO de Esteban Espuña“Los requerimientos de nuestros clientes y la necesidadde agilizar nuestros procesos nos llevaron a la e-facturación”-------------------------------------------------------------------------------------Agilizar el flujo del funcionamiento administrativo y ahorrar costes son los objetivos que se fijó Esteban Espuña, fabricante de productos cárnicos, al implantar una solución de facturación electrónica, en su caso, de Seres. Gracias a ésta, adoptada en 2003, como especifica Toni Ramos, responsable de integración EDI de Esteban Espuña, “a partir de que la legislación española dio cobertura legal a la facturación electrónica”, la empresa ha evolucionado de un sistema de intercambio de facturas manual y a través de un portal de Internet a otro que permite integrar éstas de manera automática y firmarlas electrónicamente. Para Albert Bassols, responsable de sistemas de información de la compañía, “los requerimientos de nuestros clientes y la necesidad de una reorganización interna de procesos con el fin de agilizarlos, ahorrar dinero y garantizar la seguridad en los trámites” son los aspectos que impulsaron a Esteban Espuña a adoptar la e-facturación. “La coordinación, integración y realización de pruebas iniciales de la factura electrónica con los distintos clientes” fueron las mayores dificultades del proyecto, según Ramos, quien añade: “El coste más importante del mismo ha derivado de las horas internas invertidas por nuestra organización para la integración de la factura electrónica con los clientes (400 horas). Pero estos costes se han superado por el ahorro que nos ha supuesto esta implantación”. Ahorro de costes, mayor agilidad en la gestión de facturas y simplificación de la misma, más seguridad en el empleo de certificados digitales y un servicio mejorado al cliente son las ventajas de haber optado por la e-facturación, según los responsables de la empresa.Francesc Muñoz / CIO de Cuatrecasas“La vía electrónica absorberá un 90% de nuestra facturación”------------------------------------------------------------------------------------Una de las compañías que ha apostado de pleno por la facturación electrónica es el despacho de abogados Cuatrecasas. En concreto, la compañía apostó por implantar la solución U-Sign Server 4.0 de la empresa ipsCA, especializada en servicios de certificación digital y firma electrónica, y el formato PDF de Adobe. Así, la factura puede incorporar una representación de la rúbrica manuscrita, e incluye un módulo de validación masiva para poder comprobar que la información es correcta. También permite el envío automático de las factur