Grupo Visasur optimiza la gestión de sus activos de software

El deseo de Grupo Visasur de aplicar el mismo rigor a la gestión de su software así como la documentación relacionada con el mismo fue el último eslabón de un importante esfuerzo de la compañía por informatizar todos sus procesos de gestión, que le ha permitido tener una mayor eficiencia en la adquisición de licencias y conseguir una administración centralizada del software.

“El hecho de no poseer un control de licencias/usuario que usábamos y, en consecuencia, de no conocer el número exacto de software usado” fue, en palabras de Enrique Pareja de la Cueva, director de sistemas de información de Grupo Visasur, el motivo por el que la empresa andaluza de servicios, con actividades en los sectores de la construcción, promoción inmobiliaria, dirección integral de proyectos y telecomunicaciones, se sumergió en un proyecto de tales características. Visasur se planteó un proyecto de optimización en la gestión de activos de software (SAM, Software Asset Management), una iniciativa que secundaba el primer paso dado por la empresa hace más de siete años, cuando apostó por la implantación de Navision y más tarde, de Microsoft Dynamics NAV, una herramienta que le permite responder de forma ágil a los requerimientos de los distintos proyectos que acomete, alineando así sus recursos de TI con las exigencias propias de una organización dinámica y en crecimiento.

Proyecto
El proyecto, que se prolongó durante tres semanas de trabajo, incluyó la auditoría detallada de más de 20 centros de trabajo, distribuidos en dos infraestructuras informáticas de red paralelas –o dominios–, soportados por nueve servidores estándar de 32 y 64 bits, funcionando bajo Windows Server 2003, sobre los cuales hay instalados Exchange Server y SQL Server como plataformas de mensajería y de gestión de bases de datos, respectivamente. En estas ubicaciones desempeñan su labor los casi 200 empleados de la compañía, de los cuales 94 disponen de ordenador personal como herramienta de trabajo, equipados con Windows XP, Microsoft Office, Project y Visio e incluyendo en este recuento tanto ordenadores de sobremesa como portátiles.
El proyecto SAM tuvo como primer objetivo “conocer el estado de licenciamiento del software hasta la fecha”, explica Pareja de la Cueva. “Para ello –continúa–, se revisó toda la documentación relacionada con la adquisición de las licencias, tanto las OEM (preinstaladas en equipos nuevos), como las amparadas bajo contratos de licencias por volumen de Microsoft que se suscribieron con posterioridad mediante incorporaciones progresivas”.

Adecuar el licenciamiento a las necesidades
Como resultado de este análisis, se entregó un informe completo a la dirección de sistemas, donde se incluyó el inventario detallado del software y se recomendaban las mejores prácticas tanto para la necesaria regularización de software de todo el parque informático –asesorando sobre los mejores modos de licenciamiento de acuerdo con las necesidades particulares de la empresa y sus planes de evolución futura–, así como para el control y gestión futura de los activos.
“Esta regularización –explica el director de sistemas– incluía la adquisición de un número reducido de CAL (Client Access License) tanto de Windows Server como de Terminal Server, así como licencias de Microsoft Office, acordando una compra progresiva de las mismas en un escalado a corto plazo”. Visasur contaba además con contratos de licencias por volumen acogidos al programa Software Assurance de Microsoft, lo que les permitió, como puntualiza Pareja de la Cueva, “aprovechar una serie de recursos relacionados con la actualización gratuita a las nuevas versiones de los productos licenciados, así como cupones de formación presencial gratuita para los empleados en las herramientas de Microsoft Office. Gracias a esta formación, ahora los empleados del grupo disponen de un mayor conocimiento de su equipamiento ofimático, lo que les permite realizar su trabajo con mayores niveles de eficacia y productividad”.


SAM: más allá de los ahorros en licencia
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El proceso de regularizar el estado de las licencias de software en una organización como Grupo Visasur, que cuenta con múltiples centros de trabajo, convierte el proyecto en una tarea complicada. En este sentido, la colaboración de ABD Consultoría y Soluciones Informáticas ha sido crucial para el buen desarrollo de todos los pasos que conllevan el ciclo completo de un plan SAM, pues, tal y como señala el máximo responsable de sistemas de información de Grupo Visasur, Enrique Pareja de la Cueva, “ha aportado la especialización necesaria mediante sus recursos humanos y técnicos avanzados, poniendo en ejecución las mejores prácticas del sector”. El principal beneficio de un ciclo de implementación SAM es la posibilidad que ofrece a las empresas de tener un control centralizado de las licencias de software, que les permite conocer con exactitud cuántas licencias tienen por cada producto de software y redistribuir mejor estos recursos entre departamentos o entre equipos. Unas ventajas que ya se han materializado en el proyecto de Gestión de Activos de Software, SAM, del Grupo Visasur. Según Pareja de la Cueva, “este proyecto nos ha facilitado, sobre todo, un mejor del control del software con el que contábamos, el análisis más real de las inversiones a realizar en el futuro, así como de las necesidades de desarrollo, actualización y mejora del software activo de nuestra empresa. Además de un importante ahorro en sí de licencias”.