El reto de los Sistemas: su modelo organizativo

Alineamiento con el negocio

Si algo define a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) es su dinamismo y lo acelerado del cambio que continuamente experimentan. A pesar de que en todo el mundo se ha producido un cierto fenómeno de descrédito y se ha desatado un creciente escepticismo respecto a la influencia que las TIC tienen en la rentabilidad y eficiencia de las compañías, las TIC siguen aportando innovación a la actividad económica, que, aprovechada con sentido común y criterios de negocio, resulta clave para la evolución de la competitividad de las empresas. Sin embargo, ese dinamismo tecnológico inherente a las TIC, a menudo no se refleja en una comparable agilidad organizativa de los departamentos que las gestionan para integrar su uso en la organización mediante una estrategia y un gobierno TIC alineados con los objetivos de la compañía.

La posición del Departamento TIC en la empresa
Los Departamentos que gestionan las TIC en las empresas tienen diversos ámbitos de responsabilidad, capacidad de influencia, cercanía a la toma de decisiones e incluso diferentes nombres. Mientras en algunas organizaciones esa responsabilidad recae en un Departamento de Organización y Sistemas de Información, que además de la de pura gestión de las TIC, tiene en su área de actuación la optimización de los procesos de negocio de la compañía (la función de Organización), en otras encontramos un Departamento de Informática con una responsabilidad más estrictamente operativa. Como denominador común, utilizaremos el término Departamento TIC (DTIC) para designar a la estructura de la organización que vela por el funcionamiento de los Sistemas de Información de la compañía. En lo relativo a su posición dentro de la estructura organizativa, en algunas compañías el Director del DTIC forma parte del comité de dirección y reporta directamente a la Dirección General, mientras que en otras su posición es menos relevante y depende de alguna otra área, normalmente de la Dirección Financiera. Las causas para este diverso posicionamiento son diversas: históricas, de dimensión o cultura de compañía, de receptividad de la Dirección ante el valor estratégico de las TIC, de posicionamiento del responsable dentro de la compañía… Lo que resulta innegable, y así se constata en recientes estudios llevados a cabo por Grupo Penteo, es que la tendencia de los últimos años 90 de que el Director TIC dependiese directamente de la Dirección General se ha visto socavada en el tortuoso camino de penitencia que las TIC han venido pasando en los últimos años como consecuencia de la burbuja tecnológica. En España, apenas la mitad de los Directores TIC reportan directamente al máximo ejecutivo de la compañía.
Si bien este dato es significativo, no es menos cierto que la dependencia de la Dirección General no es condición sine qua non para un correcto posicionamiento del DTIC en la compañía. Es posible para un DTIC tener un papel activo en la aportación de ventajas al negocio desde una posición de dependencia de una Dirección de área funcional, como pudiese ser, por ejemplo, el Departamento de Finanzas. Lo que sí resulta imprescindible es que el DTIC evolucione en sus características, capacidades, estrategia, dimensión y organización interna para responder a los retos que se le presentan, de los cuales no es el menos relevante su propia subsistencia como elemento importante y no subalterno en la organización.
En la medida en que las organizaciones van orientándose, y a menudo organizándose, con su centro en el cliente y en los procesos de negocio que permiten a la empresa entregar valor, los DTIC deben conocer y ayudar a impulsar y transformar esos procesos de negocio con la ayuda de la tecnología. Sin embargo, y como muestra de que el inadecuado posicionamiento no tiene exclusivamente un componente de situación en la jerarquía, en España son minoría los DTIC que tienen un peso relevante en la definición y optimización de esos procesos de negocio. Según el mismo estudio realizado por Grupo Penteo en 2004, un tercio de los DTIC no tienen ningún papel en la definición de procesos, e incluso en una proporción algo superior no tienen un conocimiento completo de los mismos.

La necesaria evolución de los Departamentos TIC
La necesidad de transparencia y excelencia en la gestión, el buen gobierno, que tan acusadamente se busca en el mundo público y corporativo, también es acuciante en los DTIC, designados para liderar y gestionar las tecnologías en la organización. Sólo si se ve sometido a los mismos criterios de valoración empresarial que el resto de las áreas funcionales, en las que cada proyecto abordado debe dar cuentas de su rentabilidad en términos de negocio, la compañía otorgará credibilidad al DTIC.
Para conseguir ese objetivo es necesaria la evolución de los DTIC y la definición de estrategias y procesos de buen gobierno que eviten los errores del pasado reciente y ayuden a determinar en qué pueden aportar valor a la compañía y cómo proveer a esta de los mejores tecnológicos. Esa evolución estratégica vendrá dirigida por un conjunto de imperativos estratégicos TIC, entre los que podemos destacar los siguientes:
a Orientación a la adición de valor al cliente interno. Esta orientación se verá potenciada con la implicación con las Áreas Funcionales, que debe ser uno de los principales focos del Director TIC
- Coliderazgo en la transformación de los PROCESOS de NEGOCIO, asociándose a la DG y a las áreas funcionales para optimizar los procesos de negocio gracias a su visión privilegiada, y al papel que las TIC pueden jugar
- Justificación de los proyectos con casos de negocio sólidos a partir de un Modelo de Aportación de Valor, que permita predecir, evaluar y comprobar el valor que aportan a la compañía los proyectos en TIC
- Transformación de su papel desde el MONOPOLIO IT hacia un Gestor de Servicios, sean proporcionados internamente o por un proveedor externo, orientando su oferta en aquello con lo que pueden competir con los proveedores externos, mediante al aportación de ventajas diferenciales
- Optimización del equipo humano del departamento, mejorando el perfil de los profesionales del departamento con la incorporación de perfiles más centrados en el negocio.
- Liderazgo de iniciativas de recorte de costes que proporcionen a la compañías ahorros y abordando proyectos que supongan una mejora de la rentabilidad de la compañía claramente tangible
- Liderazgo de la innovación de negocio basada en las TIC para la potenciación de la aportación que a la agilidad empresarial puedan prestar las TIC

Un modelo organizativo para Departamentos TIC que aportan valor
Para poder cumplir todos esos imperativos es clave hacer evolucionar la organización del DTIC, desde su estructura tradicional, a una nueva que responda mejor a los nuevos retos. Esta nueva organización responde a un conjunto de funciones asociadas al Departamento que requerirán en buena medida profesionales con experiencia y formación no estrictamente tecnológica

Grupo Penteo propone la organización del DTIC en 5 grandes áreas:
- Dirección TIC agrupa las funciones de Liderazgo, Estrategia y Gobierno del Departamento TIC, que serán asumid

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