El diseño habla con la tecnología en Uno de 50
Uno de 50 utiliza los Sistemas de Información para agilizar sus ventas
La moda y el diseño ya no están reñidas con la tecnología. Un claro ejemplo de esta nueva realidad es la empresa Uno de 50 especializada en el diseño, fabricación y venta de bisutería y complementos de alta calidad con una peculiar característica que le diferencia del resto, de cada uno de sus diseños sólo existen 50 copias, una vez que éstas están en el mercado, se destruyen los moldes con los que se fabrican. Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) les han ayudado a crecer y a poner en marcha una red de tiendas propias y franquicias convirtiéndose en una marca de referencia.
Uno de 50 nace, como relata José Ríos, director de TIC de la compañía, “en 1996 por la ilusión de una diseñadora con una idea vanguardista sobre lo que tenía que ser el diseño, lanzar un prototipo, lo manda fundir, hace 50 copias y rompe el molde. De ahí el nombre. Cualquiera que compre una de sus piezas sabe que será uno de los 50 clientes exclusivos que la lucirán”.
Desde ese momento y aunque de forma tímida, las TIC están presentes en la compañía a través de la utilización de paquetes estándar para llevar la contabilidad, en concreto FacturaPlus y ContapPlus. “Nuestras necesidades eran muy reducidas, pero ya en ese momento nos dimos cuenta de que la gestión estaba mal llevada y era prácticamente inoperante. Estaba claro que con esa situación no se podía afrontar el crecimiento que se había previsto para la marca”, afirma Ríos.
La expansión de la empresa en los últimos años con la apertura de tiendas propias y el establecimiento de una red de franquicias ha obligado a los responsables de Uno de 50 a establecer una nueva estrategia en cuanto a Sistemas de Información (SI), apostando por las herramientas de Exact Dimoni.
“Nuestro crecimiento en los dos últimos años ha sido brutal, las tiendas han actuado como el mejor escaparate para captar nuevos clientes, además del apoyo de una campaña de publicidad muy fuerte. Todo este crecimiento evidenció que nuestra solución de gestión de contabilidad ya no era suficiente. Se plantearon varias opciones y nos decidimos por Exact Dimoni que ofrece una solución cerrada para nuestras tiendas”, afirma José Ríos.
Arquitectura de sistemas
El gran despegue experimentado por Uno de 50 les lleva a plantearse la adaptación a su organización de las soluciones de Exact. “Todas nuestra tiendas están comunicados con la central mediante Terminal Server, trabajando con el módulo de ventas mostrador (TPV) en tiempo real. En la central está el servidor para la gestión de todos los establecimientos y los puestos locales de contabilidad, financiero y administración, trabajando todos con los módulos de Exact Dimoni: gestión comercial y financiera”.
Otro elemento interesante en cuanto a arquitectura informática ha sido la puesta en marcha de un sistema de envío de pedidos por parte de los representantes, que hasta ese momento mandaban sus pedidos vía fax, lo que en palabras del director de TIC, “suponía tener a dos personas picando datos durante todo el día. Ahora lo hacen mediante una PDA cuyos datos se transmite a la central vía GPRS. Diariamente recogemos en torno a cuarenta o cincuenta pedidos que en cuestión de una hora están procesados, verificados y listos para preparar la mercancía”.
Para dar cobertura a todo esto disponen de un equipo que funciona como servidor de gestión y de comunicaciones, aunque en estos momentos, “estamos migrando nuestra arquitectura para poner frente a ese servidor de gestión tres equipos que funcionen como front-end de comunicaciones, con tres líneas ADSL y así repartir las cargas remotas y locales, pues estamos al límite de capacidad y nuestro objetivo es seguir creciendo. Disponemos también de PCs para los usuarios en la central y en tiendas que se utilizan como terminales punto de venta con impresoras de ticket, escáneres, conexiones ADSL e IP fijas”.
Los proveedores, elemento importante
Para una compañía en expansión es importante la elección de los proveedores ya que del acierto depende su éxito. “Toda la gestión financiera, comercial y de puntos de venta es de Exact Software. Como director de sistemas me considero muy conservador, no me gusta hacer pruebas, voy a lo seguro. Lo único que no es de Exact, aunque sí fueron ellos quienes nos lo recomendaron porque se integra perfectamente con su solución, es el software para captura de pedidos mediante PDA que utilizan nuestros representantes para toda España, cuyo fabricante es Overlay”.
Llegados a este punto José Ríos asegura que la tecnología es básica para Uno de 50. “Partíamos de una única tienda que trabajaba con una máquina registradora. Fuimos introduciendo la tecnología para poder conocer en tiempo real lo que hace cada una de ellas; acceder mediante control remoto a cualquiera de ellas; y que la dirección esté al tanto de cómo van las ventas y disponer de la facturación diaria”.
En opinión de Ríos, la tecnología les ha proporcionado el elemento básico para una compañía: la información. “Hemos pasado de no tener información a disponer de ella de una forma organizada y distribuida en venta por artículos, por tiendas, etc. Nuestro crecimiento ha ido parejo a la tecnología, sin ella no lo podríamos haber llevado a cabo”, afirma José Ríos.
Beneficios y mejoras
Para el responsable de SI de Uno de 50, el beneficio que la nueva estructura tecnología les ha supuesto fue visible desde el inicio. “Las ventajas arrancaron desde el primer momento en el que instalamos una tienda con el módulo de TPV de Exact. A partir de ahí la implantación fue gradual. Trabajamos para conseguir un cambio de mentalidad en la empresa, que era fundamental hasta el punto de que cuando iniciamos la gestión comercial hubo que pararla porque a determinadas personas les costó asumir el cambio, aunque estaban preparados para hacerlo”.
En cuanto a la organización interna, han pasado de dos a quince usuarios, se han generado nuevas funciones que no existían y ha crecido el departamento financiero.
Otras mejoras se refieren a la gestión de los recursos humanos, “podemos controlar y verificar internamente la información por parte de personal administrativo antes de ser grabada, se ha mejorado la mecanización de paquetería y envíos y disponemos de catálogos con códigos de barra para su captura por parte de las PDA de los representantes y para la gestión de compras” explica Ríos.
Inversiones en TIC
Uno de 50 ha invertido 60.000 euros en software y otro tanto en hardware. Aunque como asegura su director de SI, “esta inversión se incrementará porque seguimos abriendo tiendas, y tenemos previsto realizar un cambio en la arquitectura de los servidores de la central, a lo que se añade la inversión en comunicaciones”.
En cuanto al futuro; el último proyecto que están acometiendo es la mecanización de proveedores de materia prima.
También se están planteando instalar en la central una red de fibra óptica, pero, como señala José Ríos, “supone un coste muy alto por lo que todavía no tenemos una fecha definida. De momento estamos en un proyecto de consolidació
Uno de 50 nace, como relata José Ríos, director de TIC de la compañía, “en 1996 por la ilusión de una diseñadora con una idea vanguardista sobre lo que tenía que ser el diseño, lanzar un prototipo, lo manda fundir, hace 50 copias y rompe el molde. De ahí el nombre. Cualquiera que compre una de sus piezas sabe que será uno de los 50 clientes exclusivos que la lucirán”.
Desde ese momento y aunque de forma tímida, las TIC están presentes en la compañía a través de la utilización de paquetes estándar para llevar la contabilidad, en concreto FacturaPlus y ContapPlus. “Nuestras necesidades eran muy reducidas, pero ya en ese momento nos dimos cuenta de que la gestión estaba mal llevada y era prácticamente inoperante. Estaba claro que con esa situación no se podía afrontar el crecimiento que se había previsto para la marca”, afirma Ríos.
La expansión de la empresa en los últimos años con la apertura de tiendas propias y el establecimiento de una red de franquicias ha obligado a los responsables de Uno de 50 a establecer una nueva estrategia en cuanto a Sistemas de Información (SI), apostando por las herramientas de Exact Dimoni.
“Nuestro crecimiento en los dos últimos años ha sido brutal, las tiendas han actuado como el mejor escaparate para captar nuevos clientes, además del apoyo de una campaña de publicidad muy fuerte. Todo este crecimiento evidenció que nuestra solución de gestión de contabilidad ya no era suficiente. Se plantearon varias opciones y nos decidimos por Exact Dimoni que ofrece una solución cerrada para nuestras tiendas”, afirma José Ríos.
Arquitectura de sistemas
El gran despegue experimentado por Uno de 50 les lleva a plantearse la adaptación a su organización de las soluciones de Exact. “Todas nuestra tiendas están comunicados con la central mediante Terminal Server, trabajando con el módulo de ventas mostrador (TPV) en tiempo real. En la central está el servidor para la gestión de todos los establecimientos y los puestos locales de contabilidad, financiero y administración, trabajando todos con los módulos de Exact Dimoni: gestión comercial y financiera”.
Otro elemento interesante en cuanto a arquitectura informática ha sido la puesta en marcha de un sistema de envío de pedidos por parte de los representantes, que hasta ese momento mandaban sus pedidos vía fax, lo que en palabras del director de TIC, “suponía tener a dos personas picando datos durante todo el día. Ahora lo hacen mediante una PDA cuyos datos se transmite a la central vía GPRS. Diariamente recogemos en torno a cuarenta o cincuenta pedidos que en cuestión de una hora están procesados, verificados y listos para preparar la mercancía”.
Para dar cobertura a todo esto disponen de un equipo que funciona como servidor de gestión y de comunicaciones, aunque en estos momentos, “estamos migrando nuestra arquitectura para poner frente a ese servidor de gestión tres equipos que funcionen como front-end de comunicaciones, con tres líneas ADSL y así repartir las cargas remotas y locales, pues estamos al límite de capacidad y nuestro objetivo es seguir creciendo. Disponemos también de PCs para los usuarios en la central y en tiendas que se utilizan como terminales punto de venta con impresoras de ticket, escáneres, conexiones ADSL e IP fijas”.
Los proveedores, elemento importante
Para una compañía en expansión es importante la elección de los proveedores ya que del acierto depende su éxito. “Toda la gestión financiera, comercial y de puntos de venta es de Exact Software. Como director de sistemas me considero muy conservador, no me gusta hacer pruebas, voy a lo seguro. Lo único que no es de Exact, aunque sí fueron ellos quienes nos lo recomendaron porque se integra perfectamente con su solución, es el software para captura de pedidos mediante PDA que utilizan nuestros representantes para toda España, cuyo fabricante es Overlay”.
Llegados a este punto José Ríos asegura que la tecnología es básica para Uno de 50. “Partíamos de una única tienda que trabajaba con una máquina registradora. Fuimos introduciendo la tecnología para poder conocer en tiempo real lo que hace cada una de ellas; acceder mediante control remoto a cualquiera de ellas; y que la dirección esté al tanto de cómo van las ventas y disponer de la facturación diaria”.
En opinión de Ríos, la tecnología les ha proporcionado el elemento básico para una compañía: la información. “Hemos pasado de no tener información a disponer de ella de una forma organizada y distribuida en venta por artículos, por tiendas, etc. Nuestro crecimiento ha ido parejo a la tecnología, sin ella no lo podríamos haber llevado a cabo”, afirma José Ríos.
Beneficios y mejoras
Para el responsable de SI de Uno de 50, el beneficio que la nueva estructura tecnología les ha supuesto fue visible desde el inicio. “Las ventajas arrancaron desde el primer momento en el que instalamos una tienda con el módulo de TPV de Exact. A partir de ahí la implantación fue gradual. Trabajamos para conseguir un cambio de mentalidad en la empresa, que era fundamental hasta el punto de que cuando iniciamos la gestión comercial hubo que pararla porque a determinadas personas les costó asumir el cambio, aunque estaban preparados para hacerlo”.
En cuanto a la organización interna, han pasado de dos a quince usuarios, se han generado nuevas funciones que no existían y ha crecido el departamento financiero.
Otras mejoras se refieren a la gestión de los recursos humanos, “podemos controlar y verificar internamente la información por parte de personal administrativo antes de ser grabada, se ha mejorado la mecanización de paquetería y envíos y disponemos de catálogos con códigos de barra para su captura por parte de las PDA de los representantes y para la gestión de compras” explica Ríos.
Inversiones en TIC
Uno de 50 ha invertido 60.000 euros en software y otro tanto en hardware. Aunque como asegura su director de SI, “esta inversión se incrementará porque seguimos abriendo tiendas, y tenemos previsto realizar un cambio en la arquitectura de los servidores de la central, a lo que se añade la inversión en comunicaciones”.
En cuanto al futuro; el último proyecto que están acometiendo es la mecanización de proveedores de materia prima.
También se están planteando instalar en la central una red de fibra óptica, pero, como señala José Ríos, “supone un coste muy alto por lo que todavía no tenemos una fecha definida. De momento estamos en un proyecto de consolidació
