Guía para ahorrar gastos en el departamento de TI (I)

Con demasiada frecuencia, las empresas que se embarcan en una estrategia de recorte de gastos en Tecnologías de la Información adoptan un enfoque erróneo que desemboca, a largo plazo, en problemas y gastos inesperados. Gartner Group ha realizado un estudio que analiza los principales errores de las compañías al intentar reducir costes y ofrece, al mismo tiempo, consejos para realizar una política de ahorro correcta.

Aquellas compañías que inicien un proceso de recorte de gastos en TI deben tener en consideración algunos de los errores más frecuentes que cometen las empresas en estos procesos. En primer lugar, suelen pasar al proceso cliente/servidor para mejorar la economía, y no para adquirir una nueva funcionalidad. También optan por volver a las operaciones tradicionales de centro de proceso de datos y dejar que las unidades comerciales desarrollen por sí solas lo que necesitan. Otra tendencia es la de reducir las inversiones en formación de personal y nueva tecnología sin considerar el efecto sobre el proceso en red. También se suele recurrir al outsourcing sin mantener un grupo supervisor fuerte, o bien sin contar con un contrato adecuado para satisfacer necesidades futuras y sin disponer de unos valores de medición definidos para evaluar los resultados

Es posible para los departamentos de sistemas de la información reducir los gastos sin afectar a la productividad de los empleados ni a los servicios. Las siguientes son algunas sugerencias de ahorro de costos que aconseja el Gartner Group a sus clientes:

1. Simplificar los protocolos de transmisión. Las empresas pueden reducir los costes de transmisión utilizando protocolos de comunicaciones apropiados para enviar información a través de la red pública.

2. Asegurarse de que quienes trabajan desde su casa lo hacen a tiempo completo. La tan mencionada regla del 60/40 - el 60 por ciento del tiempo de un trabajador a distancia se emplea en la oficina y el 40 por ciento en el hogar - no es fiscalmente sólida. Los trabajadores a distancia que tienen que emplear un tiempo importante en la oficina esperan disponer de un área completamente equipada. Ese gasto, unido a la inversión necesaria para equipar la oficina casera, elimina rápidamente los posibles ahorros del trabajo desde el hogar.

3. Planificar con cuidado las compras de equipos o software. La sincronización y atención a las fechas en que se realizan las actividades de compra es crítica y por lo general permite obtener descuentos adicionales. El Gartner Group continúa observando ligeros aumentos en los descuentos al final de cada mes y, por otra parte, los descuentos de los proveedores suelen ser incluso mejores al final de cada trimestre de ventas. Generalmente, los vendedores se muestran más agresivos con los descuentos al final de sus años fiscales. También hay otros eventos que pueden hacer aumentar la posición de fuerza en las negociaciones. En las grandes exposiciones, los fabricantes de notebooks pueden introducir mejoras en la relación precio/rendimiento de sus líneas de productos. Esa sincronización es aplicable también a las negociaciones sobre software. Conocer las "áreas complejas" de cada vendedor y negociar en esas fechas o al final de su año fiscal mejora las posibilidades de obtener términos y condiciones favorables. Por ejemplo, las firmas Computer Associates International y Microsoft tienen las mayores dificultades en alcanzar sus objetivos de aumento de ingresos y rentabilidad durante el primer trimestre de sus años fiscales, mientras que el trimestre más difícil de Novell es el tercer trimestre fiscal.

4. También debe considerarse la posibilidad de comprar en el mercado de segunda mano. Las empresas pueden utilizar este mercado para vender equipos antiguos o analizar los valores ofrecidos por determinados proveedores en el intercambio de equipos. Este mercado ofrece buenos equipos usados, con garantías incluidas, por mucho menos que los canales normales de ventas al detalle.

5. Pre-negociar valores de compensación para intercambios. Los directores financieros de TI se enfrentan al desafío de los ciclos de vida cada vez más cortos de los equipos. La mayoría de los equipos utilizados en aplicaciones cliente/servidor tienen una vida útil de tres años o menos. Si un departamento opta por adquirir equipos cliente/servidor, con frecuencia los costos son depreciados por los responsables de la contabilidad a lo largo de un periodo de cinco años, aunque los presupuestos del departamento pueden estar ajustados al ciclo de vida útil más corto. Cuando llega el momento de instalar productos de la generación siguiente, la empresa se encuentra con un valor sin amortizar, lo cual podría impedir la sustitución del equipo. Negociando unos márgenes de intercambio o compensación preestablecidos es posible superar estos problemas.